淺談高校檔案管理方式存在的問題及解決對(duì)策

作者簡(jiǎn)介：耿爽（1973-）男，漢族，貴州貴陽(yáng)人，本科，館員，研究方向：學(xué)籍檔案管理。

摘要：一直以來，高校檔案管理工作都是國(guó)家檔案資料管理的重要組成部分。雖然它只是一項(xiàng)比較簡(jiǎn)單的文案整理工作，但是它的重要性不可小覷，倘若管理不善仍會(huì)造成巨大的隱患，所以我們要做好高校的檔案管理工作，切實(shí)保障好全校師生的資料管理，通過先進(jìn)的管理理念使管理方式得到快速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;資料;高校;文案整理

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2015）03-0210-02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時(shí)俱進(jìn)，各種新的管理模式和理念需要得到學(xué)校的重視。我們要在思想、教育、體制、管理等各個(gè)方面發(fā)展，以便與世界先進(jìn)高校教育管理體制看齊。本文通過探討檔案管理工作存在的不足，進(jìn)一步探究正確的管理模式，提高教育者和管理者的個(gè)人素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

一、為什么要加強(qiáng)檔案管理工作

每個(gè)學(xué)校都有自己的檔案，可能是文字、實(shí)物或者是影像等各種表現(xiàn)方式，它包含了老師和學(xué)生的在校學(xué)習(xí)，工作，經(jīng)歷，對(duì)于教職升遷和人才選拔有著重要的意義。它從師生入學(xué)開始記錄在校期間的事跡，這些知識(shí)成果和經(jīng)驗(yàn)教學(xué)是高校珍貴的教學(xué)總結(jié)，它代表了高校的軟實(shí)力發(fā)展軌跡，是高校不斷奮進(jìn)的參考依據(jù)。眾多高校記錄的是教職工的先進(jìn)教學(xué)實(shí)例和奮斗事跡，它可以作為榜樣，起著模范的作用。它可以記錄過去的輝煌和激勵(lì)一代代新入學(xué)的師生，為日后的教學(xué)工作提供重要的參考依據(jù)，極大地促進(jìn)高校教學(xué)和檔案管理工作的發(fā)展。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）存檔意識(shí)淡薄，收集工作困難

對(duì)于很多的教師而言，檔案代表了他們工作的經(jīng)歷和榮譽(yù)，所以比較重視，如果將自己的資料送給檔案管理部門管理會(huì)給自己的使用上造成很多的不便。因?yàn)殡S著逐漸行政化的管理，管理部門為了保證資料的真實(shí)和安全，不得不對(duì)檔案的調(diào)度和使用進(jìn)行了制度化的管理，上下級(jí)關(guān)系明顯，每份資料的提檔都非常的麻煩。所以大部分的人不愿意積極提供自己的資料，這就給檔案資料的收集工作造成了很大的困難。除了個(gè)人意愿方面，檔案資料的自身龐大也給收集管理人員造成較大的困難，每個(gè)人的檔案從入學(xué)開始就要記錄，每年新生入學(xué)季也是管理人員最繁忙的時(shí)候，人員信息的收集、錄入、處理一系列的高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，都讓檔案部門的管理人員應(yīng)接不暇。為了保證管理工作的順利進(jìn)行，很多管理人員在工作的時(shí)候就干脆“閉門造車”，這就使得他們跟學(xué)生的距離越來越遠(yuǎn)，使得學(xué)生對(duì)管理工作更加陌生，從而很難配合，這也會(huì)導(dǎo)致一系列的惡性循環(huán)。

（二）管理技術(shù)落后

隨著擴(kuò)招的大力推進(jìn)，高校學(xué)生的人數(shù)有增無減，這樣在數(shù)量上就給管理人員造成了較大的工作量。而伴隨著開學(xué)季的新生入學(xué)，教師的工作崗位也隨之發(fā)生了調(diào)度，無論是離職還是升遷，都需要在檔案管理中記錄下濃重的一筆。在自動(dòng)化檔案管理技術(shù)比較低下的時(shí)期這對(duì)檔案的管理無疑是比較困難的，大部分高校采用的單板機(jī)檔案管理軟件對(duì)信息資料的規(guī)整造成了很大的數(shù)據(jù)量。隨著近年來高校檔案歸檔內(nèi)容多，總量大，存放周期短，流動(dòng)快等特點(diǎn)，我們?cè)械臋n案管理技術(shù)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足管理的需要。雖然在一定程度上管理人員的增加可以暫時(shí)緩解檔案管理工作的繁重，但是只是依靠人員數(shù)量的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的進(jìn)程幫助卻是微乎其微的，這說明僅僅依靠人員配置的增加是不明智的，要從根本上進(jìn)行管理技術(shù)的巨大革新。我們必須要重新審視我們的技術(shù)工具，通過改變落后的技術(shù)利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

（三）管理人員職業(yè)技能和個(gè)人素質(zhì)有待提高

隨著工作進(jìn)程的不斷加大，很多管理人員的技能和職業(yè)素養(yǎng)方面的問題也在工作中不斷暴露。有的人員可能專業(yè)技能不過關(guān)，當(dāng)遇到一些比較專業(yè)性的問題的時(shí)候，就會(huì)表現(xiàn)出盲目無措，消極應(yīng)付的狀態(tài)，看似是工作上的一些粗心但實(shí)際上會(huì)給日后的管理工作帶來很大的弊端，尤其是工作上的交接不到位會(huì)讓后續(xù)的工作開展造成極大的阻礙，當(dāng)然這只是人員的技能方面，只要用心學(xué)習(xí)，不斷跟進(jìn)后期的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作，都是可以彌補(bǔ)的。但是，一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)是一個(gè)人的內(nèi)在品質(zhì)，它無關(guān)乎你的專業(yè)技能，倘若一個(gè)工作人員的工作優(yōu)秀，可是在工作工程中卻恃驕生傲，自我頹廢，在接待師生和領(lǐng)導(dǎo)時(shí)一副冷漠和生硬的態(tài)度，對(duì)于工作中的失誤毫不在乎，對(duì)于事后出現(xiàn)的問題不管不顧等等一些列的有違專業(yè)素質(zhì)人員態(tài)度的事例發(fā)生自然也會(huì)讓檔案的管理工作受阻，使問題陷入難以解決的地步。

（四）檔案工作的制度管理

隨著新的檔案人員的出現(xiàn)和管理技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案管理制度就不得不進(jìn)行一系列的更替和革新。之前的檔案管理人員可能在執(zhí)行工作的過程中刻意突出了權(quán)利的專制，長(zhǎng)此以往實(shí)現(xiàn)了生硬的管理制度，每個(gè)人按部就班，沒有創(chuàng)新，當(dāng)遇到突發(fā)事件時(shí)沒有機(jī)警的應(yīng)對(duì)方式。同時(shí)人們對(duì)原有的技術(shù)已經(jīng)習(xí)慣不愿意突然的改變，這就導(dǎo)致工作效率的大打折扣，人員工作的不協(xié)調(diào)，技術(shù)不能快速跟上時(shí)代的發(fā)展使得教學(xué)管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關(guān)。我們要明白在一種落后的體制下，無論再先進(jìn)的個(gè)人或者工具都是徒勞無功，他們必須依靠明文規(guī)定，設(shè)立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統(tǒng)一的案例和范本，可以在機(jī)制運(yùn)行時(shí)更好地依賴和執(zhí)行。

所以高校的檔案管理工作無論是在人員還是技術(shù)乃至是制度方面都需要進(jìn)行大力的革新，讓每個(gè)人員都能在合理創(chuàng)新的機(jī)制下去工作、交流，那么針對(duì)這些問題，我們都應(yīng)該實(shí)行哪些有效的方式來一一化解呢？

三、實(shí)施有效措施解決問題

（一）強(qiáng)化全校師生的存檔意識(shí)

存檔意識(shí)不是可以一朝一夕就改變的，所以我們要從三個(gè)方面入手來一一化解。首先，校方要明確提檔過程，讓師生放心，對(duì)于有需要的檔案要做特殊的標(biāo)記，以方便日后對(duì)檔案的尋找和提取，同時(shí)要普及檔案管理的重大意義，讓師生明白為什么要做好檔案管理工作，以及做好它給自己帶來的利益;其次，在技術(shù)方面除了要方便信息歸檔工作，同時(shí)還要提高信息提檔工作，以便于師生日后對(duì)檔案提取的需要。最后，對(duì)于管理人員

要加強(qiáng)管理，提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，在存檔時(shí)可以對(duì)存檔人員做出良好的服務(wù)，打破上下級(jí)的錯(cuò)誤觀念，讓師生對(duì)檔案管理的過程明晰，放心存檔。同時(shí)要定期對(duì)師生的檔案進(jìn)行排查和整理，讓大家可以時(shí)刻了解到自己的檔案信息，并在與他人的對(duì)比中了解自己的不足，促進(jìn)大家的上進(jìn)心。

（二）大力革新存檔技術(shù)

隨著檔案信息量的不斷增加，要迅速革新老舊機(jī)械，引進(jìn)先進(jìn)的信息存檔技術(shù)。比如：檔案管理加入現(xiàn)代信息化設(shè)備，使信息可以根據(jù)每個(gè)人的編號(hào)作出相應(yīng)的安排和更新，提高效率的同時(shí)降低檔案管理工作的難度;通過數(shù)字化的編碼，把全校師生原有的記錄通過數(shù)據(jù)的方式導(dǎo)入，既方便了前期的信息錄入，也有利于后期的檢查和更新工作;建立一個(gè)全校的網(wǎng)站，將信息資料和檔案資料開辟出一個(gè)專門的檔案庫(kù)，通過資料備案和系統(tǒng)管理的方法，把文件資料自動(dòng)錄入到檔案庫(kù)中，方便師生可以隨時(shí)上網(wǎng)找尋自己的檔案信息，可以將一些重大的先進(jìn)事跡和科研文化成果作為網(wǎng)頁(yè)的封面來指引和激勵(lì)師生，方便師生查看和對(duì)比。利用科學(xué)的存檔技術(shù)提高工作效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的有序進(jìn)行。這在保證工作質(zhì)量的前提下有效地提高了工作人員的工作，提高工作效率。

（三）改革創(chuàng)新管理制度

管理制度是改革高校管理制度的另一大創(chuàng)新內(nèi)容，通過管理制度的創(chuàng)新推動(dòng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率兩不誤。首先從人員機(jī)制上，要挑選具有專業(yè)素質(zhì)的技能人員，定期為人員安排職業(yè)技能訓(xùn)練，建立考核機(jī)制，對(duì)于管理人員實(shí)行績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲制度。當(dāng)管理人員在工作上有出色表現(xiàn)或者是有創(chuàng)新思路時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，并授予一定的物質(zhì)和精神鼓勵(lì)，鼓舞人員為內(nèi)部檔案管理更好地服務(wù)，當(dāng)管理人員出現(xiàn)懈怠要盡可能的幫助他們重整精神，更好地去做好本職工作，如果是一昧循規(guī)蹈矩，不思進(jìn)取可以適當(dāng)?shù)男痛笳]幫助他們更好地進(jìn)步，在服務(wù)師生檔案管理工作的同時(shí)更好的維護(hù)學(xué)校的形象，幫助檔案管理工作的順利進(jìn)行。

結(jié)語(yǔ)：總之，檔案管理工作是一件重要的工作，它對(duì)學(xué)校歷史發(fā)展有著巨大的記錄意義，也對(duì)學(xué)校未來的人員奮進(jìn)起著積極的激勵(lì)作用。鑒于它龐大且復(fù)雜的工程，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是，腳踏實(shí)地的進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，從制度到人員和技術(shù)，進(jìn)行自上而下全面的改革，讓全體師生做好安全存檔意識(shí)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平。

（作者單位：貴州廣播電視大學(xué)）

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