探析教育系統(tǒng)干部人事檔案管理質(zhì)量提升措施

宋華

摘 要：隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，教育系統(tǒng)干部人事檔案管理作用越來越明顯。本文主要圍繞當(dāng)前教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中存在的不足和問題進(jìn)行了分析研究，并有針對性的提出建議和應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：教育；人事檔案；管理

干部人事檔案主要是為了便于集中保管和提供利用的整體形式，干部人事檔案管理又是按照科學(xué)的原則和方法進(jìn)行整理、分類、保管，為組織人事工作提供服務(wù)的一項(xiàng)專門性工作。伴隨著教育的發(fā)展，教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，當(dāng)前的檔案管理已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要，干部人事檔案對于歷史地、全面地考察、了解干部和正確選拔、使用干部，提高教育系統(tǒng)管理水平，無疑都具有重要意義。

1 強(qiáng)化教育系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的意義

1.1干部人事檔案在教育系統(tǒng)管理中具有導(dǎo)向和聯(lián)接作用：干部人事檔案是教育系統(tǒng)檔案的重要組成部分，是教育系統(tǒng)干部管理資料的核心內(nèi)容，是各所教育系統(tǒng)推進(jìn)干部人事制度改革、干部教師隊(duì)伍建設(shè)等工作的重要參考材料。并可為上級部門對教育系統(tǒng)干部人事工作的宏觀決策提供必要的資料和依據(jù)。

1.2干部人事檔案記錄了全校每位教師的個(gè)人簡歷、專業(yè)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)考核、進(jìn)修提高、教學(xué)評估、科研授獎(jiǎng)等情況，是一套完整地反映每位教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績的歷史真實(shí)憑證。

1.3干部人事檔案在教育系統(tǒng)教師隊(duì)伍管理工作中起著促進(jìn)作用：教育系統(tǒng)的根本任務(wù)是培養(yǎng)適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要的合格人才。教育系統(tǒng)教育教學(xué)改革涉及的內(nèi)容極其廣泛，但就整體而言，師資隊(duì)伍的建設(shè)和管理是其中最為重要的。教師是教學(xué)過程中的主導(dǎo)因素，教師的素質(zhì)和水平直接影響教育教學(xué)質(zhì)量乃至人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

1.4加強(qiáng)檔案管理可以有目的、有計(jì)劃地合理使用每一位教師，在選調(diào)優(yōu)秀教學(xué)人員時(shí)可根據(jù)其人事檔案了解情況，在評定職稱時(shí)可把人事檔案中記載的成績作為依據(jù)之一。因此，干部人事檔案管理工作有利于調(diào)動每位教師的積極性，從而，加快教育系統(tǒng)教育教學(xué)改革的步伐。

1.5干部個(gè)人檔案清楚地記載著一個(gè)干部的自然狀況、社會關(guān)系和歷史、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，這些材料存放保管在單位組織人事部門，可以使廣大教職工對組織人事部門有一種歸屬感和信任感，對干部、教工又會無形中形成一種約束力，促使他們更好地為教育系統(tǒng)的穩(wěn)定和發(fā)展做好工作，從而有利于教育系統(tǒng)各項(xiàng)管理工作的順利實(shí)施。這便是干部人事檔案工作的聯(lián)接作用。

2.教育系統(tǒng)干部人事檔案管理存在的不足

2.1檔案意識薄弱。各教育系統(tǒng)均不同程度地存在檔案意識薄弱，對干部人事檔案管理工作重視程度不夠的問題，對干部人事檔案工作所需人、財(cái)、物投入不足，缺少對專職檔案人員的配備和培養(yǎng)。

2.2隊(duì)伍專業(yè)化程度低。管理隊(duì)伍年齡偏大，檔案專業(yè)人員相對較少，配備不足，加之高校對檔案管理人員的理論知識和基本技能培訓(xùn)缺乏，難以形成一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

2.3管理手段落后。教育系統(tǒng)干部人事檔案的管理一直沿用傳統(tǒng)的手工為主的管理模式，檔案的提供、利用以紙質(zhì)的實(shí)體檔案為主，工作效率低，查、借閱手續(xù)繁索，服務(wù)手段落后。重管輕用意識普遍存在，致使檔案在組織、人事、檔案管理人員中封閉運(yùn)行。大部分高校雖然使用了計(jì)算機(jī)來管理干部人事檔案，但也僅僅是制作了檔案索引工具、檔案目錄數(shù)據(jù)庫，干部人事檔案信息化、數(shù)字化的程度較低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，改變干部人事檔案管理模式，提高利用率，是社會發(fā)展的客觀要求。

2.4檔案收集不及時(shí)。在干部人事檔案管理制度方面存有欠缺，有些沒有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，管理制度較為落后。干部人事檔案材料收集渠道較窄，檔案管理人員主動收集意識差，至使“人大、政協(xié)等委員簡歷材料，反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平材料”等還沒有很好地收集歸檔。

2.5檔案整理不到位。對于歸檔材料往往疏于鑒別審查，導(dǎo)致部分檔案材料失真，損害了檔案的真實(shí)性；對于檔案材料明顯缺失卻疏于補(bǔ)全完整，損害了檔案的完整性。以上種種現(xiàn)象的出現(xiàn)，與干部人事檔案管理制度貫徹落實(shí)不力、缺乏應(yīng)有的崗位責(zé)任制是有直接原因的。

3 加強(qiáng)干部人事檔案管理舉措

3.1培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作質(zhì)量的高低直接取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。因此，作為新時(shí)期的干部人事檔案管理人員，必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。以適應(yīng)新形勢下干部人事檔案管理工作的需要。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化手段，成為具有檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才，不斷提升檔案管理水平。

3.2完善檔案管理責(zé)任制度。把好材料入口關(guān)，建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，建立相關(guān)部門的工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，確保檔案材料的規(guī)范、真實(shí)、準(zhǔn)確。強(qiáng)化重點(diǎn)環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行力度，抓住檔案審核、轉(zhuǎn)遞、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正問題，保證干部人事檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確。

3.3建立競爭上崗制度。從目前教育系統(tǒng)干部人事檔案的管理實(shí)際來看，現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員絕大多數(shù)不具有檔案專業(yè)知識，年齡偏大，甚至有相當(dāng)一部分管理人員文化水平較低，這是不能回避的現(xiàn)實(shí)，因而對這一部分檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)迫在眉睫。所以需要選拔一批年富力強(qiáng)的專業(yè)人才，思想覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理人員充實(shí)到干部人事檔案管理隊(duì)伍中去。

3.4建立干部人事檔案查閱的網(wǎng)上審批制度。取消紙制的審批手續(xù)，按干部人事檔案的管理權(quán)限、查詢內(nèi)容，由組織、人事等管理部門，實(shí)行對查閱干部人事檔案的網(wǎng)上審批，減少人力、物力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，從而提高干部人事檔案利用的工作效率和管理水平，為干部人事檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫則是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要方式。將教職工的主要信息，有選擇地收錄反映教職工自身情況及工作履歷，專業(yè)、研究方向及學(xué)術(shù)水平，學(xué)歷、學(xué)位及職稱，獎(jiǎng)懲、干部任免、考察、考核情況等重要信息錄入信息庫，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和網(wǎng)上查詢，充分利用現(xiàn)代化手段管理和使用檔案，使之為高校的干部人事工作提供快速、高效的服務(wù)，從而提高干部人事檔案的管理水平。

3.5建立經(jīng)費(fèi)投入制度，保證經(jīng)費(fèi)投入。各高校應(yīng)把干部人事檔案管理工作列入議事日程，加大投入，保證干部人事檔案管理工作所需基礎(chǔ)建設(shè)、人員培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)投入制度，保證干部人事檔案工作的投入，從而促進(jìn)干部人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。改善干部人事檔案工作條件，添置必要的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、溫濕度器等，建立實(shí)用性較強(qiáng)的微機(jī)檔案管理系統(tǒng)，逐步運(yùn)用計(jì)算機(jī)貯存、傳遞、檢索檔案信息，提高檢索速度。

4 結(jié)束語

總之，干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性，技術(shù)性較強(qiáng)的工作。只有不斷完善，不斷創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好地為組織人事及教育系統(tǒng)各項(xiàng)工作服務(wù)，才能把檔案工作推上新的臺階。

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