論如何做好公路工程檔案管理工作

韓雪輝

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公路建設(shè)規(guī)模越來(lái)越大，建設(shè)范圍越來(lái)越廣，使得公路的等級(jí)也越來(lái)越高，人們對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理工作也開(kāi)始逐漸重視。要加強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，就必須認(rèn)真做好公路建設(shè)工程的原始記錄，實(shí)施嚴(yán)格的存檔制度，建立檔案檢索系統(tǒng)，認(rèn)真做好檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)公路工程檔案管理工作的不斷提高。

關(guān)鍵詞：公路；工程檔案；管理

1 公路工程檔案管理的發(fā)展

長(zhǎng)期以來(lái)，文件管理與檔案管理一直分開(kāi)進(jìn)行的。兩者之間的脫節(jié)嚴(yán)重影響著文件與檔案管作的發(fā)展。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，美國(guó)最早提出了文件檔案一體化理論。20世紀(jì)80年代初，這種管理方式在歐美開(kāi)始推行，90年代，這種從信息系統(tǒng)源頭做起的方法博得了更多人的支持。目前，文件、檔案管理一體化已經(jīng)發(fā)展成為信息時(shí)代檔案管理的必然趨勢(shì)。信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給文檔管理工作帶來(lái)了重大的影響和變革，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）工程施工文檔管理的重點(diǎn)將發(fā)生轉(zhuǎn)移。隨著公路工程項(xiàng)目管理信息平臺(tái)的應(yīng)用和普及，工程文檔管理將作為其中的一個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行工作，只要工程技術(shù)人員或內(nèi)業(yè)人員輸入了相關(guān)信息，工程文檔將自動(dòng)產(chǎn)生并以電子文件的形式分類存儲(chǔ)和傳輸。實(shí)現(xiàn)了內(nèi)業(yè)表格形式和填寫方法的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，工程文檔管理人員不必再為工程文檔的格式和填寫方法是否正確而擔(dān)心。而把工作重點(diǎn)落在檢查工程數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確和工程文檔的系統(tǒng)性和完整性上，檔案部門可以有效地對(duì)工程文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，確保工程檔案的質(zhì)量。

（2）現(xiàn)有的紙質(zhì)、音像工程文檔將數(shù)字化。技術(shù)成本的下降促使計(jì)算機(jī)設(shè)備，特別是辦公自動(dòng)化設(shè)備得以普及與推廣，為利用遠(yuǎn)程通訊手段提供了條件。信息網(wǎng)絡(luò)使人們隨時(shí)隨地都能查閱和更新數(shù)據(jù)，它可以在一個(gè)單位內(nèi)部，各單位之間，各部門之間，甚至是各國(guó)家之間，都可以利用同樣的資源，實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享。

2 現(xiàn)代化公路工程施工檔案管理方法

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用的日益普及，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用到工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域中，公路工程項(xiàng)目管理信息平臺(tái)的建設(shè)和工程項(xiàng)目管理軟件的開(kāi)發(fā)己經(jīng)成為各軟件公司搶占的市場(chǎng)。但目前己開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的工程項(xiàng)目管理軟件普遍缺少工程文檔管理的功能，而一些工程穩(wěn)當(dāng)管理軟件由于缺乏對(duì)工程文檔管理工作實(shí)踐的調(diào)查和研究，在功能上不夠完善，而且與工程文件的生成軟件相互脫節(jié)，難以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的高效率性能。因此，一套有效的合理的工程文檔管理方案，必須充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)手段，建立新的公路工程文檔管理模式，為公路工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)奠定理論與技術(shù)基礎(chǔ)。

2.1 管理目標(biāo)

（1）快捷的可查閱性。除系統(tǒng)維護(hù)時(shí)間，應(yīng)提供24小時(shí)文檔查閱服務(wù)。只要可上網(wǎng)，就可通過(guò)瀏覽器登陸并查閱所需的文檔信息。用戶界面簡(jiǎn)單，無(wú)須特別培訓(xùn)即可使用。

（2）可靠的保密性和安全性。設(shè)定文檔密級(jí)、用戶權(quán)限，確保文檔的保密性。由于不同的文檔有不同的密級(jí)，應(yīng)根據(jù)用戶的工作范圍對(duì)用戶的權(quán)限加以限制?？梢詮膶?duì)文檔的操作角度和瀏覽范圍對(duì)設(shè)定用戶權(quán)限。所有用戶只能在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限、用戶身份證，檔案數(shù)據(jù)和原件信息分開(kāi)存放、防火墻等安全控制措施，保證系統(tǒng)的安全性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控功能可以使系統(tǒng)管理員隨時(shí)掌握系統(tǒng)內(nèi)有哪些用戶以及他們的操作方式、操作對(duì)象，包括系統(tǒng)管理員的操作也將被系統(tǒng)自動(dòng)記錄。從而確保工程文檔的保密性和安全性。

（3）計(jì)劃性與實(shí)時(shí)性。通過(guò)工程文檔數(shù)量的預(yù)估，使文檔管理工作得到量化，保證在工程竣工時(shí)工程檔案的驗(yàn)收有一定的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，確保工程文檔的完整性；同時(shí)使各部門或單位管理者可隨時(shí)查閱本部門及下級(jí)各單位已歸檔的文檔材料及其組卷情況。及時(shí)了解各單位的文檔管理和工程進(jìn)展情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾偏。由于加強(qiáng)了日常的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，可以確保文檔收集工作的及時(shí)和準(zhǔn)確，更利于組卷前的文檔鑒定，保證整理組卷的質(zhì)量，避免工程檔案驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)返工現(xiàn)象，提高工作效率，更能充分發(fā)揮檔案管理部門的指導(dǎo)職能。

（4）兼容性。系統(tǒng)應(yīng)具有導(dǎo)入導(dǎo)出功能，可以實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫(kù)文件間的格式轉(zhuǎn)換，使現(xiàn)有的一些辦公和工程管理軟件生成的文檔能方便地導(dǎo)入本系統(tǒng)中。這就需要系統(tǒng)對(duì)目前較流行的一些辦公和工程管理軟件所生成的文件格式具有兼容性，使系統(tǒng)能快速地處理來(lái)自系統(tǒng)外部的電子文檔，這對(duì)提高本系統(tǒng)的實(shí)用性是十分重要的。

2.2 管理方案的構(gòu)建

（1）工作模式的確定

開(kāi)工前的文檔管理，文檔管理者在開(kāi)工前輸入工程項(xiàng)目信息并預(yù)估工程文檔的數(shù)量及頁(yè)數(shù)，實(shí)現(xiàn)工程文檔的預(yù)組卷；文檔檢查者根據(jù)工程項(xiàng)目分解體系復(fù)核工程文檔量；檔案管理者檢查工程文檔的預(yù)組卷情況并給予指導(dǎo)。

施工中的文檔管理，文檔生成者利用預(yù)組卷信息生成工程文檔的登記參數(shù)，輸入工程數(shù)據(jù)信息自動(dòng)生成工程文檔，采用電子簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)批量簽認(rèn)后，生成電子文檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳并自動(dòng)分類歸卷，存入工程文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)己經(jīng)歸檔的文檔的數(shù)量并定期生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表；對(duì)重要的工程文檔打印出紙質(zhì)文檔，分批移交給文檔管理者。文檔管理者根據(jù)系統(tǒng)提供的統(tǒng)計(jì)報(bào)表定期上報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并結(jié)合工程的實(shí)際進(jìn)度檢查各文檔生成者的完成情況，對(duì)文檔生成者的工作實(shí)行監(jiān)督和管理；同時(shí)對(duì)各下級(jí)單位提交的和上級(jí)下發(fā)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行裝盒編號(hào)并入臨時(shí)文檔庫(kù)房保存。同時(shí)，文檔檢查者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄到工程文檔管理系統(tǒng)中，查閱工程文檔中的工程數(shù)據(jù)，通過(guò)與實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)的比較，檢查文檔中數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保工程文檔的內(nèi)在質(zhì)量。

竣工時(shí)的文檔管理，文檔管理者通過(guò)工程文檔管理系統(tǒng)自動(dòng)生成和打印紙質(zhì)工程文檔目錄、刻錄電子文檔光盤，按“雙套制”方案提交工程檔案；檔案管理者根據(jù)工程文檔的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行驗(yàn)收，接收紙質(zhì)文檔（含案卷歸檔目錄）和電子文檔光盤。

2.3 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

為了實(shí)現(xiàn)公路工程項(xiàng)目的信息化管理，對(duì)施工文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)各部門的文檔管理工作量和對(duì)工程文檔實(shí)行動(dòng)態(tài)管理的需要，建立不同的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

（1）多中心的信息管理平臺(tái)

公路工程項(xiàng)目指揮部、總監(jiān)理辦公室、駐地監(jiān)理辦公室、各合同段項(xiàng)目經(jīng)理部的文檔管理工作量和信息量相對(duì)較大，可分別設(shè)一個(gè)信息管理中心，保證各工作人員可以隨時(shí)登錄到信息管理中心完成工程文檔的管理工作。

（2）單中心的信息管理平臺(tái)

在一個(gè)工程項(xiàng)目中僅設(shè)一個(gè)信息管理中心，公路工程項(xiàng)目指揮部、總監(jiān)理辦公室、駐地監(jiān)理辦公室、各合同段項(xiàng)目經(jīng)理部及其下屬單位均通過(guò)PSNT接入互聯(lián)網(wǎng)，并登錄到該信息管理中心查閱和提交工程文檔或工程數(shù)據(jù)信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理對(duì)于公路建設(shè)、使用、管理和維護(hù)都起到十分重要的作用?；诋?dāng)前公路工程檔案管理現(xiàn)狀和要求，公路檔案管理工作必須不斷規(guī)范和完善，逐步達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，更好的為社會(huì)為大眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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