淺談綜合檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新

葛鑫

檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄，具有原始性和不可再生性。今天是從昨天走過來的，只有了解過去，才能把握現(xiàn)在，更好地面向未來。由于當(dāng)下社會發(fā)展迅速，檔案工作又有它的特殊性質(zhì)和工作特點，要適應(yīng)時代發(fā)展的需要，要有所作為、有所創(chuàng)新，就必須擺脫自我束縛，打破原有的傳統(tǒng)習(xí)慣思維定式和障礙，運用創(chuàng)新思維指導(dǎo)我們的創(chuàng)新實踐。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，它的重點在機(jī)關(guān)檔案室。它管理的不僅是本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，同時要管理全公司工程，運輸項目的所有資料，促進(jìn)檔案資源為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和各項工作服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機(jī)關(guān)的工作或生產(chǎn)具有利用查考價值，而且是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的重大事業(yè)的一個組成部分。根據(jù)《檔案法》及集團(tuán)公司《檔案辦法》從各方面都明確了機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)和職責(zé)范圍，使機(jī)關(guān)檔案工作的開展有法可依、有章可循。

1 檔案機(jī)制創(chuàng)新的意義

檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)的經(jīng)營狀況在很大程度上取決于管理水平對成本的影響。只有完善的檔案工作，企業(yè)的管理才是完整的，企業(yè)的整體管理才能得到提升，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益才能增加。而企業(yè)檔案管理水平的高低取決于企業(yè)決策者對檔案工作的重視程度。檔案工作者在做好業(yè)務(wù)工作的同時，還應(yīng)做好檔案的宣傳普及，讓人們逐漸認(rèn)識檔案事業(yè)、理解檔案事業(yè)，為推動依法建檔奠定基礎(chǔ)；另一方面要依法行政，使檔案工作形成依法治檔的新局面，為檔案工作主動服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)創(chuàng)造寬松的環(huán)境。對于企業(yè)自身檔案的管理，要靠企業(yè)依照法律規(guī)定自我約束管理自身的檔案。這就需要企業(yè)必須切實加強(qiáng)自身的檔案法制化建設(shè)，健全和完善檔案管理的各項規(guī)章制度和管理措施，要大力宣傳、貫徹《檔案法》，讓各項制度真正深入人心，形成依法治檔，有章可循的管理機(jī)制。要充分運用各類媒體、各種宣傳手段，積極宣傳檔案模式改革的重要性和緊迫性，努力增強(qiáng)企業(yè)員工的檔案意識。因此我們在進(jìn)行檔案的宣傳工作時，要善于捕捉本公司檔案工作的新亮點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。達(dá)到預(yù)期的宣傳效果。

2 檔案工作要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視

現(xiàn)在是經(jīng)濟(jì)時代，檔案在企業(yè)中不是很受重視，它不能像工程、運輸?shù)葎e的產(chǎn)業(yè)能直接給單位帶來大量豐厚的利潤。設(shè)置此機(jī)構(gòu)還要投入大量的人力、物力和庫房設(shè)備等。但在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動都是圍繞創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化這一目標(biāo)而展開的。因此，企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動力應(yīng)該源于為企業(yè)的價值創(chuàng)造服務(wù)、為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化服務(wù)。也就是說，企業(yè)檔案工作的根本動力在于提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)現(xiàn)實工作的需求。以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，管好用好檔案，服務(wù)于企業(yè)各項事業(yè)，是檔案工作的根本宗旨。而且，檔案服務(wù)在企業(yè)內(nèi)部是一種無償服務(wù)，但比起檔案在利用后所創(chuàng)造的巨大的經(jīng)濟(jì)效益來，是無法相提并論的。我們不能一提到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號。企業(yè)中保存的科技檔案、技術(shù)資料可直接參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在利用中創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這是我們要體現(xiàn)的，另一方面要提高對檔案工作的重要性認(rèn)識，部分企業(yè)經(jīng)營者不重視檔案工作，也不熟悉檔案工作的內(nèi)涵，單純地追求生產(chǎn)效益。認(rèn)識不到檔案作為原始憑證在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)活動中所起的特殊作用，使建檔工作未能與企業(yè)的發(fā)展同步。

要想開展好企業(yè)檔案工作，首先要改變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的固有觀念，解放思想，更新觀念，確立檔案管理工作在企業(yè)中的地位。改革開放以來企業(yè)已成為我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，但作為企業(yè)日常管理工作重要組成部分的檔案管理，在企業(yè)中卻沒有引起充分重視，多數(shù)的企業(yè)往往只注重生產(chǎn)經(jīng)營所帶來的效益，而忽視了檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、權(quán)益維護(hù)和市場開發(fā)等各項活動中的重要作用。企業(yè)要建立和完善現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須要重視檔案管理。如何做好企業(yè)的檔案管理工作，我認(rèn)為：首先要有公司領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有在公司領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我們才能順利的開展檔案管理工作。其次檔案管理工作必須要有專業(yè)人員來做，要具有專業(yè)水平，專業(yè)操作。要做好檔案管理工作，還必須配備一定的場所和設(shè)施，這是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。再就是建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，做到制度化，規(guī)范化，科學(xué)化，最終達(dá)到現(xiàn)代化。

3 檔案人員思想觀念的創(chuàng)新

檔案作為社會主義事業(yè)中的一項重要信息資源，充分認(rèn)識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。各種信息比較零散地儲存在眾多的單體檔案中，只有把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。因此，把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。

不管是檔案管理現(xiàn)代化的完善和深化，還是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，都要由人去掌握和運用，因此，思想觀念的創(chuàng)新還需要增強(qiáng)檔案人員現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)檔案人員的現(xiàn)代化。必須做到規(guī)范化、科學(xué)化管理，及時定期對檔案的完整、準(zhǔn)確情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)殘缺，及時補(bǔ)充收集，對收集到的資料，細(xì)心對照，科學(xué)檢索，保證材料的客觀性、完整性。檔案工作是實踐性很強(qiáng)的工作，是“養(yǎng)兵千日，用在一朝”的工作。尤其在知識經(jīng)濟(jì)時代，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的各項工作在內(nèi)容上對檔案需求越來越廣，在利用頻率上越來越快，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬，在服務(wù)方式上越來越活。為此企業(yè)檔案部門要緊跟時代步伐，抓住機(jī)遇，加快檔案工作的發(fā)展，改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務(wù)方式。

4 專職檔案人員在服務(wù)中要有創(chuàng)新

服務(wù)是檔案工作永恒的主題 ， 居于檔案工作的首要地位。創(chuàng)新企業(yè)檔案工作服務(wù)機(jī)制是企業(yè)檔案部門為提升企業(yè)自身形象，推進(jìn)企業(yè)改革與發(fā)展，為企業(yè)參與國際競爭服務(wù)的重要任務(wù)。在企業(yè)檔案服務(wù)工作中，要以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營作為出發(fā)點，以進(jìn)一步夯實的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作作為前提，在各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的積極支持和配合下，在檔案人員的努力下，才能不斷激發(fā)出企業(yè)檔案工作更旺盛的生機(jī)和活力，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營做出貢獻(xiàn)。檔案工作是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)管理能力和服務(wù)意識。專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題。在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員還要熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟。檔案室對檔案管理人員人能力要求比較高，它涉及到人事檔案，會計檔案、文書檔案、科技檔案、聲像檔案和實物檔案，檔案管理人員將會有更寬更廣的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍。因此，專職檔案人員要不斷 “ 充電 ” ，拓寬視野，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，只有通過參加檔案培訓(xùn)促使檔案人員適應(yīng)檔案的管理，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此在服務(wù)上，檔案室要成為本公司、本部門工作和發(fā)展的參謀、智囊，積極主動做好檔案服務(wù)工作。要圍繞機(jī)關(guān)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各類人員的需求，拓展檔案的利用形式，增加檔案的服務(wù)項目，創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式?？傊?，檔案工作創(chuàng)新離不開各級檔案室的基礎(chǔ)工作。面對新的形勢，檔案室人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，勤奮工作，在檔案工作創(chuàng)新中做出新的業(yè)績，為企業(yè)創(chuàng)造成出更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。