關(guān)于打造船舶登記檔案管理升級(jí)版的思考

張辛

摘 要：本文針對(duì)當(dāng)前船舶登記檔案管理存在的問題和弊端進(jìn)行了分析，提出了在新的《船舶登記工作規(guī)程》框架下，如何強(qiáng)化船舶登記檔案管理、全面打造船舶登記檔案管理升級(jí)版的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：船舶登記檔案管理 現(xiàn)狀和弊端 對(duì)策

近年來(lái)，隨著水運(yùn)業(yè)的發(fā)展和國(guó)際化進(jìn)程的加快，船舶登記法規(guī)不斷完善，船舶登記管理軟件不斷更新?lián)Q代，近期頒發(fā)了新的《船舶登記工作規(guī)程》（以下簡(jiǎn)稱新《規(guī)程》），使得船舶登記工作愈來(lái)愈趨于科學(xué)、規(guī)范和高效。但就船舶登記檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，由于歷史的和認(rèn)識(shí)上的原因，還有許多亟待完善的地方，尤其是現(xiàn)代化管理手段在船舶登記檔案管理中的擱淺，明顯阻滯著這項(xiàng)工作的發(fā)展。筆者就此談?wù)動(dòng)嘘P(guān)船舶檔案管理的粗淺想法，希望能以蚓投魚、拋磚引玉。

1.船舶登記檔案管理現(xiàn)狀及弊端

（1）各地登記機(jī)關(guān)的船舶登記檔案管理無(wú)統(tǒng)一實(shí)施細(xì)則和作業(yè)指導(dǎo)書，各行其是，造成管理不規(guī)范。

雖然有交通部頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)船舶登記檔案管理規(guī)定》，但各地登記機(jī)關(guān)作業(yè)指導(dǎo)要求不盡相同，案卷的立檔、存檔方式幾乎是一個(gè)登記機(jī)關(guān)一個(gè)版本。從檔案目錄來(lái)看：比較完善的是采用excel文檔，表頭有船名、曾用名、船舶登記號(hào)，表中有登記日期、資料名稱、頁(yè)碼及備注；普遍的做法是表頭有船名和登記號(hào)，表中有資料名稱、頁(yè)碼及備注；簡(jiǎn)單做法是沒有表頭，只有按照序號(hào)排列下去的文件名稱；極簡(jiǎn)的做法是一次登記只注明登記項(xiàng)目和頁(yè)碼總數(shù)目。從船舶登記檔案裝訂來(lái)看：有用檔案專用的塑膠條裝訂的，美觀、方便、不污損檔案；有用老式的鞋帶或者線繩裝訂的；甚至還有用密密麻麻、層層疊疊的訂書針裝訂的。從編制頁(yè)碼來(lái)看：有的打在上角，有的打在下角，有的不打印頁(yè)碼……從立檔內(nèi)容來(lái)看：一是資料缺失現(xiàn)象較為普遍：如所有權(quán)登記時(shí)沒有船舶照片或者只有一到兩張船舶照片；經(jīng)營(yíng)人發(fā)生變化，漏存國(guó)籍證書變更登記的相關(guān)材料等；二是檔案存放順序較亂：不按登記時(shí)間順序或登記項(xiàng)目資料相關(guān)順序存放；三是舊證書收回后未加蓋“業(yè)已注銷”章，提交的材料及相關(guān)證書為復(fù)印件時(shí)未加蓋“與原材料核對(duì)無(wú)誤”章。四是發(fā)票、單據(jù)等未補(bǔ)鑲于A4紙張上裝訂，而是散亂的夾在檔案中。由此看來(lái)，各登記機(jī)關(guān)對(duì)《中華人民共和國(guó)船舶登記檔案管理規(guī)定》的理解和把握的尺度是有明顯差異的。船舶登記檔案的不規(guī)范不統(tǒng)一造成檔案管理的混亂：資料缺失、順序顛倒，資料損毀是普遍現(xiàn)象，一船多檔、一檔多船亦不鮮見。

（2）船舶登記簿的編制無(wú)格式規(guī)范可循，各登記機(jī)關(guān)做法不統(tǒng)一、不嚴(yán)謹(jǐn)以及操作的隨意性大大影響了其利用價(jià)值。

船舶登記簿是真實(shí)記錄船舶歷次登記種類及發(fā)證、換證情況，是船舶登記檔案管理的輔助。一般制作過(guò)程是：在打印完登記證書后，根據(jù)船舶登記臺(tái)賬填寫的登記內(nèi)容，再?gòu)拇暗怯浵到y(tǒng)中查找對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目打印出來(lái)，整理歸檔。各個(gè)登記機(jī)關(guān)歸檔方式差異很大：有的是以船舶登記號(hào)為單位歸類，有的是與船舶登記臺(tái)賬同步，按照時(shí)間先后順序打印出來(lái)，以一年為單位裝訂成冊(cè)。因?yàn)闆]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的要求，所以各機(jī)關(guān)的做法大都流于形式，不能保證完整準(zhǔn)確。按照船舶登記號(hào)歸檔的會(huì)因?yàn)榇暗闹匦碌怯浕蜣D(zhuǎn)移失去資料的連續(xù)性和完整性；按照年份歸檔的，一艘船的信息可能分散在一本或好幾本資料中，查詢起來(lái)十分困難。還有一個(gè)較為嚴(yán)重的問題：船舶登記簿模塊只能顯示相同登記項(xiàng)目的最后一次登記內(nèi)容。例如，有的船東剛剛辦理國(guó)籍證書不久就可能換發(fā)其它種類的國(guó)籍證書（如中文國(guó)籍證書轉(zhuǎn)中英文國(guó)籍證書），上次若未及時(shí)打印船舶登記簿基本信息，就會(huì)被本次信息覆蓋，造成資料的缺失，失去追溯功能。

（3）船舶登記檔案信息化程度低導(dǎo)致管理不能高效，資源不能共享，難以實(shí)現(xiàn)管理上的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)也是新《規(guī)程》實(shí)施的重大障礙。

目前，在B/S版船舶登記系統(tǒng)里，船舶檔案管理欄目里只有“檔案清單上傳”、“檔案清單查詢”和“檔案清單修改”，迄今只啟用了發(fā)生登記機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)移的船舶清單上傳項(xiàng)目，顯然是不能全面反映船舶登記檔案管理要求的，即船舶登記檔案管理還沒有在信息平臺(tái)充分體現(xiàn)、更無(wú)法與船舶登記相關(guān)業(yè)務(wù)在平臺(tái)整合。船舶登記臺(tái)賬是打印證書后按照審批材料的內(nèi)容和證書流水號(hào)逐一手工填寫的；船舶登記簿是參照手工填寫的船舶登記臺(tái)賬從登記系統(tǒng)打印出來(lái)的；證書的管理也是手工填寫的。以上這些做法費(fèi)時(shí)費(fèi)力、錯(cuò)漏幾率大，因此船舶登記檔案管理還處于低效率的手工操作階段，于外毫無(wú)共享性，于內(nèi)其準(zhǔn)確性、完整性都存疑。所以，船舶登記檔案的管理還談不上真正的電子化、信息化。

大量存放的船舶登記檔案靠手工整理，一方面受自然條件的限制或多或少會(huì)造成損耗，影響檔案的完整性、穩(wěn)定性，致使全面快速地把握管轄區(qū)域內(nèi)的船舶資料信息比較困難；另一方面致使船舶登記檔案管理人員大都日復(fù)一日、年復(fù)一年地沿襲著前任的做法，重復(fù)著低水平、低效率的勞動(dòng)，無(wú)法使自己的勞動(dòng)成果在信息平臺(tái)得到驗(yàn)證和分享，也無(wú)法從信息平臺(tái)獲取相關(guān)資源以提升管理水平和完善船舶登記檔案管理。再者，信息資源不能共享不僅造成資源的大量浪費(fèi)，而且難以實(shí)現(xiàn)管理上的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

新《規(guī)程》已于2015年1月5日實(shí)施，其中最大的變革是船舶轉(zhuǎn)港登記的辦理：當(dāng)船舶發(fā)生轉(zhuǎn)移時(shí)，根據(jù)新《規(guī)程》第一百二十條 “本船舶登記機(jī)關(guān)形成的船舶登記檔案在本機(jī)關(guān)保管，船舶登記檔案原件不轉(zhuǎn)往新的登記機(jī)關(guān)?！贝暗怯洐n案的合法合理性歸原登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，接收單位只要收到對(duì)方的注銷登記證明書和從船舶登記系統(tǒng)獲取原登記機(jī)關(guān)上傳的船舶檔案登記清單，按照“只接收，不審查”的原則立即辦理新的登記。這樣做轉(zhuǎn)港效率是大大提高了，但登記人員卻忐忑不安了。以往大多數(shù)船舶登記人員在辦理轉(zhuǎn)港的船舶登記資料審核時(shí)都遇到過(guò)這樣或那樣的問題：如買方提供的買賣合同與外地轉(zhuǎn)來(lái)買賣合同不是一個(gè)版本；船舶改建合同或其他資料遺失；漏蓋公章……沒能統(tǒng)一規(guī)范的、原來(lái)不曾共享的船舶登記檔案清單上傳作為下一個(gè)登記機(jī)關(guān)的登記依據(jù)，根據(jù)新《規(guī)程》來(lái)辦理，就當(dāng)前船舶登記檔案管理現(xiàn)狀，這些情況是難以發(fā)現(xiàn)和查證的，萬(wàn)一被不法分子利用就會(huì)滋生出新問題；另一方面，按新《規(guī)程》辦理明顯造成了一船多檔，在沒有信息共享的前提下，身處異地的一船多檔管理不方便也不合理。endprint

2.對(duì)策與建議

（1）完善船舶檔案登記管理體系，制訂船舶登記管理細(xì)則或辦法，明確和嚴(yán)格實(shí)施管理責(zé)任制。

交通部頒發(fā)的《交通材料立卷歸檔辦法》和《中華人民共和國(guó)船舶登記檔案管理規(guī)定》對(duì)船舶檔案登記工作有著直接而廣泛的指導(dǎo)意義，但一直缺乏針對(duì)船舶登記檔案的立卷歸檔實(shí)施細(xì)則或辦法，因此各地的作業(yè)指導(dǎo)書不僅粗略而且各不相同，加之監(jiān)督、獎(jiǎng)懲機(jī)制的缺失使得管理人員安于現(xiàn)狀，船舶檔案管理工作多年來(lái)沒有大的改善和提高。因此這項(xiàng)工作管理模式的變革勢(shì)在必行，且要制度先行：建立健全管理機(jī)制，從管理人員職責(zé)、立卷、歸檔、裝訂、保管、利用、移交、銷毀、轉(zhuǎn)檔以及獎(jiǎng)懲各個(gè)環(huán)節(jié)制訂實(shí)施細(xì)則或辦法，并切實(shí)推行三級(jí)管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度。

（2）在全省建立統(tǒng)一的船舶登記檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書，細(xì)分到各類表格的使用、船舶登記清單的填寫、船舶登記簿的編制、裝訂和存放的技術(shù)要求等，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理。

根據(jù)《中華人民共和國(guó)船舶登記檔案管理規(guī)定》第二十二條：“歸檔案卷應(yīng)當(dāng)齊全完整、分類清楚、題名確切、容易查找，書寫應(yīng)正楷整潔?！比绾巫龅竭@一點(diǎn)是要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和明確指導(dǎo)的。筆者就以船舶登記檔案的目錄清單為例來(lái)詳述做法。以下幾種檔案目錄清單是比較具有代表性的：

船舶登記檔案卷內(nèi)目錄不僅要真實(shí)、準(zhǔn)確、有序、完整反映卷內(nèi)每份資料名稱、位置，而且應(yīng)反映該文件區(qū)別于其它檔案文件的基本屬性：如船名、登記號(hào)、案卷號(hào)、曾用名等，以便快速，準(zhǔn)確識(shí)別要查找的資料。如圖1所示目錄，內(nèi)容過(guò)分粗略，僅有資料名稱，沒有頁(yè)碼和登記日期，表頭只有船名，查找資料難度很大，案卷資料極容易混淆漏失；圖2所示目錄，登記號(hào)、檔號(hào)，登記日期、頁(yè)碼都有了，基本不易混淆，查找相對(duì)方便，但不同時(shí)間登記的資料從表格上不易區(qū)分，登記項(xiàng)目不能一目了然；圖3所示目錄相對(duì)圖2在備注里增加了登記項(xiàng)目的名稱，便于區(qū)分，但沒有船舶登記號(hào)或檔號(hào)，我國(guó)同一地域的船名很多僅差一個(gè)字，比較易與其它檔案混淆；圖1至圖3所示目錄都沒有船舶的曾用名，缺少追溯性，容易造成一船多檔；圖4所示目錄登記日期清晰，資料內(nèi)容填寫完整有序，頁(yè)碼清楚，船名、曾用名、登記號(hào)在表頭一一標(biāo)出，這樣就容易查找，可追溯性強(qiáng)，不易混淆，若增加一個(gè)登記的項(xiàng)目名稱就更加完善，在上傳清單時(shí)更方便快捷。綜上，對(duì)船舶登記檔案目錄的作業(yè)指導(dǎo)建議可以細(xì)化至如下表格：

以上設(shè)想不一定是最合理的，只要完全、準(zhǔn)確體現(xiàn)《中華人民共和國(guó)船舶登記檔案管理規(guī)定》的要求，與船舶檔案電子化管理充分對(duì)應(yīng)，在必要的時(shí)候易與全國(guó)船舶登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢系統(tǒng)對(duì)接就是最科學(xué)的。

（3）抓住船舶登記檔案管理升級(jí)的關(guān)鍵：拓展船舶登記系統(tǒng)電子信息平臺(tái)，嵌入完整的船舶檔案管理模塊。

檔案電子信息化管理相較于傳統(tǒng)的管理不僅存儲(chǔ)量大，快捷方便，而且更為安全穩(wěn)定，加快運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面電子信息化，是實(shí)現(xiàn)船舶登記檔案管理飛躍的關(guān)鍵。船舶登記檔案管理組織結(jié)構(gòu)圖結(jié)構(gòu)如下：

從圖中可以看出船舶登記檔案管理分為四個(gè)方面：船舶登記檔案案卷、船舶登記臺(tái)賬、船舶登記簿、船舶登記證書，而這四個(gè)方面恰恰是緊密聯(lián)系，不可分割的——后三項(xiàng)的內(nèi)容都可以在第一項(xiàng)里面找到原始依據(jù)；第二與第三項(xiàng)的主要內(nèi)容一致，只是表現(xiàn)方式不同；第二與第四項(xiàng)內(nèi)容可以相互對(duì)照印證。正是因?yàn)樗鼈兊木o密聯(lián)系性、相互依存性使得船舶登記檔案管理全面電子信息化可行性、實(shí)效性大大提高。

全面實(shí)現(xiàn)船舶登記檔案電子信息化管理模塊的設(shè)立要圍繞以上四項(xiàng)內(nèi)容，大膽突破：一是依托OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)船舶登記檔案紙質(zhì)文件的電子化。形成的掃描件和其他其它非文本格式電子文件具有全文檢索功能。用戶只須給出分類號(hào)和主題詞，即可以找出相應(yīng)的檔案文件和相關(guān)信息。二是完善原船舶登記簿電子模塊，實(shí)現(xiàn)其完整的追溯功能。三是整合船舶登記檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，在船舶登記管理系統(tǒng)中嵌入完整的船舶檔案管理模塊，生成船舶登記管理的信息集合體，打破原來(lái)各項(xiàng)內(nèi)容不斷重復(fù)、孤立的、低效率的手工操作的格局，實(shí)現(xiàn)一個(gè)平臺(tái)可以同時(shí)生成船舶登記臺(tái)賬，船舶登記簿、船舶證書管理臺(tái)賬。四是建立船舶完整的電子檔案目錄，以目錄為引擎，實(shí)現(xiàn)各登記機(jī)關(guān)船舶登記檔案資源共享，保證船舶轉(zhuǎn)港的順利與安全。船舶登記檔案電子信息化，智能化之后，紙質(zhì)檔案與電子檔案仍可以共存，并且可以互相檢驗(yàn)印證其準(zhǔn)確性，還保留了原始資料的法律效力。

隨著現(xiàn)代化管理手段的深入，我們完全有理由相信，船舶登記檔案管理工作效率會(huì)大大提高；服務(wù)將會(huì)變得更快捷更人性化；船舶轉(zhuǎn)港登記面臨的問題也將迎刃而解。

參考文獻(xiàn)：

邑彪.船舶登記檔案移轉(zhuǎn)的實(shí)踐與建議.endprint