別開無用的會議

K先生是一家世界500強企業(yè)的部門總監(jiān)，長久以來，部門會議成了他的困擾。每次開會，負責不同工作的人員總是就各自的具體事務(wù)喋喋不休地爭論。會議不僅收不到任何成效，反而還產(chǎn)生了一個最不想要的后果，那就是長時間的開會耽誤了每天必須完成的工作，員工不得不加班加點。會議是企業(yè)必不可少的溝通交流、解決問題的手段，但是長時間、低效率的會議不僅不利于問題的解決，還會造成員工的反感和排斥心理，不利于企業(yè)發(fā)展。那到底如何才能讓會議變得更務(wù)實、更高效呢？

關(guān)于開會，他們的心得

開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標，才能在會上不分心。對于討論不出結(jié)果或者說不清楚的事情，可以考慮放一放。

—陳楊（安吉斯媒體集團中國區(qū)策略資源總監(jiān)）

會前要明確開會的目的和對象。每次開會預(yù)留10～20分鐘提問時間，每次會議之后做一個會議簡報，用電子郵件的方式發(fā)給參會人員。會議結(jié)束后，檢查會議記錄，隨時確定下一步工作的正常進行。此外，控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。開會時間如果超過90分鐘，人就會產(chǎn)生疲勞，會議品質(zhì)就會下降。

—葛承志（奇藝網(wǎng)銷售部運營中心高級總監(jiān)）

事先說明會議要解決的問題，做好會議流程及時間分配并嚴格執(zhí)行。確定參會者都會到達現(xiàn)場，確定會議所需素材都完整出現(xiàn)，確定下一目標及未來的日程表安排。

—蔣美蘭（捷希女鞋集團中國區(qū)行銷部副總經(jīng)理）

開好會議，有何策略？

1.制定詳盡的會議安排

每一個討論都要有一定的時間限制，限制在被允許的時間范圍內(nèi)。應(yīng)當在會議預(yù)定時間到達前1～2分鐘，給出提示。

2.只邀請真正需要的人參加

建議在做會議日程時，只列上這個項目絕對需要參加的人。通過這樣的方法，他們將被激勵使自己的談話盡量縮短，要點更加突出，這樣也可以讓他們盡快返回工作。

3.設(shè)定明確的結(jié)束流程

建議安排一種結(jié)束流程，在會議接近尾聲的時候，用一些有標志性的問題來結(jié)束會議。比如，用一句話表述你今天在這個會議的最大收獲是什么？用一句話說明什么是你認為下次會議要討論的主題？用一個詞或者短語描述你對這個會議有怎樣的感受？