自動化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理探討

馮靜美

摘 要：在辦公自動化的環(huán)境下，企業(yè)文書檔案管理顯現(xiàn)出了新的特性，而辦公自動化使檔案管理工作有了更好的發(fā)展，而文檔一體化管理水平的提高有益于建檔、歸檔和檔案利用。從4個方面說明了辦公自動化文書檔案管理的新特點，并對辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理工作；系統(tǒng)統(tǒng)籌

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.09.071

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在不斷發(fā)展，辦公自動化被廣泛應(yīng)用，而文書檔案也迎來了新的變革。但是，許多企業(yè)的辦公自動化都處于起步階段，文書檔案的管理工作中仍存在許多不成熟的地方。如何結(jié)合自動化的辦公環(huán)境推動文書檔案管理的發(fā)展，已經(jīng)成為了人們最關(guān)心的問題。

1 辦公自動化文書檔案管理的新特點

1.1 為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。

1.2 有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3 使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4 有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。

2 對文書檔案管理工作提出的建議

2.1 將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)

在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門要參與其設(shè)計規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計，加強辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2 確保電子文件的安全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計為基礎(chǔ)，運用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計算機病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統(tǒng)所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護，并建立身份認證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3 文書檔案標準化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。