淺析X學(xué)院教務(wù)精細化管理

肖立容

摘 要：教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的核心，精細化管理重細節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量、重效果，將精細化管理融入教務(wù)管理中，有助于教務(wù)管理水平的提高。通過分析X學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀及精細化管理的優(yōu)勢，認為X學(xué)院實施教務(wù)精細化管理極為必要，并提出了實施教務(wù)精細化管理的措施。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；精細化；高校管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2015）15-0229-02

教務(wù)管理是高校教學(xué)管理工作的核心，管理對象多樣、管理內(nèi)容繁雜、管理信息多元、管理范圍廣泛，是管理和教學(xué)的紐帶，既管理教學(xué)，又服務(wù)教學(xué)。教務(wù)管理水平的高低直接影響教學(xué)工作的運轉(zhuǎn)、教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴大、教學(xué)改革的不斷深入，教務(wù)管理工作繁雜性加大、難度增加，教務(wù)管理人員面臨更大挑戰(zhàn)。“天下大事，必做于細”，精細化是當(dāng)代教育改革的重要方向，是教育改革與發(fā)展的新理念、新策略[1]。將精細化引入教務(wù)管理中以提高工作效率、提升管理水平、保障正常教學(xué)，已刻不容緩。

一、教務(wù)精細化管理內(nèi)涵

精細化管理又稱精細管理、精益管理、零缺陷管理，最先應(yīng)用于企業(yè)管理中，是指管理活動的精確化、標準化、程序化和細致化，核心思想是精、細、準、嚴[2]，是一個將管理責(zé)任具體化、明確化的系統(tǒng)工程，是一種由管結(jié)果升華到管過程，以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式[3]。它提倡人們養(yǎng)成用心做事、重視細節(jié)、把小事做細、把細事做透的良好職業(yè)態(tài)度和職業(yè)習(xí)慣[4]。

精細化管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中，且成效顯著。近年來，一些高校管理也開始引入這一管理方式。教務(wù)精細化管理是將精細化管理理念融入教務(wù)管理中，在教務(wù)常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，以精益求精的工作態(tài)度和細節(jié)決定成敗的工作理念將管理工作做精、做細，認真落實教學(xué)細節(jié)管理，實現(xiàn)管理效益的最大化和最優(yōu)化，追求管理工作的“精化”“細化”“優(yōu)化”“深化”和“科學(xué)化”。

二、X學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀

目前，大部分高校都實現(xiàn)了院系二級管理，教務(wù)處負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，二級學(xué)院負責(zé)具體事務(wù)的實施執(zhí)行。然而，X學(xué)院目前并未完全實現(xiàn)院系二級管理，16個系中僅6個系配備教務(wù)人員，其他10個系的教學(xué)事務(wù)全由教務(wù)部承擔(dān)。X學(xué)院教務(wù)部教務(wù)工作內(nèi)容繁多，包括教學(xué)管理制度文件的修訂、人才培養(yǎng)方案的修訂、10個系教學(xué)任務(wù)的落實與課程表的編排、課室管理、教材管理、學(xué)籍管理、考務(wù)工作、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、全院性選修課申報與開設(shè)、教學(xué)實踐管理、成績管理、畢業(yè)資格審查、學(xué)位證和畢業(yè)證的制作與發(fā)放以及日常事務(wù)管理等等，而配備的教務(wù)工作人員僅10來人，工作任務(wù)之繁重難以想象，尤其是學(xué)籍管理人員需承擔(dān)全院16 000多人的學(xué)籍管理工作。

由于教務(wù)部教務(wù)工作人員少，教務(wù)工作任務(wù)多，教務(wù)工作人員勢必身兼多職，有些教務(wù)人員既要編排一些系的課程表、組織選訂教材、管理一些系的日常教學(xué)事務(wù)，又要組織各系修訂人才培養(yǎng)方案、制定和補辦學(xué)生證并注冊等，工作瑣碎繁雜，整天疲于執(zhí)行事務(wù)性工作，工作繁忙而績效卻不明顯，時間緊、任務(wù)重，沒有多余的時間和精力投入教學(xué)管理研究及自身業(yè)務(wù)能力提升，更談不上尋求工作上的創(chuàng)新。長期瑣碎、繁重的事務(wù)性工作，使得教務(wù)管理人員工作積極性下降，抱著“無過便是功”的心態(tài)工作，很難創(chuàng)下業(yè)績，勢必影響工作質(zhì)量和工作效率，進一步影響學(xué)校的教學(xué)管理和教學(xué)秩序。

教務(wù)部任務(wù)重而人員少，導(dǎo)致一些工作分工不明確、負責(zé)人不固定，本應(yīng)屬于某位負責(zé)人的工作有時會因為其工作安排不過來而交給其他人去完成，而其他人需要花時間去熟悉此項工作，同時造成工作人員心理失衡，在工作中帶有負面情緒，在一定程度上影響工作效率。

三、X學(xué)院教務(wù)精細化管理的必要性分析

教務(wù)管理工作涉及學(xué)生管理和教學(xué)管理，服務(wù)對象既有學(xué)生，又有教師，是連接學(xué)校、教師和學(xué)生的橋梁，管理內(nèi)容繁多，工作中任何細小的失誤都可能會影響正常的教學(xué)秩序。在繁雜的工作中，教務(wù)管理人員如何理清思路、合理安排工作，使得工作有條不紊地順利完成，是教務(wù)管理工作的重點和難點。

精細化管理要求管理精確化、標準化、程序化和細致化，其重細節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量、重效果。精細化管理通過對工作的重組優(yōu)化，并以標準化的流程規(guī)范各項工作，量化細節(jié)，保障工作有條不紊地開展，既提高了管理效率，又節(jié)約了管理資源、降低了管理成本。教務(wù)管理由粗放型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣芾?，有利于用細致彌補缺陷、改善工作，有利于提高工作執(zhí)行力、控制力和競爭力，有利于保障工作的時效性和準確性，有利于教務(wù)工作人員的工作重心由事務(wù)型轉(zhuǎn)移為決策型，使得教務(wù)人員有充足的時間分析總結(jié)工作以提高自身素養(yǎng)，更好地服務(wù)于教師和學(xué)生。因此，在辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、教學(xué)改革不斷深入的背景下，X學(xué)院實行教務(wù)精細化管理極為必要。

四、X學(xué)院實施教務(wù)精細化管理的措施

（一）完善相關(guān)規(guī)章制度

規(guī)章制度是教學(xué)工作的規(guī)范性文件，是教學(xué)管理的指導(dǎo)性文件，是實施教務(wù)精細化管理的重要依據(jù)，全面的規(guī)章制度有利于教務(wù)工作的精細化管理。盡管X學(xué)院有一套完整的教學(xué)管理文件，但部分制度不健全或規(guī)則不明確，無法滿足教務(wù)管理實際情況，使得教務(wù)管理人員在執(zhí)行某些事務(wù)時無章可循，只能按各自的意愿辦事。譬如，X學(xué)院欠缺完善的人才培養(yǎng)方案管理制度，導(dǎo)致有些系不按規(guī)則辦事，人才培養(yǎng)方案制定不夠嚴謹，課程設(shè)置不夠合理，變動時有發(fā)生，甚至因人設(shè)課，在一定程度上影響教學(xué)質(zhì)量，且極易出現(xiàn)漏課、少課現(xiàn)象，造成工作失誤，影響學(xué)生畢業(yè)。為了更好地推進教務(wù)精細化管理，管理部門需深入師生中了解師生對教務(wù)管理的訴求，做好細致的調(diào)研和需求分析，按照精細化管理思路，精確把握教務(wù)管理的各個細節(jié)和過程，在現(xiàn)有規(guī)章制度的基礎(chǔ)上不斷加以完善改進。

（二）培養(yǎng)精細化管理意識，提高管理人員素養(yǎng)

精細化管理是一種“用心工作、愛心育人、真心服務(wù)”的優(yōu)秀師德在學(xué)校管理中的具體體現(xiàn)，其目的就是把大家平時看似簡單、很容易的事情用心、精心做好[5]。與其說精細化管理是一種管理方式，不如說它是一種工作習(xí)慣，一種管理責(zé)任。精細化管理是對過程的管理，對人員的管理，它的實施需要人的推動，教務(wù)管理人員精細化管理意識的強弱、素質(zhì)的高低是影響教務(wù)精細化管理實施的關(guān)鍵。這就要求教務(wù)管理人員首先要樹立精細化管理意識，培養(yǎng)精細化管理思維，認識精細化管理所帶來的效益，從細節(jié)做起，努力將小事做細、將細事做精；其次，加強對教務(wù)管理人員的培養(yǎng)，通過組織開展不同形式、不同類別、不同層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高教務(wù)管理人員解決實際問題的能力，增強工作積極性；最后，優(yōu)化時間管理，制定詳細的工作計劃，使工作更有條理和針對性，理清工作思路，勤于總結(jié)，善于從失誤中反思，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，尋求改進的方式方法，不斷提升自我素養(yǎng)。

（三）加快推進院系二級管理

院系二級管理是高校教學(xué)管理體制改革的必然趨勢。目前，X學(xué)院教務(wù)部承擔(dān)過多具體的教務(wù)管理事務(wù)，不利于履行應(yīng)有的教務(wù)改革研究、教學(xué)過程指導(dǎo)與監(jiān)督等職責(zé)，不利于教務(wù)精細化管理的實施。因此，X學(xué)院應(yīng)加快推進院系二級管理，合理分權(quán)給各系。教務(wù)部負責(zé)制定統(tǒng)一標準，統(tǒng)籌安排各項教學(xué)事務(wù)，明確教務(wù)部與各系職責(zé)，從宏觀上加強對教學(xué)及教務(wù)管理過程的指導(dǎo)與監(jiān)督；各系在統(tǒng)一的標準原則下制定適應(yīng)各系系情的各項教務(wù)管理實施細則和規(guī)范，以確保教務(wù)工作的程序化、規(guī)范化，同時負責(zé)各系具體教學(xué)事務(wù)的執(zhí)行。教務(wù)部和各系分工合作，溝通協(xié)調(diào)，形成各司其職、高效有序的教務(wù)管理和運行機制，有利于學(xué)院對整個教學(xué)的宏觀管理和調(diào)控，有利于各系發(fā)揮主體作用，有利于教務(wù)精細化管理的全面開展。

（四）規(guī)范工作流程

精細化管理關(guān)鍵在精、在細、在優(yōu)，瑣碎的教務(wù)工作需要標準流程加以規(guī)范，使得工作更加清晰明了，一定程度上提高工作效率。教務(wù)部需根據(jù)實際情況，結(jié)合師生建議，制定統(tǒng)一的事務(wù)辦理指南，分發(fā)給各系并公布在教務(wù)部網(wǎng)站，使得學(xué)生、教師辦理事情更加方便快捷，避免因不清楚辦理程序來回跑動而浪費時間，提高師生滿意度。此外，教務(wù)部統(tǒng)籌制定常規(guī)教務(wù)工作流程，統(tǒng)一標準，要求各系嚴格按工作流程辦事，在一定程度上可以約束工作人員，防止權(quán)力尋租現(xiàn)象，有助于提高服務(wù)水平和工作效率，推動精細化管理。

（五）明確分工，責(zé)任到人

實施精細化管理的關(guān)鍵在于教務(wù)人員對學(xué)院規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，各系教務(wù)工作人員的執(zhí)行力水平?jīng)Q定精細化管理實施的好壞。明確的分工以及完善的責(zé)任機制和過程監(jiān)控機制是提高執(zhí)行力的有力手段。教務(wù)工作涉及的對象眾多，一項教務(wù)工作分配下去后，往往很容易出現(xiàn)扯皮推諉等不良現(xiàn)象，嚴重影響工作質(zhì)量和工作效率。因此，亟須教務(wù)部和各系負責(zé)人明確人員分工，實行崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，實現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利的有效統(tǒng)一，同時加強工作人員間的溝通，做到事事有人管，時時有人管。

五、結(jié)束語

教務(wù)管理是高校管理的重要組成部分，直接反映高校辦學(xué)水平的高低。精細化管理作為一種管理創(chuàng)新，是一項循序漸進的系統(tǒng)工程。由粗到細，由細到精，“不斷創(chuàng)新和改善”就是精細化管理的過程[6]。將精細化管理理念應(yīng)用到教務(wù)管理中，有助于提升教務(wù)管理水平、維持正常的教學(xué)秩序、營造良好的教學(xué)環(huán)境，X學(xué)院應(yīng)重視并推進教務(wù)精細化管理的實施。

參考文獻：

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