我院醫(yī)療設(shè)備使用規(guī)范化管理的探究

黃海，王曼，聶娟娟

武漢市第一醫(yī)院 設(shè)備處，湖北 武漢430022

我院醫(yī)療設(shè)備使用規(guī)范化管理的探究

黃海，王曼，聶娟娟

武漢市第一醫(yī)院 設(shè)備處，湖北 武漢430022

通過(guò)對(duì)我院39個(gè)科室，400多臺(tái)/套設(shè)備調(diào)研數(shù)據(jù)可知，在沒(méi)有嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息記錄的情況下，存在錯(cuò)記、漏記等情況。本文通過(guò)對(duì)設(shè)備管理軟件的不斷完善，規(guī)范了設(shè)備管理者和使用者的記錄，實(shí)現(xiàn)了對(duì)設(shè)備使用情況快速、準(zhǔn)確的評(píng)估，為新設(shè)備申購(gòu)起到了參考作用，同時(shí)最大程度避免設(shè)備的浪費(fèi)，利于醫(yī)院科學(xué)、有效、持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院管理；醫(yī)療設(shè)備管理；OA系統(tǒng)；設(shè)備使用率

0 前言

醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備的管理[1-2]，包括設(shè)備的計(jì)劃、申購(gòu)、購(gòu)置論證、審批、談判、審計(jì)、采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用、固定資產(chǎn)管理、計(jì)量管理、維護(hù)、維修、效益分析、報(bào)廢等[3]。采用規(guī)范化、科學(xué)化的設(shè)備管理體系，可減少設(shè)備的丟失和不必要的浪費(fèi)，提高設(shè)備的利用率[4]。設(shè)備管理軟件[5]能夠快速、準(zhǔn)確、清晰的顯示大量設(shè)備的詳細(xì)信息，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平及為醫(yī)院發(fā)展提供可靠的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)。

1 設(shè)備使用現(xiàn)狀

我院抽取39個(gè)科室，400多臺(tái)/套萬(wàn)元以上尤其10萬(wàn)元及其以上和數(shù)量多且分布科室廣的設(shè)備進(jìn)行調(diào)研。此次調(diào)研方式為：下到科室咨詢(xún)各科護(hù)士長(zhǎng)，查看其設(shè)備使用記錄；咨詢(xún)?cè)O(shè)備科維修人員、醫(yī)用耗材庫(kù)管以及設(shè)備庫(kù)管等人員，獲取相關(guān)記錄信息。通過(guò)對(duì)目標(biāo)設(shè)備在2013年上半年和下半年的使用情況記錄進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)主要問(wèn)題為：①部分科室僅做了紙質(zhì)記錄，信息不完全，不便于設(shè)備管理和追蹤；②部分科室出現(xiàn)拖延送修現(xiàn)象，且常因不規(guī)范操作導(dǎo)致設(shè)備耗損；③設(shè)備歸屬情況不詳，即部分非常用設(shè)備或科室調(diào)配設(shè)備或新購(gòu)設(shè)備等具體放置地不詳。

以較常用且分布科室范圍廣的心電監(jiān)護(hù)儀為例，部分科室平均每天每臺(tái)監(jiān)護(hù)儀使用時(shí)長(zhǎng)，見(jiàn)表1。

表1 部分科室每臺(tái)心電監(jiān)護(hù)儀平均每天使用情況

由表1可知，各科室每臺(tái)心電監(jiān)護(hù)儀平均每天使用的時(shí)長(zhǎng)可分為3檔（t1、t2、t3），即t1＞24 h，8 h＜t2≤24 h，0 h≤t3≤8 h。其中t1＞24 h，與常識(shí)不符，出現(xiàn)這種情況可能是數(shù)據(jù)記錄有誤，或?qū)嶋H設(shè)備數(shù)量與臺(tái)賬上的數(shù)量不符。t3＜8 h，并不能說(shuō)明該科室設(shè)備使用情況差，由于設(shè)備待報(bào)廢程序延遲，導(dǎo)致臺(tái)賬中設(shè)備量＞實(shí)際使用量，從而拉低了平均數(shù)，此外，可能因需返廠維修等導(dǎo)致設(shè)備在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)使用時(shí)長(zhǎng)短。因此，通過(guò)簡(jiǎn)單的設(shè)備使用情況記錄，并不能完全反映每臺(tái)設(shè)備的真實(shí)使用情況，需制定一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范去全面記錄設(shè)備各項(xiàng)信息。

2 改善措施

我院采用OA系統(tǒng)（Office Automation System）[6-7]進(jìn)行醫(yī)院管理，但在設(shè)備管理方面存在系統(tǒng)漏洞且用戶(hù)需求不斷提升，因此需改進(jìn)相應(yīng)功能才能更加優(yōu)化設(shè)備管理體系[8]。

2.1 設(shè)備購(gòu)置入庫(kù)-出庫(kù)及調(diào)配流程的改進(jìn)措施

2.1.1 設(shè)備購(gòu)置入庫(kù)-出庫(kù)的改進(jìn)

原設(shè)備購(gòu)置入庫(kù)-出庫(kù)流程為：科室提出計(jì)劃，經(jīng)申購(gòu)、論證、審批及采購(gòu)后，即分配給申購(gòu)科室，辦完相關(guān)的驗(yàn)收手續(xù)后，還要等供貨商開(kāi)具發(fā)票后，才能辦理入庫(kù)-出庫(kù)手續(xù)并打印設(shè)備編碼標(biāo)簽，設(shè)備庫(kù)管再到科室貼標(biāo)。該流程使得設(shè)備購(gòu)置周期長(zhǎng)，且相關(guān)記錄信息也不夠準(zhǔn)確，通常表現(xiàn)為記錄日期遠(yuǎn)晚于實(shí)際日期。

設(shè)備入庫(kù)-出庫(kù)改進(jìn)后的流程，見(jiàn)圖1。入庫(kù)登記的同時(shí)，向請(qǐng)領(lǐng)科室發(fā)出領(lǐng)用通知，在設(shè)備出庫(kù)的同時(shí)即為其貼標(biāo)，可節(jié)省雙方后期因核算新購(gòu)設(shè)備所需時(shí)間。設(shè)備出庫(kù)后，增設(shè)開(kāi)放對(duì)應(yīng)科室對(duì)該設(shè)備的跟蹤記錄權(quán)限，以便詳細(xì)記錄該設(shè)備從計(jì)劃到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的信息。

圖1 設(shè)備購(gòu)置入庫(kù)-出庫(kù)改善措施流程圖

2.1.2 設(shè)備調(diào)配流程的改進(jìn)

設(shè)備調(diào)配改進(jìn)后的流程圖，見(jiàn)圖2。設(shè)備一經(jīng)調(diào)配即關(guān)閉設(shè)備原屬科室對(duì)其信息更改的權(quán)限，開(kāi)啟設(shè)備接收科室的權(quán)限，根據(jù)需求再進(jìn)行設(shè)備培訓(xùn)。與科室新購(gòu)設(shè)備一樣，便于設(shè)備詳細(xì)信息的記錄，實(shí)現(xiàn)合理準(zhǔn)確的設(shè)備使用情況分析。

圖2 設(shè)備調(diào)配改善措施流程圖

2.2 設(shè)備跟蹤記錄改進(jìn)措施

原來(lái)臨床科室沒(méi)有設(shè)專(zhuān)人對(duì)設(shè)備使用情況進(jìn)行記錄及分析，而是誰(shuí)使用就誰(shuí)來(lái)記錄使用相關(guān)設(shè)備的時(shí)間及時(shí)長(zhǎng)，當(dāng)設(shè)備處在送修、外借、待報(bào)廢等情況下，設(shè)備使用時(shí)長(zhǎng)數(shù)據(jù)就會(huì)變小，因此單純用記錄數(shù)據(jù)衡量設(shè)備使用情況是不準(zhǔn)確的。經(jīng)改進(jìn)后，設(shè)備歸屬科室需要記錄的設(shè)備跟蹤信息，見(jiàn)圖3。其中明確了要記錄設(shè)備購(gòu)置日期、啟用或調(diào)配日期等，準(zhǔn)確記錄設(shè)備從購(gòu)置進(jìn)院到報(bào)廢整個(gè)流程的全部信息，通過(guò)對(duì)設(shè)備使用情況的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行綜合分析，可精確地獲取設(shè)備考核信息。

圖3 改進(jìn)后設(shè)備跟蹤記錄項(xiàng)

2.3 設(shè)備信息匯總改進(jìn)措施

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)版設(shè)備使用情況記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行人工分析并作出相應(yīng)考核結(jié)果，這種設(shè)備使用情況評(píng)估方式忽略了較多因不可避免因素導(dǎo)致設(shè)備使用率底的情況，對(duì)設(shè)備作出的考核結(jié)果是不準(zhǔn)確的。

通過(guò)OA系統(tǒng)，根據(jù)科室對(duì)設(shè)備的跟蹤記錄信息進(jìn)行數(shù)據(jù)換算，最后得出盈利指標(biāo)，可直觀、方便且準(zhǔn)確的給出設(shè)備使用考核結(jié)果。OA系統(tǒng)后臺(tái)信息匯總項(xiàng)，見(jiàn)圖4。

圖4 信息匯總項(xiàng)

3 結(jié)論

系統(tǒng)中OA設(shè)備管理軟件改進(jìn)后，設(shè)備使用情況考核人員進(jìn)入考核系統(tǒng)后，選定時(shí)間段、科室及設(shè)備，即可查詢(xún)?cè)O(shè)備使用情況的評(píng)估結(jié)果。部分科室2014年下半年心電監(jiān)護(hù)儀使用情況的評(píng)估結(jié)果，見(jiàn)表2。

表2 部分科室心電監(jiān)護(hù)儀記錄數(shù)據(jù)

為較好對(duì)比各個(gè)科室設(shè)備使用情況，選取以上7個(gè)科室的監(jiān)護(hù)儀進(jìn)行跟蹤，在未滿(mǎn)3年使用時(shí)長(zhǎng)的情況下，可根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)帶入公式（1）～（3）預(yù)測(cè)3年的情況；滿(mǎn)3年使用時(shí)長(zhǎng)的設(shè)備，直接取3年內(nèi)的純效益帶入公式（4）中進(jìn)行設(shè)備評(píng)估指標(biāo)η的計(jì)算，以季度為時(shí)間基礎(chǔ)單位。

根據(jù)不同設(shè)備，選取不同評(píng)估時(shí)長(zhǎng)，通過(guò)后臺(tái)計(jì)算，直觀地顯示了被評(píng)估設(shè)備的使用狀況。其中選取的維護(hù)費(fèi)、折舊費(fèi)以及收益均為半年的數(shù)據(jù)。通過(guò)規(guī)范化電子記錄以及不斷完善的設(shè)備管理程序，杜絕了一些人為主觀原因?qū)е碌牟缓侠頂?shù)據(jù)，且快速準(zhǔn)確顯示了不同科室不同設(shè)備在不同時(shí)間段內(nèi)的設(shè)備使用情況。

4 總結(jié)

通過(guò)對(duì)我院39個(gè)科室，400多臺(tái)/套醫(yī)療設(shè)備調(diào)研數(shù)據(jù)可知，在沒(méi)有嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息記錄的情況下，存在錯(cuò)記、漏記等情況，導(dǎo)致對(duì)設(shè)備評(píng)估的準(zhǔn)確性存在質(zhì)疑。通過(guò)對(duì)設(shè)備管理軟件的不斷改善，設(shè)備維護(hù)效率的不斷提升，結(jié)合設(shè)備管理者和使用者對(duì)設(shè)備信息的規(guī)范化記錄，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各科室各設(shè)備使用情況快速、準(zhǔn)確的評(píng)估，且可根據(jù)現(xiàn)有情況預(yù)測(cè)一定時(shí)間段（通常取3年）內(nèi)的收益情況，對(duì)新計(jì)劃申購(gòu)設(shè)備起參考作用，同時(shí)可最大程度避免設(shè)備的浪費(fèi)，利于醫(yī)院科學(xué)、有效、持續(xù)化的發(fā)展。

[1]盧晶,鐘光,許仲興,等．設(shè)備管理軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及功能設(shè)置[J]．中國(guó)醫(yī)療設(shè)備,2014,29（5）：50-52,97．

[2]王偉．醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．電子測(cè)試,2015,（6）：71-72．

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Research on Standardized M anagement of the Using of Equipment in the Hospital

HUANG Hai, WANG Man, NIE Juan-juan
Department of Equipment, Wuhan No.1 Hospital, Wuhan Hubei 430022, China

A research on more than four hundred sets of equipment was conducted in the hospital. The research data indicated the occurrence of errors and om issions when the information was not recorded strictly according to related standard. This paper expounded the continuous improvement of the equipment management software and standardization of data recording for equipment administrators and users so as to realize fast and accurate evaluation of the equipment. At the same time, it provided references for new equipment procurement plans and maximally avoided the waste of equipment, which was benefi cial to the scientific, effective and sustainable development of the hospital.

hospital management；equipment management；office adm inistration system；equipment usage rate

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.10.051

1674-1633（2015）10-0156-03

2015-01-23

2015-08-21

作者郵箱：605951391@qq．com