區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理的概念、特點(diǎn)及其可行性分析

胡家文 蔣偉強(qiáng) 田翠萍

摘要：關(guān)于檔案分級(jí)管理的論述由來(lái)已久，但以法規(guī)條文的形式首次提出當(dāng)屬1999年《檔案法實(shí)施辦法》的修訂。時(shí)至今日，檔案界從理論和實(shí)踐層面也分別進(jìn)行了不同程度的探索與研究，但均側(cè)重于宏觀和國(guó)家級(jí)、省級(jí)層面，對(duì)于區(qū)縣級(jí)檔案館檔案分級(jí)管理的研究則幾乎沒有。本文立足于區(qū)縣檔案館實(shí)際，提出檔案分級(jí)管理的概念，用對(duì)比的方法總結(jié)歸納出檔案分級(jí)管理的特點(diǎn)，并對(duì)區(qū)縣檔案館實(shí)行分級(jí)管理從理論和實(shí)踐兩個(gè)層面進(jìn)行可行性分析，從而為區(qū)縣檔案館實(shí)行檔案分級(jí)管理提供理論和實(shí)踐支持。

關(guān)鍵詞：檔案分級(jí)檔案管理區(qū)縣檔案館

一、區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理的概念

1999年修訂后的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》）第三條規(guī)定：“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的永久檔案分一、二、三級(jí)管理，分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法由國(guó)家檔案局制定?！边@是“檔案分級(jí)管理”概念最早出現(xiàn)在檔案法規(guī)之中，其后引發(fā)了檔案分級(jí)管理的一系列理論探討和實(shí)踐探索，但對(duì)區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理的探討和實(shí)踐較為少見。筆者在借鑒總結(jié)檔案分級(jí)管理概念的基礎(chǔ)上，結(jié)合區(qū)縣檔案館檔案管理實(shí)際，提出分級(jí)管理的概念，即區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理就是在區(qū)縣檔案館現(xiàn)有管理模式（傳統(tǒng)管理模式）的基礎(chǔ)上，對(duì)永久保管范圍的檔案依據(jù)檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，將永久檔案劃分為一、二、三級(jí)，并按照檔案等級(jí)實(shí)施科學(xué)有序管理的行為。

二、區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理的特點(diǎn)

任何一種管理模式或管理方式的出現(xiàn)必然會(huì)是在原有管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，并且有別于原有的管理模式。檔案分級(jí)管理亦是如此，其有別于檔案管理現(xiàn)狀之處便是檔案分級(jí)管理的特點(diǎn)。筆者所在的檔案館是區(qū)縣級(jí)檔案館，且從事檔案工作多年，對(duì)檔案館檔案管理現(xiàn)狀較為熟悉。對(duì)照本館檔案管理現(xiàn)狀，筆者歸納總結(jié)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化性

檔案分級(jí)管理與傳統(tǒng)檔案管理的前提都是檔案價(jià)值鑒定理論，但兩者屬于檔案鑒定的兩個(gè)層次，即檔案分級(jí)管理中檔案價(jià)值鑒定是傳統(tǒng)檔案管理中檔案價(jià)值鑒定的深化。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的價(jià)值是通過檔案保管期限的長(zhǎng)短來(lái)顯示的，其劃分標(biāo)準(zhǔn)是檔案保管期限表，但對(duì)于永久保管檔案則不再進(jìn)行價(jià)值判定。檔案分級(jí)管理則是鑒定甄別具有永久保存價(jià)值檔案之間的價(jià)值差異，分清玉石，從而對(duì)不同價(jià)值的檔案施以更為科學(xué)的管理，其標(biāo)準(zhǔn)是在劃分檔案保管期限的基礎(chǔ)上再對(duì)永久檔案進(jìn)行細(xì)化，確定永久檔案的一、二、三級(jí)，因此其標(biāo)準(zhǔn)更具細(xì)化性。

（二）保管的特殊性

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，館藏永久保管檔案以全宗為單位，按種類和載體分庫(kù)集中存放，即同一類別、同一載體、同一全宗的永久檔案集中存放在一起；但在檔案分級(jí)管理中，對(duì)永久保管檔案分出不同的等級(jí)，從而使得同一全宗、同一類別、同一載體的檔案因其價(jià)值的不同，分別保存在不同的庫(kù)房里，并且不同全宗、不同類別、不同載體但價(jià)值等級(jí)相同的檔案存放于同一庫(kù)房，這就使得分級(jí)管理后的檔案在保管上存在其特殊性。

（三）保護(hù)的優(yōu)先性

在檔案分級(jí)管理中，檔案的整理與保管按照不同的級(jí)別進(jìn)行科學(xué)有序地管理，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一種突破。它通過對(duì)永久檔案區(qū)分等級(jí)，從而對(duì)不同級(jí)別的檔案采取相應(yīng)的保管要求，集中力量對(duì)更為珍貴、更具價(jià)值的檔案進(jìn)行特別的保管與保護(hù)；而在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案的整理與保管是從維護(hù)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，以便查找利用為出發(fā)點(diǎn)，以全宗為界定，集中存放。即在檔案館中，同一全宗、同一類別的檔案集中存放在同一個(gè)庫(kù)房，以便日常保管和利用；永久檔案在保管、保護(hù)方面一視同仁，不存在差異，因此檔案分級(jí)管理體現(xiàn)檔案保護(hù)的優(yōu)先性，即優(yōu)先對(duì)館藏永久檔案中等級(jí)較高的檔案采取保護(hù)，并且根據(jù)不同的級(jí)別依次遞減。

（四）利用的安全性

在傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)檔案的利用往往是利用原件或者復(fù)制原件，對(duì)于有些已進(jìn)行數(shù)字化的檔案則提供數(shù)字化掃描件，一般不制作仿真件等。因特殊情況經(jīng)局（館）長(zhǎng)同意，一些永久檔案還可以辦理外借出館手續(xù)，但檔案分級(jí)管理對(duì)不同等級(jí)的檔案采取不同的利用要求。如對(duì)一級(jí)檔案則嚴(yán)格禁止提供原件，并且嚴(yán)格禁止外借出館，因?yàn)檫@部分檔案往往是館藏檔案中最為珍貴、最具價(jià)值的，有的甚至是孤本，一旦被損毀或丟失，將無(wú)法彌補(bǔ)，因此對(duì)其利用來(lái)說，應(yīng)通過制作仿真件等方法制作復(fù)制件，使檔案在提供利用中相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理中的利用工作更具有安全性。

三、區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理的可行性

區(qū)縣檔案館作為國(guó)家綜合性檔案館的重要組成部分，其業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案行政主管部門的領(lǐng)導(dǎo)，其行政上受本級(jí)地方政府的領(lǐng)導(dǎo)。近年來(lái)在國(guó)家檔案局、省市檔案局等上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)和要求下，區(qū)縣檔案館在開展好常規(guī)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，陸續(xù)開展了國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救工程、中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程和特藏室建設(shè)等，有些區(qū)縣檔案館特藏室建設(shè)甚至走在了前列，如北京市延慶縣檔案館。這些工作的開展為區(qū)縣檔案館實(shí)行檔案分級(jí)管理提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。下面，筆者將結(jié)合檔案分級(jí)管理的共性環(huán)境，從理論和實(shí)踐兩個(gè)層面對(duì)區(qū)縣檔案館實(shí)行分級(jí)管理進(jìn)行可行性分析。

（一）理論層面的可行性

1.法律、法規(guī)的支撐

1999年新修訂頒布的《實(shí)施辦法》第三條、第十五條和第十九條分別提到了分級(jí)管理的相關(guān)內(nèi)容，明確了分級(jí)管理的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)的制定機(jī)關(guān)，提出應(yīng)對(duì)定級(jí)檔案采取措施予以保管保護(hù)的總體方針，并規(guī)定了不同級(jí)別檔案的出入境審批程序與要求。這些雖然只是一些原則性、粗略性要求，但畢竟是在法律、法規(guī)層面上的體現(xiàn)，進(jìn)而為實(shí)施檔案分級(jí)管理提供了法律、法規(guī)上的支撐。

2.檔案價(jià)值理論的支撐

檔案價(jià)值的問題一直是檔案界關(guān)注的熱門話題，對(duì)于這一問題的理論探討也從未間斷，特別是近年來(lái)，隨著檔案館資源建設(shè)的推進(jìn)，檔案價(jià)值理論逐漸由側(cè)重于以保管期限為界定向側(cè)重于同一期限內(nèi)區(qū)分檔案價(jià)值高低轉(zhuǎn)變。檔案定級(jí)鑒定，有了檔案價(jià)值理論作支撐，檔案分級(jí)管理具有了較大的可行性。

3.檔案成本效益理論的支撐

檔案館保存檔案是有成本的，但在相當(dāng)長(zhǎng)的歷史時(shí)期內(nèi)，在我國(guó)檔案管理工作中，成本效益的觀念、意識(shí)是缺失的。檔案成本效益理論是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。馮惠玲教授曾經(jīng)指出：“任何一個(gè)社會(huì)、任何一個(gè)國(guó)家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久”。檔案分級(jí)管理，正是將有限的資源用于對(duì)最珍貴檔案的管理，因此從檔案成本效益理論出發(fā)可以看出檔案實(shí)行分級(jí)管理的可行性。

（二）實(shí)踐層面的可行性

1.檔案鑒定工作實(shí)踐的深化

檔案鑒定工作是檔案館業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，是豐富和優(yōu)化館藏的重要手段。近年來(lái)，隨著檔案鑒定理論的發(fā)展與檔案鑒定工作的不斷深化，區(qū)縣檔案館對(duì)期滿檔案的鑒定更為完善、更為深入，在行政管理上不僅將鑒定工作列入年度工作計(jì)劃，同時(shí)制定專項(xiàng)鑒定工作計(jì)劃，并且安排具有豐富鑒定工作經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員負(fù)責(zé)從事鑒定工作；對(duì)檔案的鑒定更為深入，逐卷逐件進(jìn)行鑒定。以北京市朝陽(yáng)區(qū)檔案館為例，其以館藏檔案為鑒定對(duì)象，較為系統(tǒng)地開展了《朝陽(yáng)區(qū)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表研究》，聘請(qǐng)館外專家從事館藏檔案的鑒定，在區(qū)縣級(jí)檔案館檔案鑒定方面做出了有益的探索與實(shí)踐：比在傳統(tǒng)檔案管理模式下對(duì)檔案保管期限的鑒定更為精準(zhǔn)，且在很大程度上為檔案實(shí)行分級(jí)管理奠定了理論與實(shí)踐的基礎(chǔ)，進(jìn)而將推動(dòng)檔案管理工作向更為科學(xué)的方向發(fā)展。

2.國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救工程等工作的穩(wěn)步推進(jìn)

按照國(guó)家有關(guān)部署與要求，區(qū)縣檔案館自20世紀(jì)80年代相繼開展了國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救工程、特藏室建設(shè)和中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程。這些工作的深入開展，使得館藏珍貴檔案與一般檔案區(qū)分開來(lái)，并且使得館藏檔案中的珍品得到了應(yīng)有的搶救、保管與保護(hù)。其工作在實(shí)施過程中所制定的組織實(shí)施、檔案的入選標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法等一系列制度，將為檔案分級(jí)管理提供有益的借鑒作用。例如，2008年北京市檔案局舉辦的“北京檔案珍藏室”就是一個(gè)很好的例子，其展品都是從北京市當(dāng)時(shí)的18個(gè)區(qū)縣挑選出來(lái)的館藏珍品，其中的展品就有被列為中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)工程的檔案。

3.其他相關(guān)領(lǐng)域?qū)嵺`經(jīng)驗(yàn)的借鑒

檔案同文物、資料、圖書等具有相似性，所以其標(biāo)準(zhǔn)也具有較大的借鑒之處，檔案分級(jí)制度的提出在很大程度上源于文博系統(tǒng)的文物分級(jí)管理制度，兩者有共同之處，但也有本質(zhì)區(qū)別?！段奈锊仄范?jí)標(biāo)準(zhǔn)》是文博系統(tǒng)關(guān)于文物的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，具有很強(qiáng)的操作性和科學(xué)性，被實(shí)踐證明是成熟的、全面的、科學(xué)的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；圖書館也有自己的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)——《古籍善本定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》，且被實(shí)踐證明是科學(xué)的、易于操作的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

在檔案界，為推動(dòng)檔案分級(jí)制度在理論與實(shí)踐層面的探索與發(fā)展，一些檔案館開展了明清、民國(guó)、日偽、建國(guó)后等不同時(shí)期歷史檔案的分級(jí)探索與實(shí)踐，并且制定了《明清檔案定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》、《民國(guó)檔案定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》、《日偽檔案定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》、《偽滿檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》以及上海市檔案館關(guān)于省級(jí)檔案館館藏檔案的定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)等，歷史檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)體系已經(jīng)形成，對(duì)檔案館實(shí)施科學(xué)合理的檔案分級(jí)管理具有重要的借鑒意義和實(shí)踐基礎(chǔ)。

*本文為國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“區(qū)縣檔案館檔案分級(jí)管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)2007-R-04）的階段性成果。

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