《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查辦法》解讀

金霞

2014年12月1日，《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查辦法》（京檔發(fā)〔2014〕10號(hào)，以下簡(jiǎn)稱《辦法》）正式印發(fā)并從2015年1月1日起執(zhí)行，《辦法》重點(diǎn)明確了北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查工作主體、責(zé)任分工，統(tǒng)一了檢查內(nèi)容與要求，以進(jìn)一步規(guī)范本市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查程序，提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檢查工作質(zhì)量。

為使《辦法》得到更好地理解和執(zhí)行，現(xiàn)對(duì)《辦法》進(jìn)行一些解讀。

一、《辦法》出臺(tái)背景

近年來(lái)，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作體制管理發(fā)生了較大變化，國(guó)家和北京市也相繼出臺(tái)了多份對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作具有重要指導(dǎo)意義的規(guī)范性文件。在此基礎(chǔ)上，北京市檔案局作為檔案行政管理部門，對(duì)新形勢(shì)下如何推進(jìn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查進(jìn)行了深入研究。為避免由于檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查要求不統(tǒng)一導(dǎo)致項(xiàng)目檔案質(zhì)量參差不齊，檢查內(nèi)容、檢查方式流于形式給項(xiàng)目參建方帶來(lái)負(fù)擔(dān)等問(wèn)題，北京市檔案局廣泛調(diào)研，把握需求，于2014年底正式出臺(tái)《辦法》?！掇k法》旨在與本市已有的《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》相配套，對(duì)本市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)直至竣工驗(yàn)收實(shí)施全過(guò)程的制度覆蓋，形成完整的制度控制體系，全面提升本市建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)范管理水平。

二、《辦法》主要內(nèi)容

《辦法》分兩大部分，正文和附件。正文共十條，主要明確了文件的制發(fā)目的、依據(jù)，明確了各級(jí)檔案行政管理部門、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目行業(yè)主管單位、責(zé)任單位以及項(xiàng)目參建各單位的工作職責(zé)，規(guī)定了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檢查組的構(gòu)成、檢查工作的方式、程序，提出了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查要求，明確了依法查處檔案管理違法違紀(jì)行為。

附件有兩個(gè)，分別是《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查主要內(nèi)容》（附件1）和《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查整改意見(jiàn)》（附件2）。附件1詳細(xì)規(guī)定了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查工作的組織管理、制度建設(shè)、收集歸檔與整理、保管利用和登記、驗(yàn)收與移交等要求。附件2要求檢查組如實(shí)填寫(xiě)檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改建議，督促受檢單位嚴(yán)格整改，并以此作為跟蹤檢查的依據(jù)。

三、《辦法》特點(diǎn)

（一）合法性?！掇k法》與國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)一致，且正文條款與附件內(nèi)容均有據(jù)可依。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理的“項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制”、“合同制”和“監(jiān)理負(fù)責(zé)制”等要求，在《辦法》（附件1）中設(shè)置專門條款予以表述。

（二）操作性?！掇k法》詳細(xì)規(guī)定了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查組構(gòu)成、檢查步驟和程序、檢查內(nèi)容等，條理清晰，便于掌握。

（三）廣泛性。《辦法》覆蓋了檔案行政管理部門、建設(shè)項(xiàng)目行業(yè)主管單位、責(zé)任單位、項(xiàng)目參建方等各有關(guān)單位，覆蓋了項(xiàng)目文件歸檔、整理直至竣工檔案移交等項(xiàng)目檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檢查方與受檢方均有所依據(jù)。

四、《辦法》解讀

（一）《辦法》第一條明確了制發(fā)目的和依據(jù)。

（二）《辦法》第二條規(guī)定了文件的適用范圍，須掌握“市級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目”的范圍，是指列入北京市發(fā)改委、北京市住建委每年下達(dá)的本市年度重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃表內(nèi)的建設(shè)項(xiàng)目，必須依照本《辦法》開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作的檢查。區(qū)縣級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目未做硬性規(guī)定，可參照?qǐng)?zhí)行。

（三）《辦法》第三條明確了檢查的工作體制，細(xì)化了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目四級(jí)檔案管理部門的工作職責(zé)。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》第五條規(guī)定“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查實(shí)行“統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一內(nèi)容”，從檔案行政管理部門到項(xiàng)目參建各單位，一級(jí)抓一級(jí)的管理體制。

既做到了“層級(jí)清晰，職責(zé)明確”，也做到了“各司其職、各負(fù)其責(zé)”。

1、市、區(qū)縣檔案行政管理部門關(guān)鍵在于組織協(xié)調(diào)，年初制發(fā)通知，下達(dá)計(jì)劃，布置重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記、檢查、驗(yàn)收工作。根據(jù)計(jì)劃，按時(shí)組織項(xiàng)目檔案工作檢查。

2、項(xiàng)目行業(yè)主管單位、項(xiàng)目責(zé)任單位要與同級(jí)檔案行政管理部門一同檢查，包括平時(shí)過(guò)程檢查、登記工作匯總、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等。

3、建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行檢查，包括項(xiàng)目檔案工作制度建設(shè)、庫(kù)房安全保管條件、檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步等情況。

4、項(xiàng)目總包單位要了解各專業(yè)分包單位的情況，做到底數(shù)清、情況明，對(duì)專業(yè)分包項(xiàng)目檔案要加強(qiáng)過(guò)程檢查和竣工驗(yàn)收前的檢查。

5、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)施工單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

（四）《辦法》第四條規(guī)定了檢查的主要內(nèi)容。在附件1《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查主要內(nèi)容》中，從檢查項(xiàng)目和執(zhí)行情況兩個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。

1、組織管理。需重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：

①實(shí)施項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，即項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)做好本單位形成的建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；將項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、整理、歸檔得及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。

②配備滿足項(xiàng)目檔案工作需要的專、兼職檔案管理人員，保證人員相對(duì)穩(wěn)定。

③實(shí)行“三納入”和“四同步”管理?！叭{入”指：將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)工作計(jì)劃；納入項(xiàng)目建設(shè)工作程序；納入有關(guān)部門和有關(guān)人員職責(zé)范圍?！八耐健敝福合逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查項(xiàng)目文件形成情況；評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核時(shí)，檔案部門同時(shí)出具歸檔情況證明材料。

2、制度建設(shè)。需重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：

①項(xiàng)目檔案工作制度是工程管理制度的一部分，與施工管理制度、安全管理制度一樣，不可或缺。

②實(shí)施合同制管理。要求項(xiàng)目參建單位簽訂的合同中，明確項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、版本、套數(shù)、移交時(shí)間以及項(xiàng)目檔案的收集歸檔、整理的責(zé)任，使各方在簽署合同之初，就對(duì)檔案工作有了解，也明確了檔案的有關(guān)要求，誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)，避免項(xiàng)目文件歸檔發(fā)生推諉現(xiàn)象。特別要求合同中未訂立檔案工作專門條款的，應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議予以訂立。

實(shí)施監(jiān)理負(fù)責(zé)制，要求監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工文件的形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見(jiàn)。同時(shí)，向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案。

3、收集、歸檔與整理。需重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：

①具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件才收集歸檔，歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)各環(huán)節(jié)、各程序。

②歸檔的項(xiàng)目文件除紙質(zhì)外，還應(yīng)包括聲像、電子等特殊載體。各種載體檔案要嚴(yán)格按照國(guó)家和北京市檔案整理要求規(guī)范化整理。

4、保管利用。需重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：

①配備符合防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠等要求的庫(kù)房、設(shè)施與設(shè)備。

②自上而下，逐級(jí)簽訂檔案工作安全管理責(zé)任書(shū)，將責(zé)任層層落實(shí)到每個(gè)部門、每個(gè)人，不留死角，全員簽訂責(zé)任書(shū)。

③要將檔案工作專項(xiàng)演練納入安全生產(chǎn)應(yīng)急演練中。

④嚴(yán)格履行借閱利用手續(xù)，要強(qiáng)調(diào)及時(shí)歸還，防止只借不還，造成檔案散失。

5、登記、驗(yàn)收與移交。需重點(diǎn)掌握以下內(nèi)容：

①按照《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》要求，每年按時(shí)完成新建、在建、竣工項(xiàng)目檔案管理登記表的填報(bào)工作，填報(bào)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。

②按照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月前完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

（五）《辦法》第五條規(guī)定了檢查組的構(gòu)成。此條款與《辦法》第三條相呼應(yīng)，有兩層含義。

1、市、區(qū)縣檔案行政管理部門組織的檢查，檢查組由本單位監(jiān)督指導(dǎo)部門、同級(jí)項(xiàng)目行業(yè)主管單位和責(zé)任單位的檔案部門及有關(guān)部門組成，檢查對(duì)象重點(diǎn)為項(xiàng)目建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）。

2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）組織的檢查，檢查組由本單位檔案部門及項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位的有關(guān)部門組成，檢查對(duì)象重點(diǎn)為項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位。

（六）《辦法》第六條規(guī)定了檢查方式及程序。任何單位組織的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查均可采取自查、現(xiàn)場(chǎng)抽查、互查等方式進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)抽查和互查的主要程序在《辦法》中已有詳細(xì)解釋，此處不再贅述。

結(jié)合實(shí)際，《辦法》設(shè)計(jì)了《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查整改意見(jiàn)》（附件2），要求受檢單位嚴(yán)格整改，并作為跟蹤檢查的依據(jù)。

（七）《辦法》第七條規(guī)定了檢查工作的要求?！掇k法》中已有詳細(xì)解釋，此處不再贅述。

（八）《辦法》第八條規(guī)定了檔案管理違法違紀(jì)行為的查處。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作若出現(xiàn)因工作不負(fù)責(zé)任或者不遵守檔案工作制度導(dǎo)致檔案損毀、丟失或未配備安全保管檔案的必要設(shè)施、設(shè)備導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生等違反違紀(jì)行為的，將嚴(yán)格按照《檔案管理違反違紀(jì)行為處罰規(guī)定》（國(guó)家檔案局第30號(hào)令）予以查處。

（九）《辦法》第九條規(guī)定了文件自2015年1月1日起執(zhí)行。

（十）《辦法》第十條明確了解釋權(quán)的歸屬。

五、受檢單位需要做的工作

在日常工作中，受檢單位應(yīng)按照《辦法》附件1規(guī)定的內(nèi)容開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作，滿足項(xiàng)目檔案工作人、財(cái)、物的需求，確保項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)保持同步。

實(shí)地檢查前，受檢單位收到迎檢通知后，應(yīng)提前準(zhǔn)備檢查時(shí)的匯報(bào)材料，內(nèi)容包括項(xiàng)目建設(shè)概況及檔案工作同步開(kāi)展情況，檔案工作存在問(wèn)題及改進(jìn)措施。

實(shí)地檢查中，受檢單位應(yīng)及時(shí)解答檢查組現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)詢的問(wèn)題，并準(zhǔn)備好項(xiàng)目建設(shè)各階段不同門類和載體的項(xiàng)目文件及規(guī)范整理后的項(xiàng)目檔案，以供檢查組抽查。

實(shí)地檢查后，受檢單位應(yīng)根據(jù)《辦法》附件2中提出的問(wèn)題與建議進(jìn)行整改，進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案工作的規(guī)范化水平。

六、檢查組需要做的工作

實(shí)地檢查前，檢查組要向受檢單位制發(fā)書(shū)面通知，布置檢查工作，重點(diǎn)明確檢查內(nèi)容、方式、時(shí)間，提出自查等方面的具體要求。

實(shí)地檢查中，檢查組要聽(tīng)取受檢單位情況匯報(bào)，現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)報(bào)告中存疑或不清楚的內(nèi)容，抽查項(xiàng)目文件收集整理情況及竣工檔案編制質(zhì)量，對(duì)檢查內(nèi)容逐一評(píng)議，向受檢單位當(dāng)面反饋整改意見(jiàn)，并出具《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查整改意見(jiàn)》（《辦法》附件2）。

實(shí)地檢查后，檢查組應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作存在問(wèn)題較多的受檢單位組織復(fù)查，跟蹤檢查整改意見(jiàn)的落實(shí)情況。

以上為《北京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作檢查辦法》中需要解讀的內(nèi)容，各相關(guān)單位理解以上內(nèi)容，就能準(zhǔn)確、全面地把握和執(zhí)行《辦法》，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查工作。