信息化發(fā)展給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

呂和順

摘要：信息化的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案工作理念、職責(zé)、方式和檔案信息安全等多方面帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了難得的發(fā)展機(jī)遇。面對(duì)挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案部門需要勇于應(yīng)對(duì)，積極采取有效措施，推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化挑戰(zhàn)機(jī)遇措施

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，引發(fā)了社會(huì)的急劇變化，各行各業(yè)在享受信息化發(fā)展帶來(lái)各種便利的同時(shí)，也深切感受到了其所帶來(lái)的劇烈沖擊。檔案行業(yè)亦不例外。傳統(tǒng)檔案工作正面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，同時(shí)，一個(gè)千載難逢的發(fā)展機(jī)遇也擺在我們面前。

信息化發(fā)展給檔案工作帶來(lái)的主要挑戰(zhàn)

首先是給檔案工作理念帶來(lái)了挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案工作認(rèn)為，檔案工作要以檔案實(shí)體管理為中心，檔案實(shí)體包括檔案載體和檔案信息，檔案管理工作最終都要落到檔案實(shí)體上。以紙質(zhì)檔案為例，檔案信息固化在紙質(zhì)介質(zhì)上，檔案載體和檔案信息是不可分開(kāi)的，具有唯一性。但隨著信息化的發(fā)展特別是電子檔案的出現(xiàn)，情況發(fā)生了變化。檔案信息與載體介質(zhì)不再密不可分，一份電子檔案信息可以同時(shí)存儲(chǔ)在硬盤、光盤、磁帶等多種載體上。因此，人們更加關(guān)注的是電子檔案信息的真實(shí)性和完整性，而不是電子檔案存儲(chǔ)載體的原始性。傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體管理為中心的理念被現(xiàn)代的以檔案信息管理為中心的理念所取代。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案工作理念來(lái)管理電子檔案，必然會(huì)出現(xiàn)諸多的不適應(yīng)乃至無(wú)法管理的問(wèn)題。

其次是給檔案管理職責(zé)帶來(lái)了挑戰(zhàn)

在以往檔案管理中，文件只有在歸檔之后才由檔案部門進(jìn)行管理，此前是由文件管理部門進(jìn)行管理的。檔案部門與文件管理部門的管理邊界是十分清晰的。電子檔案出現(xiàn)后，檔案部門與文件管理部門的管理邊界出現(xiàn)了交叉。這種交叉是由電子文件的特性帶來(lái)的。大家知道，電子文件的格式要求和元數(shù)據(jù)采集等有賴于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是在文件生成前進(jìn)行的。這就使檔案部門有機(jī)會(huì)在文件生成前的系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，把檔案管理的各項(xiàng)需求嵌入系統(tǒng)中，使電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后滿足檔案管理的需要。因此對(duì)于電子文件，檔案部門的管理職責(zé)要前移，要與文件管理部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

再次是給檔案管理方式帶來(lái)了挑戰(zhàn)

信息技術(shù)在檔案工作中廣泛而深入的應(yīng)用，使檔案工作從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理向現(xiàn)代化的信息管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理主要是通過(guò)手工操作來(lái)完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等，管理者的工作量巨大，工作效率低下。而隨著信息技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，我們可以將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理的配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。這是一個(gè)完全依賴于信息技術(shù)的全新工作，也就是我們常說(shuō)的檔案管理信息化。為適應(yīng)信息時(shí)代的要求，我們需要積極改變傳統(tǒng)檔案管理方式，不遺余力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不斷向縱深發(fā)展，即從最初的僅僅作為傳統(tǒng)檔案工作的輔助手段，發(fā)展到通過(guò)不斷改變、優(yōu)化檔案管理方法和流程而成為檔案工作不可或缺的組成部分，再發(fā)展到成為檔案工作未來(lái)發(fā)展方向的引領(lǐng)者。

第四是給檔案信息安全帶來(lái)了挑戰(zhàn)

信息化發(fā)展在給檔案部門帶來(lái)無(wú)限便利的同時(shí)，也給檔案信息安全帶來(lái)了空前的嚴(yán)峻考驗(yàn)。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案部門只要管好檔案實(shí)體就行了。但在信息時(shí)代，由于電子檔案的易復(fù)制和易修改等特性，其真實(shí)性保障面臨考驗(yàn)；由于數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備的壽命“有限”，檔案信息的長(zhǎng)久存儲(chǔ)面臨考驗(yàn)；由于具有系統(tǒng)依賴性，應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的不斷升級(jí)、遷移，使檔案信息的可用性面臨考驗(yàn)；此外，病毒蔓延、黑客入侵等外來(lái)攻擊行為，也使檔案信息面臨被竊取、篡改、泄露等諸多風(fēng)險(xiǎn)。

信息化發(fā)展給檔案工作帶來(lái)的主要機(jī)遇

信息化的不斷發(fā)展，特別是新一輪信息技術(shù)的發(fā)展成熟，為我們更新檔案管理理念、拓展檔案管理職責(zé)、改進(jìn)檔案管理方式、推進(jìn)檔案工作的全面轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了堅(jiān)實(shí)的保障。云技術(shù)的成熟，為實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和處理提供了靈活、高效的計(jì)算環(huán)境；物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，使我們對(duì)檔案的智能接收、智能管理、智能保存和智能利用成為可能；移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為社會(huì)公眾更加方便地利用檔案創(chuàng)造了條件；大數(shù)據(jù)的興起，為深度挖掘檔案信息資源潛在價(jià)值、充分發(fā)揮檔案信息資源作用奠定了基礎(chǔ)。

在信息時(shí)代，信息作為經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的基本資源，已經(jīng)成為時(shí)代的主題，掌握了信息資源就等于掌握了時(shí)代的決策中樞，就等于占領(lǐng)了時(shí)代的制高點(diǎn)。檔案部門掌握著大量珍貴的一手檔案信息，而這些檔案信息是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類智慧的結(jié)晶，是人類認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。作為人類發(fā)展豐富資源的掌控者，檔案部門完全有機(jī)會(huì)在信息時(shí)代借助大數(shù)據(jù)技術(shù)而大有作為。

信息化的發(fā)展，還會(huì)使檔案工作者力求將檔案信息永遠(yuǎn)保存下去的夙愿得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)傳統(tǒng)檔案而言，由于檔案信息與檔案載體的不可分離性，檔案信息的保存年限基本決定于檔案載體的壽命。而傳統(tǒng)載體檔案的壽命是有限的，遲早有一天會(huì)“灰飛煙滅”，檔案信息也將會(huì)隨之“煙消云散”。信息時(shí)代，雖然檔案載體依然會(huì)有“壽終正寢”的一天，但我們可以通過(guò)信息技術(shù)在其消亡之前將其承載的檔案信息完整、無(wú)損地拷貝至新的載體上，如此循環(huán)往復(fù)，從理論上來(lái)說(shuō)，我們將可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的永久保存，檔案工作者夢(mèng)寐以求的永久保存檔案信息的夢(mèng)想將會(huì)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，而人類的記憶將會(huì)永恒。

應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展采取的措施

首先，以更新理念為先導(dǎo)，科學(xué)謀劃?rùn)n案工作

在信息化發(fā)展的強(qiáng)烈沖擊下，傳統(tǒng)檔案工作理念已經(jīng)出現(xiàn)了嚴(yán)重的不適感。我們要及時(shí)轉(zhuǎn)變以檔案實(shí)體管理為中心的傳統(tǒng)檔案工作理念，實(shí)現(xiàn)檔案工作在信息時(shí)代的“軟著陸”，逐步減輕或消除不適感；我們還要樹立以檔案信息管理為中心的檔案工作新理念，科學(xué)謀劃新時(shí)期檔案工作的新思路，持續(xù)增強(qiáng)檔案工作與信息時(shí)代的融合度。

我們的視線不能始終停留在檔案實(shí)體上，要適時(shí)轉(zhuǎn)移視覺(jué)焦點(diǎn)，更加關(guān)注檔案信息，竭力為確保檔案信息的真實(shí)性和檔案信息發(fā)揮作用、體現(xiàn)價(jià)值營(yíng)造氛圍和創(chuàng)造條件。我們要加強(qiáng)與文件管理部門的協(xié)同合作，保持高度協(xié)調(diào)統(tǒng)一，克服文件處理和檔案管理“兩張皮”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的無(wú)縫轉(zhuǎn)化。

我們的腳步也不能始終停留在檔案庫(kù)房里，要堅(jiān)決走出去。我們要架起檔案庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的橋梁，變不動(dòng)的“死檔案”為流動(dòng)的“活信息”，構(gòu)建“不求檔案所在、但求信息共享”的檔案管理利用新格局。我們還要打通庫(kù)房與社會(huì)之間的壁壘，更加充分地發(fā)揮檔案信息對(duì)社會(huì)發(fā)展的作用，為民生提供更多的服務(wù)。

其次，以資源建設(shè)為核心，建設(shè)豐富的檔案信息資源體系

在信息時(shí)代，信息已成為社會(huì)的核心資源和戰(zhàn)略資源。誰(shuí)擁有信息，誰(shuí)就可以在時(shí)代發(fā)展中運(yùn)籌帷幄，占據(jù)主動(dòng)，否則將寸步難行。

檔案承載著豐富的信息資源。構(gòu)建檔案信息資源體系，可以通過(guò)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化得以實(shí)現(xiàn)。

在存量檔案數(shù)字化方面，我們要在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略指引下，全力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。檔案的數(shù)字化，不僅方便于檔案利用，更關(guān)乎于檔案的壽命，所以我們將有計(jì)劃、分步驟地把館藏檔案全部數(shù)字化。這一目標(biāo)，我們有望在明年基本實(shí)現(xiàn)。

在增量檔案電子化方面，我們將注重電子文件的收集和積累，及時(shí)把電子文件納入歸檔范圍，把電子檔案納入接收進(jìn)館范圍，我們還要理順電子文件管理工作體制和工作機(jī)制，為電子文件的收集和積累提供制度保障。

在推進(jìn)檔案信息資源體系建設(shè)過(guò)程中，我們還將逐步制定和完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程，確保檔案信息資源的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性。

再次，以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面

在數(shù)字檔案館建設(shè)中，我們將通過(guò)開(kāi)發(fā)一套涵蓋電子文件歸檔、電子檔案移交、接收、存儲(chǔ)、管理、利用等在內(nèi)的綜合應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線移交接收和檔案信息資源的高效管理、安全保存、有效整合和共享利用；我們將通過(guò)建立一套涵蓋數(shù)字檔案館規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，實(shí)現(xiàn)檔案部門之間系統(tǒng)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一；我們還將通過(guò)建立一個(gè)內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)合理、存儲(chǔ)高效、利用方便的檔案信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享和“一站式”服務(wù)。

第四，以信息安全為準(zhǔn)繩，構(gòu)建牢固的檔案信息安全管理體系

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息安全是最關(guān)鍵的問(wèn)題之一。面對(duì)日益嚴(yán)峻的檔案信息安全形勢(shì)，我們將從不同層面和角度加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)，努力構(gòu)建起多層次、立體式的檔案信息安全管理體系。

在安全教育方面，我們將利用一切可以利用的機(jī)會(huì)，持續(xù)灌輸檔案信息安全知識(shí)，強(qiáng)化和提升全體檔案工作者的檔案信息安全意識(shí)。

在制度建設(shè)方面，我們將建立全方位的安全制度，來(lái)堵塞檔案信息安全漏洞，消除檔案信息安全隱患。

在技術(shù)防范方面，我們將全面配置網(wǎng)關(guān)、防火墻等安全設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)提供物理安全屏障。實(shí)行檔案信息分級(jí)管理，根據(jù)檔案信息的安全層級(jí)，分不同網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸、管理、利用等。研究建立電子檔案身份證系統(tǒng)，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性。采用數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等信息安全技術(shù)，將檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

在安全存儲(chǔ)方面，我們將制定并實(shí)施檔案信息長(zhǎng)期保存策略，定期開(kāi)展檔案信息檢驗(yàn)、遷移，確保檔案信息安全保管和長(zhǎng)久保存。我們還將開(kāi)展檔案信息資源容災(zāi)備份，以確保在發(fā)生檔案信息安全事故或自然災(zāi)害而造成本地檔案信息資源毀滅時(shí)，能通過(guò)容災(zāi)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，以保證城市記憶的留存，避免檔案信息的永久缺失。

總之，信息化的大潮已經(jīng)奔涌而來(lái)，它給我們檔案部門帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也帶來(lái)了難得的機(jī)遇。面對(duì)挑戰(zhàn)和機(jī)遇，置若罔聞，固步自封，必然被信息化的浪潮所淹沒(méi)；只有積極應(yīng)對(duì)，主動(dòng)求變，才能抓住機(jī)遇，戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)，迎來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展更美好的明天！

（王凱/攝）