淺談當(dāng)前勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案的管理

李永強(qiáng)

摘 要：勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案是指勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)在辦理監(jiān)察案件過程中形成的，能反映案件真實(shí)情況、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、證物等不同形式的歷史記錄。能夠真實(shí)反映勞動(dòng)保障監(jiān)察案件受理、辦理、處理的全過程，是做好勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的重要環(huán)節(jié)。本文針對(duì)上述勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案中存在的問題，認(rèn)真分析原因，及時(shí)找出病癥，提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案

勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案是指勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)在辦理監(jiān)察案件過程中形成的，能反映案件真實(shí)情況、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、證物等不同形式的歷史記錄。能夠真實(shí)反映勞動(dòng)保障監(jiān)察案件受理、辦理、處理的全過程，是做好勞動(dòng)保障監(jiān)察工作的重要環(huán)節(jié)。因此，需要大力加強(qiáng)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理工作，在管理人員、方式和手段等方面要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

一、當(dāng)前勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案中存在的問題

自1994年以來，《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)保障監(jiān)察條例》等法律法規(guī)相繼頒布，勞動(dòng)者維權(quán)意識(shí)進(jìn)一步提高，全國(guó)范圍內(nèi)勞動(dòng)保障監(jiān)察案件也呈現(xiàn)出逐年上升的態(tài)勢(shì)，而傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多問題，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前工作。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理制度不健全。迄今為止，我國(guó)尚未頒布關(guān)于勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案方面的法律法規(guī)等文件，唯一可以依據(jù)的是《關(guān)于實(shí)施〈勞動(dòng)保障監(jiān)察條例〉若干規(guī)定》（中華人民共和國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障部令第25號(hào)），其中第四十條只是作了“勞動(dòng)保障監(jiān)察案件結(jié)案后應(yīng)建立檔案，檔案資料應(yīng)當(dāng)至少保存3年”規(guī)定，目前找不到其他更加具體、明確的規(guī)范依據(jù)。

二是勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)往往對(duì)檔案管理工作重視不夠，沒有專門設(shè)立檔案管理工作人員，工作人員職責(zé)不明確。大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理這個(gè)工作很輕松很簡(jiǎn)單，沒有必要投入大量資金與智慧去管理，形成錯(cuò)誤的認(rèn)知。很多監(jiān)察機(jī)構(gòu)的檔案的查閱、抄錄、復(fù)制、借出隨意。長(zhǎng)期錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)導(dǎo)致了錯(cuò)誤思想和工作的偏差，認(rèn)為這個(gè)檔案管理工作沒有太多必要，所以在工作時(shí)不能夠兢兢業(yè)業(yè)、全心全意投入。對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)保守的秘密不能夠做到守口如瓶，保密工作做的非常不好，經(jīng)常導(dǎo)致檔案中他人的私人信息泄漏，可能會(huì)引起社會(huì)糾紛，甚至利用其進(jìn)行違法活動(dòng)，影響到社會(huì)的和諧安，最終導(dǎo)致悲劇的發(fā)生。

三是資金投入不足，勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案信息化落后。勞動(dòng)保障監(jiān)察案件辦理流程復(fù)雜，過程周期長(zhǎng)，需存檔保留資料量大，在管理過程中比較困難，光靠人腦人力是很難勝任。許多勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)在管理檔案時(shí)，先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備不足，還停留在靠人力手工書寫文書、紀(jì)錄檔案階段，質(zhì)量參差不齊，效率低下。如果檔案的存儲(chǔ)管理時(shí)使用紙張存放，極易損壞，若遭到火災(zāi)地震等自然災(zāi)害時(shí)檔案就會(huì)流失了，造成無法挽救的損失。而且辦事效率低下，容易引起勞動(dòng)者的抱怨起訴。

二、勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案中存在問題的解決辦法

針對(duì)上述勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案中存在的問題，我們應(yīng)該認(rèn)真分析原因，及時(shí)找出病癥，盡早提出解決辦法。

一是健全檔案管理體系，完善規(guī)章制度。應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》等法律法規(guī)，及時(shí)出臺(tái)專門針對(duì)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理的法律法規(guī)，制定《檔案資料保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等規(guī)章制度，對(duì)檔案的書寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題做出具體詳細(xì)規(guī)定，使得勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作有章可循，不斷加強(qiáng)勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

二是充分認(rèn)識(shí)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理工作重要性，明確分工，落實(shí)責(zé)任追究。各勞動(dòng)監(jiān)察機(jī)構(gòu)以及工作人員只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，端正自己的態(tài)度，才能更有效的進(jìn)行管理工作，尤其要做好保密工作，避免個(gè)人隱私信息的泄漏。勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)應(yīng)該配備專門的檔案管理人員，定期培訓(xùn)，提高職業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感。對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)分工明確，落實(shí)管理責(zé)任，徹底杜絕死角。建立責(zé)任追究和工作獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)在檔案管理工作中存在的涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴(yán)重問題堅(jiān)決依法追究責(zé)任；對(duì)在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，培養(yǎng)提高工作人員使用先進(jìn)器材的能力，不斷提高管理檔案效率。

三是加大投入，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理信息化。勞動(dòng)保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)應(yīng)該結(jié)合“兩網(wǎng)化”，加大計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等專用設(shè)備投入力度，開發(fā)專門檔案管理軟件，對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，及時(shí)應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案的紀(jì)錄和管理，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)保障監(jiān)察案件辦理、檔案管理信息化。建立電子目錄臺(tái)帳，同時(shí)比照手寫臺(tái)帳實(shí)行雙帳制，以確保檔案準(zhǔn)確統(tǒng)一。在調(diào)檔、歸檔過程中，全部使用計(jì)算機(jī)查詢，按照提示信息查閱，高工作效率，實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法文書從傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。

總之，現(xiàn)代化的勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷檔案管理是一種必然趨勢(shì)，是提高勞動(dòng)保障監(jiān)察工作質(zhì)量的重要手段。它需要檔案管理人員與全體勞動(dòng)保障監(jiān)察人員的共同努力，全新的管理理念、過硬的基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)的檔案管理人才，能夠保證勞動(dòng)保障監(jiān)察檔案管理有條不紊地進(jìn)行，促進(jìn)勞動(dòng)保障事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。