試論如何做好園林綠化檔案管理

趙路平

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)生活質(zhì)量的要求越來(lái)越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它對(duì)于促進(jìn)城市建設(shè)和和諧發(fā)展有著重要作用。本文試圖結(jié)合自身園林綠化檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好園林綠化檔案管理工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

【關(guān)鍵詞】園林綠化；檔案管理；措施

引言：

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市園林綠化建設(shè)的規(guī)模和速度、質(zhì)量和水平都有了顯著提升，城市人居環(huán)境質(zhì)量明顯改善。近年來(lái)，各地建成很多園林精品工程，綠化施工的水平也越來(lái)越高。但是在具體項(xiàng)目中，園林綠化工程檔案資料的管理水平卻還有較大差距，很多項(xiàng)目的檔案資料無(wú)法全面反映園林綠化工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)審批情況、施工和養(yǎng)護(hù)過(guò)程的情況，也不能為建設(shè)單位提供完整的變更、竣工資料，難以為后期使用、維護(hù)提供詳盡的依據(jù)。要全面提高城市園林綠化工作水平，就必須解決園林綠化工程檔案資料管理這個(gè)突出問(wèn)題。

一、園林綠化檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)

園林綠化檔案是城建檔案的一部分，是記錄或反映某一單位或個(gè)人在園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，它為城市發(fā)展建設(shè)和改造提供了寶貴的參考依據(jù)。園林綠化檔案內(nèi)容博雜，大致包括以下幾類(lèi)檔案：園林基礎(chǔ)資料如園林史料、園林建筑圖及文字資料等；風(fēng)景園林建設(shè)材料，如園林新建、擴(kuò)建、改建工程項(xiàng)目資料房產(chǎn)、地產(chǎn)權(quán)證相關(guān)審批資料等；城市綠化建設(shè)資料，如居民區(qū)綠地、生產(chǎn)綠地的檔案資料等，以及各類(lèi)綜合管理資料，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)變更情況檔案資料，重大活動(dòng)和實(shí)踐的記錄資料等。與其他檔案資料相比，園林綠化檔案有其自身的特點(diǎn)：

首先，園林綠化檔案資料具有系統(tǒng)性。園林綠化檔案資料完整而全面地記載了園林綠化工程從論證設(shè)計(jì)、施工、竣工、維護(hù)的相關(guān)情況，能夠系統(tǒng)反映園林綠化工程的全過(guò)程以及每個(gè)環(huán)節(jié)之間的具體聯(lián)系，因而園林綠化檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性；其次，園林綠化檔案具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。與一般性的檔案資料不同，園林綠化檔案是對(duì)園林綠化科技和生產(chǎn)活動(dòng)這一專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域相關(guān)活動(dòng)的記錄，因而具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性；其三，園林綠化檔案具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。這一特征是園林綠化檔案與一般性檔案的根本區(qū)別。園林綠化檔案的動(dòng)態(tài)性表現(xiàn)在綠化檔案的記錄內(nèi)容和資料數(shù)量會(huì)隨著綠化工程的建站而變化，因而具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。最后，園林綠化檔案具有較強(qiáng)的多樣性。由于園林綠化效果有一個(gè)生長(zhǎng)周期，而且作為藝術(shù)觀賞留給建筑者發(fā)揮的空間也很大，因此園林綠化建設(shè)也會(huì)不斷變化，相應(yīng)的檔案資料也會(huì)不斷補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)園林綠化工程的需要。

二、園林綠化檔案發(fā)展的對(duì)策

1、科學(xué)認(rèn)真地把檔案資料管起來(lái)

要健全制度，如建立檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、檔案人員工作職責(zé)、保管利用制度、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度、保管期限、歸檔范圍等規(guī)定。要按制度管理，制定專(zhuān)職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類(lèi)別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效管理。要按制度考核，把有關(guān)制度和規(guī)定納入崗位職責(zé)和考核體系，提高全員檔案意識(shí)，使大家積極主動(dòng)地配合檔案部門(mén)工作，強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理，一旦遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整。

2、加強(qiáng)對(duì)園林綠化檔案管理投入

首先，單位應(yīng)加大對(duì)園林綠化檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，配備必要的檔案管理設(shè)備和符合使用要求的庫(kù)房，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常管理，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。其次，單位要加大對(duì)檔案管理人才的重視，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的園林綠化管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)和教育，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。最后，要不斷創(chuàng)新服務(wù)管理模式，形成具有單位服務(wù)管理特色的檔案管理工作，促進(jìn)園林綠化檔案管理水平的快速提高。

3、加強(qiáng)檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)

檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案工作者要認(rèn)清自己肩負(fù)的責(zé)任，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案工作的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理制度、整理辦法，學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，而且要學(xué)習(xí)園林專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)、工程施工管理的政策規(guī)范等，真正做一個(gè)多面手。當(dāng)前比較迫切的是，盡快培訓(xùn)園林綠化工程施工單位的資料管理人員，使其懂得園林綠化工程檔案資料歸檔知識(shí)，達(dá)到規(guī)范園林綠化工程檔案資料歸檔的目的。同時(shí)對(duì)參加各方的人員培訓(xùn)，引導(dǎo)大家在簽訂合同時(shí)對(duì)參建單位設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確規(guī)定各方應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任，提交檔案資料的套數(shù)、質(zhì)量和時(shí)間等，最終實(shí)現(xiàn)園林綠化工程竣工資料交接與園林工程竣工驗(yàn)收同步舉行。園林工程檔案資料達(dá)不到完整、精確、系統(tǒng)要求的，沒(méi)有通過(guò)竣工資料交接驗(yàn)收的就不能組織園林綠化工程竣工驗(yàn)收，通過(guò)以上辦法使園林綠化工程檔案資料更加規(guī)范、完整和實(shí)用。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案資料工作人員的信息化培訓(xùn)，包括檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)；軟件操作和維護(hù)技能培訓(xùn)；網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等?？梢园褕@林綠化工程檔案資料管理編制成一套成熟的軟件管理程序，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和程序的推廣運(yùn)用，達(dá)到規(guī)范管理的目的。

4、重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化

然后就是要重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化，有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，有專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的儲(chǔ)存和管理，利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)將各個(gè)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)和立卷，并且簡(jiǎn)明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴(yán)格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面，也是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。積極適應(yīng)信息化帶來(lái)的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化、文件管理動(dòng)態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢(shì)，成為檔案管理工作的重中之重。

5、明確檔案收集渠道

園林綠化檔案管理工作與生產(chǎn)計(jì)劃部門(mén)的相關(guān)工作有著緊密聯(lián)系，要協(xié)調(diào)兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來(lái)說(shuō)，就是要緊密配合園林綠化修建工作進(jìn)度，依據(jù)工作進(jìn)度隨時(shí)做好檔案的編目與整理工作。園林綠化工作開(kāi)始之前，檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，核實(shí)可能產(chǎn)生變更的數(shù)據(jù)，并保存相關(guān)的工程文件；在園林綠化工作進(jìn)行過(guò)程中，園林綠化檔案管理人員要詳細(xì)記錄標(biāo)高復(fù)核記錄、苗木出圃單等一系列情況，要注意收集最新最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)以及具體的操作記錄等，并及時(shí)納入檔案管理體系；在園林綠化工作完成之后，則要對(duì)完結(jié)報(bào)告，資金決算、工作驗(yàn)收等所產(chǎn)生的一系列文字和音像資料進(jìn)行記錄和保管，要對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并根據(jù)檔案資料的利用價(jià)值和檔案性質(zhì)做好檔案號(hào)編排工作，以便進(jìn)行積極妥善的保存。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著城市建設(shè)如火如荼地展開(kāi)，園林綠化建設(shè)也日益發(fā)展起來(lái)，園林綠化檔案是園林綠化科技活動(dòng)中形成的具有保存和利用參考價(jià)值的原始記錄，對(duì)于促進(jìn)園林綠化工作的進(jìn)一步開(kāi)展有重要作用。園林綠化檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理資料的重視，解決檔案工作中存在的問(wèn)題，做好檔案管理工作，促進(jìn)城市建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

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