信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

牛函娟

摘 要：信息時(shí)代背景下，高效辦公室檔案管理工作也以信息化手段為主。但就目前高校辦公室檔案信息化管理形勢(shì)來(lái)看，仍存在一定制約性問(wèn)題，影響信息化水平的提高。下面文章將以此為切入點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)高校辦公室檔案管理信息化對(duì)策展開(kāi)詳細(xì)探討，使辦公室檔案管理工作在信息化時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效、科學(xué)管理，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校；辦公室檔案管理；創(chuàng)新

信息時(shí)代背景下，有力推進(jìn)了高效辦公室檔案管理工作改革和創(chuàng)新。信息時(shí)代信息化管理，使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子介質(zhì)管理創(chuàng)新，管理手段從手工到自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了改革的創(chuàng)新。針對(duì)這種時(shí)代背景和管理形式，加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新至關(guān)重要。就目前我國(guó)高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在一定制約性影響，阻礙了檔案管理工作改革進(jìn)程。下面文章將以此為切入點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)高校辦公室檔案管理信息化對(duì)策展開(kāi)詳細(xì)探討，使辦公室檔案管理工作在信息化時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效、科學(xué)管理，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

1 信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作存在的不足

1.1 信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差

信息時(shí)代下辦公室檔案管理工作環(huán)境更加開(kāi)放，管理理念上實(shí)現(xiàn)突破。但在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，辦公室檔案管理的信息風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加，如黑客的惡意攻擊等，直接給信息安全帶來(lái)隱患。辦公室檔案管理中包括重要部門(mén)的重要文件信息，如上級(jí)部門(mén)文件、各機(jī)關(guān)部門(mén)政策方針等等，都是重要的信息文件。這些文件中分為省級(jí)、學(xué)校文件，具有單一性特征，同時(shí)其保密性較高。目前辦公室檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此忽視了信息安全管理[1]。另外，即使在信息管理過(guò)程中按照正常的信息保存與管理，但由于技術(shù)水平限制以及管理能力有限，對(duì)信息安全的保護(hù)存在一定不足，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差，易造成檔案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人員素質(zhì)不高

信息時(shí)代下，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和普及成為社會(huì)主流形勢(shì)，使高校辦公室檔案管理有了更高的管理水平和管理質(zhì)量。但應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，除了具備專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)外還需要掌握全面管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的管理，促進(jìn)信息管理科學(xué)化、自動(dòng)化和智能化。例如，在檔案管理中要求管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和管理，掌握專(zhuān)業(yè)技能。由于目前檔案管理人員兼職較多，面對(duì)高技術(shù)管理要求，其自身綜合素質(zhì)不高，制約了信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

1.3 管理組織不健全

在調(diào)查中顯示發(fā)現(xiàn)目前高校檔案管理中主要依靠行政部門(mén)進(jìn)行管理，缺乏獨(dú)立的管理機(jī)制和管理組織，且制度體系尚不完善，沒(méi)有實(shí)行崗位責(zé)任制，即使一些高校設(shè)有獨(dú)立的組織，也往往流于形式，忽視了內(nèi)在管理的重要性[2]。由于管理組織的不完善，直接造成檔案管理工作缺失，對(duì)保管、保密等工作都沒(méi)有按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，易造成資料流失，影響檔案應(yīng)用效率。

2 加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新的有效對(duì)策分析

針對(duì)目前高校檔案管理工作形勢(shì)來(lái)看，在信息時(shí)代背景下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效應(yīng)用和管理，因此，為實(shí)現(xiàn)管理工作的改革和創(chuàng)新，要從多方面展開(kāi)詳細(xì)研究。要實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺(tái)的建立，將數(shù)字化管理形式應(yīng)用于檔案管理工作中，促進(jìn)數(shù)字化管理方式的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作改革。

2.1 檔案材料信息化處理

高校辦公室的檔案材料來(lái)源于學(xué)校開(kāi)展的日常工作和舉辦的各種日?；顒?dòng)中形成，并為一定目的保存下來(lái)的各種不同載體的文件材料。如會(huì)議記錄、會(huì)議決定、人事材料、財(cái)產(chǎn)登記本、重要電話(huà)記錄、收發(fā)電文、珍貴照片、錄音帶以及具有保留價(jià)值的各種文稿等。將檔案材料信息化、數(shù)字化就是利用技術(shù)手段將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，統(tǒng)一由系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的、完整的檔案信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)，使所有檔案信息都以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存[3]。在系統(tǒng)長(zhǎng)期管理工作中要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，要應(yīng)用層次化形式進(jìn)行逐步建立，從低到高，逐步推進(jìn)，為信息化管理打好基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)定義接口，打好自動(dòng)化管理基礎(chǔ)

當(dāng)前我國(guó)完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公、自動(dòng)化辦公的高校比例很低，有些高校辦公模式仍處于半手工半自動(dòng)化的管理模式（計(jì)算機(jī)輔助管理模式），文件的生成方式大都以電子文件的形式存在，多高校各學(xué)院缺乏全局和長(zhǎng)遠(yuǎn)的網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)規(guī)劃，各個(gè)部門(mén)之間的辦公軟件相對(duì)獨(dú)立，軟件之間缺少接口定義，信息數(shù)據(jù)兀余，重復(fù)勞動(dòng)。加之高校部門(mén)之間條塊分割現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏整體規(guī)劃，導(dǎo)致我國(guó)高校行政辦公信息資源不能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)共享[4]。所以說(shuō)，高校管理過(guò)程中要加大統(tǒng)籌規(guī)劃，通過(guò)各部門(mén)之間的信息共享和配合，定義通用接口平臺(tái)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的信息化，以最大限度發(fā)揮出信息時(shí)代下檔案管理的行政職能作用。

2.3 建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

信息化管理形式的應(yīng)用和創(chuàng)新，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理系統(tǒng)的建立。在系統(tǒng)中主要將各種檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，以便于快速檢索、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊?。?shí)現(xiàn)資源管理系統(tǒng)的建立，能夠?yàn)楦鱾€(gè)不同部門(mén)的工作人員提供所需信息，根據(jù)需要直接進(jìn)行信息檢索，充分體現(xiàn)出信息資源共享，提高信息應(yīng)用效率[5]。在檔案管理工作中，要充分認(rèn)識(shí)到管理工作創(chuàng)新的重要性，要逐漸完善工作內(nèi)部體系，加大重視力度，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)管理和完善。在高校檔案管理中，要將其管理系統(tǒng)與校園信息平臺(tái)管理結(jié)合在一起，統(tǒng)一管理?xiàng)l件下有利于管理工作創(chuàng)新進(jìn)程的進(jìn)一步推進(jìn)。

2.4 實(shí)行全面管理策略

針對(duì)信息化背景下的高校檔案管理工作，為有效實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)新管理，促進(jìn)檔案管理改革，就要運(yùn)用全面管理模式進(jìn)行推進(jìn)。一方面，學(xué)校要建立健全管理機(jī)制。完善管理機(jī)制的目的在于為檔案管理打好基礎(chǔ)，在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行規(guī)范管理，使管理行為有效落實(shí)[6]。同時(shí)，在管理機(jī)制的影響下能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，將檔案資料管理的全過(guò)程進(jìn)行高效監(jiān)督，從資料的收集到資料的歸檔，都以規(guī)范形式進(jìn)行。另一方面，要加大檔案管理工作的人才培養(yǎng)。目前高校辦公室檔案管理工作主要是由非專(zhuān)業(yè)人士或兼職人員管理，既缺乏專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，同時(shí)信息化管理技術(shù)也有一定缺失，使檔案管理工作效率受到較大限制。因此，在信息時(shí)代下，要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，提高管理人員的責(zé)任感，促進(jìn)綜合能力的培養(yǎng)和提高。主要可以通過(guò)教育培訓(xùn)的形式進(jìn)行管理能力的培養(yǎng)，在培訓(xùn)過(guò)程中促進(jìn)管理人員的交流和學(xué)習(xí)，提高培訓(xùn)效率，達(dá)到自身素質(zhì)提升的目的。另外，還要全面增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從安全意識(shí)、信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及保密意識(shí)等，完善管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，優(yōu)化管理效果，在管理人員獲得新技術(shù)、新理念的同時(shí)，有效提高辦公室管理效率，推進(jìn)管理工作改革和創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]徐淑鳳，董娟，付燕.信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2004，5：119-121.

[2]張玉華.關(guān)于信息時(shí)代高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展問(wèn)題的思考[J].北京交通管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，3：34-37.

[3]李鈺.中外合作辦學(xué)模式下高校檔案管理研究[D].蘇州大學(xué)，2013.

[4]鄭國(guó)紅.論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新—以高校檔案管理工作為例[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2014.

[5]鄒波.基于網(wǎng)絡(luò)的高校辦公室行政辦公管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[D].山東師范大學(xué)，2004.

[6]曹衛(wèi)芳.信息時(shí)代高校檔案工作的創(chuàng)新探討[J].山西教育（教師教學(xué)），2009，2：63-64.