信息化環(huán)境下政府采購(gòu)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)分析及應(yīng)對(duì)研究

秦玲

摘 要：在信息化環(huán)境下，國(guó)家政府部門開始逐漸關(guān)注信息化技術(shù)的運(yùn)用，并逐漸將其融入到政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)管理工作中。以筆者所在的土地房屋權(quán)屬登記中心而言，作為政府采購(gòu)活動(dòng)的參與者，在信息化環(huán)境下，其政府采購(gòu)工作質(zhì)量以及效率都有了極大的改善。但是，在這一形勢(shì)下，政府采購(gòu)參與部門的內(nèi)部控制工作也面臨著一些挑戰(zhàn)，對(duì)預(yù)算編報(bào)、計(jì)劃申報(bào)、計(jì)劃執(zhí)行、履約驗(yàn)收以及資金支付環(huán)節(jié)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而找到其中的問(wèn)題及其可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于提升政府采購(gòu)內(nèi)控工作有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 政府采購(gòu) 內(nèi)部控制 關(guān)鍵點(diǎn)

在信息化環(huán)境下，依托科學(xué)、完善的內(nèi)部控制能夠很好地對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全面的掌控和管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)的成本最優(yōu)化、流程公開化、透明化和規(guī)范化，以及結(jié)果合理化等目標(biāo)。上述工作目標(biāo)需要以健全的內(nèi)部控制為基礎(chǔ)，通過(guò)主抓內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。筆者任職于事業(yè)單位，有比較豐富的政府采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的工作實(shí)際以及借鑒相關(guān)資料文獻(xiàn)研究結(jié)果，筆者認(rèn)為在政府采購(gòu)過(guò)程中，所有的工作主要是圍繞內(nèi)部控制涉及的諸多關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)展開的。因此，對(duì)自身政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行梳理和分析，并提出相應(yīng)的措施，能夠很好地完善自身內(nèi)部控制體系建設(shè)，提升信息化采購(gòu)的執(zhí)行力，加強(qiáng)支出管理，預(yù)防政府采購(gòu)中的腐敗問(wèn)題的滋生。

一、信息化環(huán)境下政府采購(gòu)內(nèi)部控制中主要關(guān)鍵點(diǎn)分析

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，筆者結(jié)合多年的政府采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)政府采購(gòu)內(nèi)部控制中存在的關(guān)鍵點(diǎn)及其所涉及的主要問(wèn)題進(jìn)行梳理分析：

（一）采購(gòu)預(yù)算編報(bào)環(huán)節(jié)問(wèn)題分析

在政府采購(gòu)內(nèi)部控制中，預(yù)算編報(bào)是第一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是后期工作的基礎(chǔ)。在這個(gè)環(huán)節(jié)常見的問(wèn)題有：（1）在預(yù)算編報(bào)中，各個(gè)部門對(duì)其自身的職責(zé)認(rèn)識(shí)不清晰，大多數(shù)非財(cái)務(wù)部門片面地認(rèn)為預(yù)算編報(bào)僅是財(cái)務(wù)部門的工作，與自己所在部門關(guān)系不大，這就使得在這個(gè)環(huán)節(jié)中部門之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)，容易導(dǎo)致產(chǎn)生缺乏事實(shí)依據(jù)、盲目編制采購(gòu)預(yù)算等現(xiàn)象。（2）相關(guān)單位管理層以及主要負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)算編報(bào)工作缺乏重視，對(duì)這項(xiàng)工作沒(méi)有給予較多的關(guān)注和管理。（3）在政府采購(gòu)預(yù)算中，預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)商品價(jià)格信息的獲得缺乏實(shí)時(shí)有效性，與當(dāng)前的市場(chǎng)現(xiàn)狀不能有效地銜接，這就使得預(yù)算編制結(jié)果缺乏科學(xué)性和應(yīng)用性，不能有效地指導(dǎo)后期的采購(gòu)工作。

（二）采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)問(wèn)題分析

在采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題主要有：（1）存在著沒(méi)有按照預(yù)算來(lái)開展采購(gòu)或者發(fā)生了先采購(gòu)后申報(bào)的現(xiàn)象。這一問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)項(xiàng)目失實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。（2）在采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)中還存在超預(yù)算申請(qǐng)采購(gòu)資金的問(wèn)題，使得在預(yù)算控制下，采購(gòu)資金沒(méi)有辦法得到足額的支付。（3）為了規(guī)避公開招標(biāo)，在計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)將同類項(xiàng)目化整為零分期申報(bào)的現(xiàn)象，這極易導(dǎo)致一些違法違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)問(wèn)題分析

在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)，主要工作為招投標(biāo)管理。在招投標(biāo)管理中，存在的主要問(wèn)題有：（1）招投標(biāo)管理中涉及的人員存在問(wèn)題。如供應(yīng)商或采購(gòu)人在這個(gè)環(huán)節(jié)為了達(dá)到中標(biāo)的目的或者實(shí)現(xiàn)某種私利會(huì)采取一些違規(guī)的操作，在采購(gòu)行為中出現(xiàn)不良表現(xiàn)。（2）招投標(biāo)評(píng)審人員專業(yè)性不夠，素養(yǎng)較低，常會(huì)導(dǎo)致評(píng)標(biāo)結(jié)果受評(píng)審專家主觀因素的影響，造成評(píng)標(biāo)不公平、不公正。甚至?xí)嬖谠u(píng)審專家與供應(yīng)商或采購(gòu)商進(jìn)行串通的違法行為。（3）整個(gè)招投標(biāo)流程缺乏公開性、透明性，公示的途徑較為保守和小眾。

（四）合同執(zhí)行環(huán)節(jié)問(wèn)題分析

合同執(zhí)行環(huán)節(jié)包括采購(gòu)合同的簽訂和履約驗(yàn)收兩個(gè)主要工作內(nèi)容。在合同簽訂中，有時(shí)會(huì)發(fā)生沒(méi)有按照中標(biāo)價(jià)簽訂合同，而是高于中標(biāo)價(jià)格簽訂合同的現(xiàn)象。在履約驗(yàn)收中，會(huì)出現(xiàn)驗(yàn)收小組人員缺乏相關(guān)資質(zhì)，驗(yàn)收時(shí)忽略產(chǎn)品質(zhì)量等問(wèn)題。

（五）資金支付環(huán)節(jié)問(wèn)題分析

在資金支付環(huán)節(jié)，常見問(wèn)題為沒(méi)有及時(shí)支付采購(gòu)資金，或者支付的采購(gòu)金額與合同金額存在一定程度的差別。這不僅影響了政府的信譽(yù)，同時(shí)還以滋生一些違法違紀(jì)的問(wèn)題，導(dǎo)致政府形象的下降，引起不良的社會(huì)反響。

二、基于關(guān)鍵點(diǎn)分析的政府采購(gòu)內(nèi)部控制工作提升及應(yīng)對(duì)策略探討

針對(duì)上述涉及的幾個(gè)政府采購(gòu)內(nèi)控工作中的關(guān)鍵點(diǎn)，筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及借鑒其他體制類型企業(yè)的成功案例，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手對(duì)內(nèi)控工作加以提升和完善：

（一）明確部門職責(zé)，避免盲目編制采購(gòu)預(yù)算，確保政府采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目合理性

在政府采購(gòu)內(nèi)控管理中，預(yù)算編制工作是個(gè)系統(tǒng)性非常強(qiáng)的工作，其工作范圍不僅涉及財(cái)務(wù)部門，還涉及到事業(yè)單位的其他各個(gè)部門。針對(duì)在此環(huán)節(jié)，各個(gè)部門間職責(zé)不清，配合度差的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)從以下方面著手改善：（1）在政府采購(gòu)工作中，作為負(fù)責(zé)主要工作（牽頭以及匯總）的單位財(cái)務(wù)部門，要加強(qiáng)對(duì)自身工作職責(zé)的認(rèn)知，要具備夯實(shí)的專業(yè)技能以及素養(yǎng)水平。（2）財(cái)務(wù)部門要負(fù)責(zé)向單位的其他部門普及和培訓(xùn)政府采購(gòu)預(yù)算的相關(guān)知識(shí)，用來(lái)提高其他部門對(duì)預(yù)算編制工作的重視度，同時(shí)提高其相關(guān)技能，以便在預(yù)算編報(bào)環(huán)節(jié)提高與財(cái)務(wù)部門的配合度。（3）單位管理層或內(nèi)控部門要將財(cái)務(wù)部門與其他部門統(tǒng)一起來(lái)，建立綜合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，便于相互協(xié)同，提高預(yù)算編報(bào)的效率、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（4）要引進(jìn)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)及商品價(jià)格信息系統(tǒng)控制，確保政府采購(gòu)預(yù)算金額受市場(chǎng)機(jī)制約束。這需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，在政府采購(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)與外界的網(wǎng)絡(luò)信息之間搭建起有效信息溝通的橋梁。筆者所在城市政府大力促進(jìn)政府采購(gòu)信息化建設(shè)，已打造了政府采購(gòu)電子交易網(wǎng)、政府采購(gòu)信息公開網(wǎng)和政府采購(gòu)電子管理系統(tǒng)三大系統(tǒng)，如能在這三大系統(tǒng)之間以及三大系統(tǒng)與外界網(wǎng)絡(luò)信息間搭建起信息溝通渠道，通過(guò)這個(gè)渠道實(shí)現(xiàn)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以及商品價(jià)格信息的實(shí)時(shí)更新和系統(tǒng)控制，便能夠有效地避免編制采購(gòu)預(yù)算的盲目性，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目的合理化。

（二）在采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)環(huán)節(jié)引入信息系統(tǒng)控制，有效約束相關(guān)部門的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)行為

為了規(guī)避上述提及的各種在政府采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，事業(yè)單位要在采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)及執(zhí)行環(huán)節(jié)引入信息系統(tǒng)控制，從而實(shí)現(xiàn)有效約束各個(gè)部門采購(gòu)行為的目的。（1）要及時(shí)更新和維護(hù)政府采購(gòu)電子管理系統(tǒng)信息，設(shè)置系統(tǒng)控制程序，用來(lái)在申報(bào)采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)對(duì)預(yù)算指標(biāo)的有無(wú)進(jìn)行系統(tǒng)化的自動(dòng)檢測(cè)，以區(qū)別申報(bào)項(xiàng)目的真實(shí)性，這能夠有效防止無(wú)預(yù)算采購(gòu)或先采購(gòu)后申報(bào)的現(xiàn)象。（2）當(dāng)采購(gòu)申報(bào)計(jì)劃超過(guò)預(yù)算時(shí)，該系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額，通過(guò)程序來(lái)控制申請(qǐng)金額不能超多預(yù)算金額。（3）該系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示同類項(xiàng)目上次申報(bào)時(shí)間，通過(guò)程序有效控制申報(bào)時(shí)間間隔不能小于規(guī)定時(shí)間，一旦超出控制要求，系統(tǒng)會(huì)做出提示。這樣能夠有效避免同類項(xiàng)目在一定時(shí)期進(jìn)行多次的重復(fù)申報(bào)。

（三）創(chuàng)新招投標(biāo)管理流程，嚴(yán)守流程的公開、公正性

在招投標(biāo)管理中，為了確保整個(gè)流程的公平、公開性，需要做到以下幾點(diǎn)：（1）要做好供應(yīng)商和采購(gòu)人的管理。在供應(yīng)商方面，要通過(guò)采購(gòu)人、采購(gòu)執(zhí)行部門、評(píng)審專家的反饋意見，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，處于最后等級(jí)的供應(yīng)商被暫時(shí)或永久取消參與政府采購(gòu)資格。在采購(gòu)人方面，單位自身要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選，確定合格的采購(gòu)負(fù)責(zé)人，同時(shí)要制定嚴(yán)格的制度來(lái)規(guī)范采購(gòu)人的各項(xiàng)活動(dòng)，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制來(lái)監(jiān)管采購(gòu)人的行為。（2）要做好專家評(píng)審人的管理。在某個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目招投標(biāo)工作開始前，要采用科學(xué)的方式抽取專家，建立專家抽選回避機(jī)制，同時(shí)為了避免評(píng)審專家事先與采購(gòu)人、供應(yīng)商進(jìn)行串通，要建立評(píng)審專家自動(dòng)語(yǔ)音抽取系統(tǒng)，在監(jiān)督下，采購(gòu)執(zhí)行部門隨機(jī)語(yǔ)音抽取專家，減少人為因素影響。在完成抽選后，要對(duì)專家信息進(jìn)行加密儲(chǔ)存。另外，在評(píng)審過(guò)程中，要隨時(shí)對(duì)評(píng)審專家在評(píng)標(biāo)過(guò)程中的表現(xiàn)及供應(yīng)商、采購(gòu)人等的反饋信息進(jìn)行評(píng)價(jià)，記錄其不良行為，及時(shí)終止不合格專家的評(píng)審資格。（3）為了保證評(píng)標(biāo)流程的公開、透明，公示制度的嚴(yán)格到位，要借助信息技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等新媒體向公眾及時(shí)通報(bào)招投標(biāo)工作的進(jìn)展情況，將整個(gè)招投標(biāo)流程暴露在利益相關(guān)者的監(jiān)督之下。

在招投標(biāo)的后續(xù)階段合同管理是重點(diǎn)工作。為了確保合同簽訂價(jià)格與中標(biāo)價(jià)一致，要完善政府采購(gòu)電子管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)合同網(wǎng)簽功能，并由該系統(tǒng)來(lái)控制合同金額，這樣就能夠避免人為地隨意更改合同金額等相關(guān)信息。另外，在合同履行階段，為了確保驗(yàn)收結(jié)果的合理，采購(gòu)單位負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，第三方驗(yàn)收機(jī)構(gòu)和未中標(biāo)供應(yīng)商參與，采購(gòu)執(zhí)行部門不得參加。要嚴(yán)格按照采購(gòu)合同進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)商品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格的查驗(yàn)，確保資產(chǎn)安全完整、質(zhì)量合格。

（四）制定并遵守嚴(yán)格的資金支付管理辦法及流程，強(qiáng)化審計(jì)功能

為了規(guī)范資金支付工作，需要制定相關(guān)的管理辦法與流程，并保證該辦法與流程得到嚴(yán)格的遵守，合理保證資金支付行為、支付時(shí)間、支付條件、支付金額不與合同約定發(fā)生偏差。在信息化環(huán)境下，通過(guò)完善政府采購(gòu)電子管理系統(tǒng)功能，可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)履約付款提示和支付金額控制。在合同網(wǎng)簽過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)提取資金支付條件，當(dāng)完成貨物驗(yàn)收并確認(rèn)合格或達(dá)到其他合同約定的資金支付條件后，系統(tǒng)可以進(jìn)行自動(dòng)提示付款并按照合同約定控制支付金額，這樣能夠避免因人為因素導(dǎo)致的支付金額不足以及支付不及時(shí)或超出合同約定支付資金的問(wèn)題。另外，同時(shí)還要強(qiáng)化外部監(jiān)督，即在政府采購(gòu)部門外部設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)，審計(jì)機(jī)構(gòu)人員不能與采購(gòu)部門人員交叉，對(duì)整個(gè)采購(gòu)及資金支付情況進(jìn)行定期審計(jì)。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛的應(yīng)用在政府采購(gòu)活動(dòng)當(dāng)中。在此背景下，本文以信息化為立足點(diǎn)，著重分析政府采購(gòu)內(nèi)部控制工作中存在的幾個(gè)主要關(guān)鍵點(diǎn)：采購(gòu)預(yù)算編報(bào)、采購(gòu)計(jì)劃制定及執(zhí)行、采購(gòu)合同執(zhí)行以及采購(gòu)資金支付。在對(duì)這些關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行了梳理和分析的過(guò)程中，找到其存在的主要問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題加以分析和探討，進(jìn)而有針對(duì)性的提出在信息化環(huán)境下提升政府采購(gòu)內(nèi)部控制工作水平的有效措施。

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作者簡(jiǎn)介：

秦 玲 （1983年-），女，重慶人，重慶市大渡口土地房屋權(quán)屬登記中心財(cái)務(wù)科，會(huì)計(jì)師，研究生學(xué)歷，研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部控制。