談職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作

陳玉姐

圖書檔案是學(xué)校教師和學(xué)生進(jìn)行科研、學(xué)習(xí)和拓展知識眼界的重要資料，是一部關(guān)于學(xué)校歷史和發(fā)展的靜態(tài)呈現(xiàn)。從圖書檔案的延續(xù)中，我們可以清晰地看到學(xué)校在辦學(xué)方向和特色上的轉(zhuǎn)變和著力點(diǎn)，它為學(xué)校未來的發(fā)展指引著前進(jìn)的方向。隨著科技進(jìn)步和社會的發(fā)展，以及師生認(rèn)知水平和整體素質(zhì)的提升，中職學(xué)校的圖書檔案管理工作越來越受到關(guān)注。

1.職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)

（1）圖書檔案陳舊且結(jié)構(gòu)混亂。盡管當(dāng)前大多數(shù)職業(yè)學(xué)校都建成一定規(guī)模的圖書館，并且收藏的圖書和檔案資料也不在少數(shù)，但是圖書檔案陳舊、種類雜亂、標(biāo)目不清和結(jié)構(gòu)混亂卻普遍存在。很多圖書檔案由于年代久遠(yuǎn)且管理不善，使得其完整性和完好性大打折扣。

（2）圖書檔案數(shù)字化管理水平低下。職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理較多沿用以往的人工紙質(zhì)存儲，而電子、音響、數(shù)字等現(xiàn)代儲存媒介的使用很少，在一些更為落后的中職學(xué)校的圖書檔案管理中甚至不曾出現(xiàn)和使用。這不僅加重了圖書檔案的管理難度和復(fù)雜度，而且嚴(yán)重制約了中職學(xué)校圖書檔案數(shù)字化管理水平的提升和學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（3）圖書檔案再利用率較低。由于圖書檔案管理能力的欠缺和圖書檔案利用意識的淡薄，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理多采用封閉或者是半封閉的管理模式，圖書檔案被作為學(xué)校發(fā)展的歷史資料存放起來，常年堆積在檔案室，很少被拿出來重新研究并加以利用。圖書檔案都被束之高閣，鮮有人問津，更不用說拿來作為學(xué)科建設(shè)和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃構(gòu)建的參考資料。圖書檔案再利用率偏低的現(xiàn)象在多數(shù)中職學(xué)校普遍存在。

2.職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作中存在的問題

（1）管理制度不健全。職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理缺乏健全的可操作的管理工作制度，是造成當(dāng)前圖書檔案管理存在諸多問題的重要原因。因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)的管理制度，即便是在校圖書檔案管理工作人員也會因?yàn)闆]有制度的約束而玩忽職守，不思改進(jìn)工作方法。管理制度不健全也在某種程度上暴露了中職學(xué)校管理上的欠缺和責(zé)任意識松散等問題。

（2）管理人員素質(zhì)較差。當(dāng)前職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理多數(shù)被作為“福利”崗位來照顧個別教職家屬或者是離退人員。這類工作人員一方面年齡比較大，接受新事物和新工作，管理模式的能力較低，另一方面他們的知識水平一般較低，而且缺乏專業(yè)系統(tǒng)的圖書檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，專業(yè)知識不足，這都使得職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作的管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，也使得圖書檔案管理問題層出不窮。

（3）管理投入不到位。不管是由于學(xué)校的擴(kuò)展，發(fā)展重心向教學(xué)科研等領(lǐng)域傾斜，還是由于中職學(xué)校連年擴(kuò)招而國家專項(xiàng)資金補(bǔ)助不足之間矛盾的加劇，都使得職業(yè)學(xué)校對其圖書檔案管理工作的資金投入不夠。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于圖書檔案管理工作的不重視，使本來應(yīng)該投入到圖書檔案管理工作上的資金向?qū)W校重點(diǎn)項(xiàng)目上傾斜，加劇了管理投入不足的影響。

3.加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理工作的措施

（1）提高意識，健全管理制度。要想切實(shí)加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作水平，就需要從根本上提高學(xué)校決策者和管理者的圖書檔案管理意識，只有具備較高的思想意識，才會把理念和策略付諸實(shí)踐，才會推動職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作更上一個臺階。另外，有了充分的圖書檔案管理工作意識和理念，還要將這種思想付諸實(shí)踐，健全管理制度，將管理中的人員配組方式、具體管理工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)以及管理獎懲制度等都要詳細(xì)系統(tǒng)地寫入圖書檔案管理工作制度中，還要成立監(jiān)督小組，使制度得以有效執(zhí)行。

（2）配備專職管理人員并提升其素質(zhì)。圖書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性要求較高的工作，對圖書檔案歸檔、編目、保存、查閱、檢查、修復(fù)等一系列環(huán)節(jié)的工作都有細(xì)致的要求。例如，紙質(zhì)圖書檔案在保存過程中如何防潮、防蟲，以及圖書檔案出現(xiàn)損害時如何修復(fù)，甚至是電子圖書檔案數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和升級換代等，這些都離不開專業(yè)專職的圖書檔案管理人員，而且對這些工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求也是比較高的。因此，配備專業(yè)專職的圖書檔案管理人員，并且通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)一步提升他們的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對于提升職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作水平有著至關(guān)重要的作用。

（3）引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，提高數(shù)字化管理水平。傳統(tǒng)依靠人工進(jìn)行圖書檔案管理，不僅費(fèi)時費(fèi)力，還不利于保存和完善，因此轉(zhuǎn)變繁瑣的人工管理模式，提升數(shù)字化管理水平成為職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作創(chuàng)新的重要舉措。引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，特別是計算機(jī)管理輔助設(shè)備，建立圖書檔案信息庫，拓展網(wǎng)絡(luò)交流平臺，讓圖書檔案管理更加便捷輕松，也讓利用查閱圖書檔案變得不再費(fèi)時費(fèi)力。

盡管當(dāng)前大多數(shù)職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理工作還存在諸多不足和缺陷，主要表現(xiàn)在管理制度上的松散、管理人才的短缺，還有管理設(shè)備設(shè)施的落后等多方面，但是我們相信隨著各職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理意識的提升，圖書檔案管理工作將取得一定的發(fā)展。