外貿(mào)實(shí)務(wù)交際中商務(wù)英語(yǔ)信函的表達(dá)探析

陳利霞

[摘 要]隨著世界在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的聯(lián)系日益密切，人類(lèi)必須要具備更好的跨文化交流能力，來(lái)應(yīng)對(duì)從世界各國(guó)涌入的文化信息，商務(wù)外貿(mào)活動(dòng)是目前跨文化交流最密切的領(lǐng)域之一，商務(wù)英語(yǔ)信函則在外貿(mào)活動(dòng)中作為溝通的媒介，影響著商務(wù)活動(dòng)的發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)全球化的影響下更要求商務(wù)人士能夠掌握跨文化交流技巧。本文將結(jié)合外貿(mào)實(shí)務(wù)的具體情況，總結(jié)商務(wù)英語(yǔ)信函在外貿(mào)實(shí)務(wù)交際活動(dòng)中的重要作用，并探析商務(wù)英語(yǔ)信函的表達(dá)技巧。

[關(guān)鍵詞]商務(wù)英語(yǔ)；信函；作用；表達(dá)技巧

現(xiàn)如今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最主要特點(diǎn)就是經(jīng)濟(jì)全球化，在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景之下，世界各國(guó)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都逐漸超越國(guó)界，不僅限于本國(guó)范圍內(nèi)的貿(mào)易往來(lái)，更注重通過(guò)對(duì)外貿(mào)易、資本流動(dòng)、技術(shù)共享等方面的互動(dòng)往來(lái)逐步形成涵蓋全球范圍在內(nèi)的有機(jī)經(jīng)濟(jì)整體，可以說(shuō)經(jīng)濟(jì)全球化是商品、技術(shù)、信息、人員等生產(chǎn)要素跨地區(qū)的一種流動(dòng)發(fā)展。近年來(lái)，我國(guó)與其他國(guó)家的貿(mào)易往來(lái)日益密切，對(duì)外開(kāi)放的程度不斷增強(qiáng)，這就更要求我國(guó)商務(wù)士人在具備商務(wù)貿(mào)易能力和職業(yè)道德素質(zhì)的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該具備跨文化交流的能力，而寫(xiě)好商務(wù)英語(yǔ)信函則是貿(mào)易雙方構(gòu)建良好和諧的合作關(guān)系的重要橋梁，對(duì)商務(wù)活動(dòng)的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。與此同時(shí)，中西方不同的文化背景和傳統(tǒng)習(xí)慣，讓漢語(yǔ)和英語(yǔ)兩種語(yǔ)言在表達(dá)運(yùn)用上存在巨大差異，這給商務(wù)人士寫(xiě)作商務(wù)英語(yǔ)信函提出了更高的要求。總之，在外貿(mào)實(shí)務(wù)交際過(guò)程中，必須重視商務(wù)英語(yǔ)信函的作用。

一、商務(wù)英語(yǔ)信函在外貿(mào)實(shí)務(wù)交際活動(dòng)中的作用

在商務(wù)貿(mào)易活動(dòng)中所使用的專(zhuān)業(yè)英語(yǔ)就是所謂的商務(wù)英語(yǔ)，它和我們?nèi)粘Ｋ褂玫挠⒄Z(yǔ)不同，有著屬于西方文化傳統(tǒng)的表達(dá)方式和習(xí)慣，商務(wù)英語(yǔ)的涵蓋范圍也比較廣，包括商務(wù)英語(yǔ)信函、商品信息、商貿(mào)信息、商務(wù)合同等，其中，商務(wù)英語(yǔ)信函是貿(mào)易雙方進(jìn)行溝通交流的重要橋梁，是用作為世界通用語(yǔ)言之一的英語(yǔ)進(jìn)行寫(xiě)作，用紙張、電子郵件等方式傳遞商貿(mào)信息等內(nèi)容，這種方式已經(jīng)逐漸成為商貿(mào)活動(dòng)的重要媒介手段。

正由于商務(wù)英語(yǔ)和日常英語(yǔ)存在較大差別，一個(gè)詞的不恰當(dāng)運(yùn)用可能會(huì)產(chǎn)生不同的意思，讓貿(mào)易雙方的交流產(chǎn)生分歧，因此，商務(wù)英語(yǔ)信函也有著獨(dú)特的表達(dá)技巧，往往一封用語(yǔ)得當(dāng)、表達(dá)巧妙的商務(wù)英語(yǔ)信函能夠給貿(mào)易伙伴留下良好的印象，從而進(jìn)一步推動(dòng)雙方的商貿(mào)活動(dòng)的發(fā)展，相反，一封措辭隨意、用語(yǔ)散漫的商務(wù)英語(yǔ)信函則可能會(huì)導(dǎo)致商貿(mào)交流的失敗。除此之外，雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，貿(mào)易雙方的溝通方式變得多元化、頻繁化，但商務(wù)英語(yǔ)信函仍然是外貿(mào)實(shí)務(wù)交際活動(dòng)中不可或缺的重要內(nèi)容，這是因?yàn)樯虅?wù)英語(yǔ)信函本身具備法律效益，能夠作為雙方貿(mào)易往來(lái)的法律證據(jù)，與此同時(shí)，商務(wù)英語(yǔ)信函的專(zhuān)業(yè)性也讓其內(nèi)容更為詳細(xì)透徹，一些具體的商務(wù)細(xì)節(jié)都能夠在商務(wù)英語(yǔ)信函中表達(dá)清楚，對(duì)于產(chǎn)生質(zhì)疑的問(wèn)題也能夠分析徹底。隨著世界在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的聯(lián)系日益密切，商務(wù)英語(yǔ)信函在外貿(mào)實(shí)務(wù)交際活動(dòng)中的作用也將越來(lái)越重要，而如何才能寫(xiě)好一封商務(wù)英語(yǔ)信函，做到措辭得當(dāng)，那就必須要了解商務(wù)英語(yǔ)信函的表達(dá)技巧。

二、商務(wù)英語(yǔ)信函的表達(dá)技巧

1.正確選擇商務(wù)英語(yǔ)信函格式

目前的商務(wù)英語(yǔ)信函格式主要有三種，分別是：縮行式、平頭式以及改良版的平頭式。第一種縮行式，這是一種較為傳統(tǒng)的英國(guó)式信函格式，形式嚴(yán)謹(jǐn)正規(guī)，信頭居中，日期寫(xiě)在信函的右上方，而結(jié)尾的謙稱(chēng)通常采取居中格式或是從中間開(kāi)始寫(xiě)，信函在每一段落開(kāi)始處都需要縮進(jìn)4～5個(gè)字幕?？s行式信函的優(yōu)點(diǎn)主要是能夠吸引人注意，條理清晰，便于閱讀，但是其缺點(diǎn)是在打字過(guò)程中較為復(fù)雜。第二種平頭式，這是一種美國(guó)常用的信函格式，隨著美國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種信函格式的使用率也日益頻繁。平頭式要求信函在書(shū)寫(xiě)日期、地址、稱(chēng)呼、正文各段落以及結(jié)尾謙稱(chēng)時(shí)，都要從左向右寫(xiě)，同時(shí)要采取左對(duì)齊的格式。平頭式信函的優(yōu)點(diǎn)是內(nèi)容簡(jiǎn)潔、結(jié)構(gòu)緊湊，在打字或書(shū)寫(xiě)時(shí)也較為便捷。第三種改良版的平頭式，它是綜合了前兩種信函格式的特點(diǎn)，在現(xiàn)如今的商貿(mào)活動(dòng)中廣泛使用，改良版的平頭式在信函開(kāi)始處往往采用平頭式的格式，而其他內(nèi)容則套用縮行式的格式。

2.巧妙選擇商務(wù)英語(yǔ)信函的表達(dá)

商務(wù)英語(yǔ)信函的重要作用決定了其表達(dá)應(yīng)該盡量規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，避免像日常英語(yǔ)一樣的口語(yǔ)化傾向。首先，在選詞時(shí)盡量選擇禮貌、謙遜的詞語(yǔ)，例如“Please count me in on this project. （請(qǐng)把我也算入這項(xiàng)計(jì)劃的參與者）”，“please”一次表現(xiàn)了書(shū)寫(xiě)者的謙遜禮貌。同時(shí)，在寫(xiě)稱(chēng)呼時(shí)，不應(yīng)該直呼其名，而應(yīng)該寫(xiě)上對(duì)方的職位等稱(chēng)號(hào)，例如“manager（經(jīng)理）”、“president（董事長(zhǎng)）”等，讓對(duì)方從稱(chēng)呼當(dāng)中感受到尊重。第二，商務(wù)英語(yǔ)信函中應(yīng)該多使用here、there、where加上to、in、before、for等復(fù)合副詞以及古體詞，這種用詞雖然在日常英語(yǔ)中使用較少，但是其具有濃厚的文化傳統(tǒng)，是一種較為正式的用語(yǔ)形式，體現(xiàn)出信函的莊重嚴(yán)肅。第三，商務(wù)英語(yǔ)信函在用詞時(shí)應(yīng)該避免歧義，表達(dá)準(zhǔn)確，例如“They should cover TPND on my order.（他們應(yīng)該在我的訂單貨物上投保偷竊提貨不著險(xiǎn)） ”，其中“TPND”是“Theft，Pilferage and Non-Delivery”的縮寫(xiě)，也就是偷竊提貨不著險(xiǎn)的意思，這種縮寫(xiě)必須拼寫(xiě)正確，否則就會(huì)失之毫厘差之千里，造成理解上的錯(cuò)誤。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著中國(guó)與世界各國(guó)的貿(mào)易往來(lái)日益密切，商務(wù)英語(yǔ)信函在外貿(mào)實(shí)務(wù)交際活動(dòng)中的重要作用也逐漸被我國(guó)商務(wù)人士所重視，成為貿(mào)易雙方溝通交流的重要橋梁，而要寫(xiě)好一封商務(wù)英語(yǔ)信函卻不是容易的事，需要書(shū)寫(xiě)者在充分了解西方文化傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，熟悉商務(wù)英語(yǔ)信函格式，巧妙選擇英語(yǔ)用詞表達(dá)，只有這樣才能提高商務(wù)英語(yǔ)信函水平，不斷促進(jìn)中外貿(mào)易活動(dòng)發(fā)展。

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