中職學校檔案管理工作的信息化研究

譚彥梅

摘 要：中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢，管理工作要保證工作的規(guī)范化和標準化，建設高質量的檔案信息數據庫，利用數字化工具更新檔案信息內容，全面發(fā)揮檔案信息化人才作用。從三個方面進行了中職學校檔案信息化工作開展的全面研究。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；數據庫

檔案管理是學校管理的重要基礎工作，涵蓋學校管理、教育教學活動、教育科研工作和教育督導評估等重要資料的管理。傳統(tǒng)的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術的發(fā)展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優(yōu)勢逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發(fā)揮信息優(yōu)勢輔助和細化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢。本文從三個方面進行了中職學校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設高質量的檔案信息數據庫

中職學校檔案信息化建設必須要重視信息數據庫的建設，因為一直以來中職檔案管理工作往往會因為缺乏信息化內容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲模式也容易出現檔案內容的損壞、丟失等問題，檔案數據庫的建設能夠解決這些問題，為了建設高質量的檔案信息數據庫要從這幾方面做起：首先，要建設高質量的檔案信息數據庫，將所有的紙化檔案進行重點篩選，完成信息數據庫的建設。按照《紙質檔案數字化技術規(guī)范》，對原有館藏傳統(tǒng)載體檔案進行數字化轉換。其次，要實現數據庫的共享建設。在共享建設的過程中要按數據庫用戶數量、連接系統(tǒng)的數量等來確定優(yōu)先順序。在此基礎上進行共享數據庫的邏輯結構設計。通過數據庫共享建設中職學校校內的各類檔案之間可以共享，保證不同側重點的檔案管理內容能夠實現共同管理，信息共享，避免了重復工作；校外的相關信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內容與其他高等院校、相關用人企業(yè)之間可以進行信息溝通，保證中職學生能夠獲得更高學歷進修、參加企業(yè)內部招聘的機會。

二、數字化工具更新檔案信息內容

檔案建設最為復雜的內容就是需要不斷地更新信息內容，諸如學生的基本情況、教師的學歷情況、學校的發(fā)展歷程等都需要隨著時間的推進而不斷發(fā)展。在信息化檔案管理建設的過程中，可以利用數字化工具進行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數據化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數據庫更新平臺，并在原有的數據庫基礎上開展、更新工作，保證滿足中職學校的人事、教育教學等檔案內容的隨時更新，并保證對檔案內容的管理更為標準化、可視化、自動化，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、兼容性、整體性和延續(xù)性。其次，在進行數字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當文件保存系統(tǒng)自動升級時，保存在系統(tǒng)內的檔案將隨系統(tǒng)的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數據庫的穩(wěn)定性，使得原有的內容能夠備份保留。另外，在進行更新管理的過程中要對數字化檔案資源進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別文件加密等設置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發(fā)揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發(fā)揮管理人才的能動作用，因為任何先進的技術和設備都需要人的能動操作，在這個過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強技能培訓。中職學校檔案信息化建設過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質載體匯集成系統(tǒng)檔案信息，以數字化方式輸入計算機上網。（2）利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理。（3）直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術，保證能夠隨時進行數據庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強的檔案管理素質。（1）較強的檔案保密能力，能夠隨時保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質要求自己，尤其是面對信息化的檔案內容要有檔案保密的技術應用能力。（2）有合理化應用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應用。為了實現這些能力，中職學校要組織檔案工作人員進行培訓。對于新任檔案員工作的教師要進行崗位培訓，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學校應建設健全高質量的檔案信息數據庫，利用數字化工具更新檔案信息內容。只有這樣才能實現中職學校檔案信息化管理工作的規(guī)范化和標準化。

參考文獻：

裴宇奇.探討職業(yè)學校檔案管理信息化建設[J].城市建設理論研究，2012（13）.

編輯 段麗君