淺析新時期辦公室工作精細化管理

摘要：在事業(yè)單位的日常工作中，辦公室作為單位內(nèi)部的管理部門，其工作人員的素質水平高低，直接影響到一個單位的自身形象和開展內(nèi)部管理工作的效果。落實好教育與管理工作，對于提高辦公室工作人員綜合素質，提高工作效率有著至關重要的意義。本文結合筆者自身工作體會，對辦公室工作人員精細化管理問題進行了分析，并且提出了相應的開展策略。

關鍵詞：新時期? 辦公室工作? 精細化管理

0 引言

辦公室作為直接為領導服務的辦公機構，既是協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的服務樞紐部門，又是傳遞信息、研究方針政策的輔助決策參謀機構，其特殊職能決定了辦公室工作具有以下幾方面的特點：一是工作任務重、事情雜。二是工作綜合程度高，要求高。三是工作面廣責任大。上述特點就從根本上決定了辦公室工作必須走精細化、科學化之路，通過推進精細化管理，實現(xiàn)管理科學化，使辦公室的各項工作有章可循，管理有據(jù)可依，工作流程上高效順暢、嚴謹規(guī)范，打造出一支銳意創(chuàng)新、勤勉敬業(yè)的工作隊伍，逐步實現(xiàn)職責更加明晰，考核更加科學，制度更加嚴密，落實更加有力，工作質量顯著提高的目標。

辦公室人員肩負著為干部職工服務、為領導參謀、協(xié)調(diào)工作、樹立單位形象等多項工作，并且與事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略有著密切的關聯(lián)。辦公室在開展日常工作中，通過掌握高質量的材料，為領導提供優(yōu)質的調(diào)研材料基礎，從而提高領導決策的科學性。辦公室工作的主體是人，要想真正的對人的潛力進行發(fā)揮，優(yōu)秀的思想意識品質是其重要的前提。通過開展思想政治工作，可以有效地提高員工的主人翁精神，并且提高辦公室隊伍的凝聚力和整體戰(zhàn)斗力，提高工作熱情，更好地發(fā)揮崗位職能。另外，思想政治工作的開展，也可以讓員工樹立正確的價值觀和世界觀，并且對于辦公室內(nèi)部復雜的發(fā)展環(huán)境進行良好的適應，保持辦公室和諧的工作氛圍，更好地實現(xiàn)自身的發(fā)展和成長。

1 明確辦公室人員精細化管理的重要性

現(xiàn)代社會是知識社會，伴隨著我國經(jīng)濟發(fā)展和社會的進步而飛速發(fā)展，大力開展辦公室工作改革，提高管理者的自身思想觀念水平，以創(chuàng)新的思維理念開展日常工作是非常重要的。在新時期辦公室工作中，必須要就現(xiàn)有工作中存在的不足進行深入的分析與考慮，加強業(yè)務知識的學習，通過工作創(chuàng)新，提高辦公室的整體工作水平。筆者通過長年的辦公室工作實踐發(fā)現(xiàn)，在開展辦公室工作的過程中，要以務實求真為第一原則，開展工作要嚴格的圍繞辦公室的實際工作來進行，以科學的管理理念開展工作。在日常工作當中，要堅持做好服務，為員工、領導提供良好的服務，做好綜合協(xié)調(diào)工作，提高自身的管理能力，真正的為單位的長足發(fā)展奠定良好的基礎。辦公室工作開展的過程中，要以做好本職工作為基礎，協(xié)調(diào)不同部門之間的關系，做好服務工作與管理工作。

2 提高辦公室精細化管理意識

辦公室作為領導的管理決策參謀，其開展工作的過程中，要對于單位工作情況進行詳細的收集，并且就工作中所存在的問題進行提出，通過認真的整理與分析，在結合一些合理的調(diào)整與應對意見的修改之后，提交上級領導，為領導進行決策提供科學的依據(jù)。辦公室要集中精力對于日常事務進行解決，幫助領導處理繁瑣的工作任務，讓領導可以集中精力的對于學校管理工作中的重要工作進行應對。要積極的做好內(nèi)部溝通交流工作，對外要做好協(xié)調(diào)工作，提高外界環(huán)境對于學校發(fā)展的支持水平，提高內(nèi)部的凝聚力，維護穩(wěn)定發(fā)展。

2.1 提高自身的大局意識。辦公室工作人員要有著良好的大局觀念，并且具有良好的思想政治知識，可以以統(tǒng)籌大局為辦公室工作的開展主要原則，真正的為大局服務，認清自身定位，更好地做好辦公室工作。辦公室工作人員要在日常的工作實踐當中，對于單位的基本情況進行了解，進而做到局部工作與整體工作的齊頭并進。

2.2 提高自身的責任意識。新聞事業(yè)對于相關從業(yè)者的職業(yè)道德素質要求很高，也是新時期精神文明建設的重要陣地。辦公室工作人員作為服務部門，必須要具有良好的責任意識，將辦公室日常工作中的所有內(nèi)容都以高度的責任心來進行對待，做好每一件小事。

2.3 提高自身的服務意識。辦公室工作的開展，要做好實際工作，滿足單位日常運行管理的基本需求，并且對于自身服務工作進行不斷的創(chuàng)新，以高水平的規(guī)范化服務，保證辦公室工作順利、圓滿的完成。工作人員還要深入地對于日常工作目標進行分析，積極主動地為本單位長遠發(fā)展做出服務。

2.4 提高自身的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要靈魂，對于各行各業(yè)都有著至關重要的意義。在辦公室工作開展的過程中，工作過人員要以創(chuàng)新的精神對于自身工作內(nèi)容進行不斷的突破，并且圍繞不同階段工作內(nèi)容的不同，充分地發(fā)揮主觀能動性，真正地提高辦公室工作的深度與廣度。

3 把握辦公室工作精細化管理方向

首先，完善以下四個方面的工作：一是精確定位。每個崗位的職責都要定位準確，崗位職責要精細化，崗位權責要對等，辦公室工作的各個環(huán)節(jié)要規(guī)范清晰，實現(xiàn)無縫對接。二是精益求精。辦公室工作人員對待工作要高標準、嚴要求，努力做到盡善盡美，努力實現(xiàn)“全滿意、零差錯”。三是細化目標。要對工作任務進行層層分解，指標落實到人。四是細化考核?？己艘龅蕉?、定性準確，考核及時，獎懲兌現(xiàn)。

目前，辦公室工作用精細化管理目標來衡量，具體存在三個方面的問題和不足：一是工作量大，部分工作不能完全到位。除日常性工作外，辦公室經(jīng)常要處理各項臨時性任務，人均工作量較大，事物性工作多，未能很好地發(fā)揮服務領導、服務全局、綜合協(xié)調(diào)的職能。二是責任分工不精細。部分工作（環(huán)節(jié)）分工還不夠明確，崗責體系尚不夠健全，使得一些工作無法細化、專業(yè)化，考核難以精細化。三是疏于學習、安于現(xiàn)狀。存在不愿意花時間、動腦筋去學習，對待工作得過且過的現(xiàn)象。具體反映體現(xiàn)在責任心不夠強，辦文、辦會、辦事還不夠干練、不夠圓滿，甚至出一些低級差錯，影響工作質量。

在新的形勢下，辦公室工作必須按照科學化精細化管理的要求，增強責任意識，創(chuàng)新意識，落實措施，真抓實干，不懈努力，才可以真正做到化被動為主動，變壓力為動力，變挑戰(zhàn)為機遇，在服務大局、促進和諧之中與時俱進，有所作為。

4 提高辦公室精細化管理水平的對策

辦公室工作的開展，要從單位發(fā)展的大局觀來入手，提高自身的緊迫感和責任感。在外界形勢變化的條件下開展自身管理工作中，也要與時俱進地進行更新。針對于新的發(fā)展形勢，辦公室開展自身工作的過程中，要不斷地創(chuàng)新管理理念，提高工作的主動性與自覺性。對于以往傳統(tǒng)管理模式中的不足進行主動的突破與創(chuàng)新，積極地探索新的管理思路和管理思想。在遇到不能解決的問題時，要先冷靜對待，再周全、客觀地進行考慮和處理，樹立正確的服務意識、政治意識、團隊意識以及大局意識。

4.1 工作方式精細化。辦公室工作為上下級提供服務，也同時為管理提供服務。辦公室工作在開展的過程中，要重視為基層提供全面的服務。辦公室人員要深入到基層群眾當中，了解基層員工的具體困難和需求，并且積極聽取基層員工的反饋，進而做好信息資料的收集，為領導決策提供客觀的依據(jù)。辦公室的工作看似瑣碎繁雜，但實則與單位管理各方各面都有著密切的練習，在工作過程中要合理的進行計劃，并且分清輕重緩急，合理、有序、高效地進行安排，并且嚴格地按照各項規(guī)章制度來辦事，提高辦公室工作的標準化與精細化發(fā)展能力。

4.2 工作節(jié)奏精細化。辦公室工作無小事，在工作中辦公室工作人員要關注細節(jié)，把握好每一件小事。辦公室的工作相對枯燥，并且工作職責范圍較大，在工作中沒有特定的標準和規(guī)律。面對于繁重的工作任務目標，辦公室的人員要耐心地做好每一份細節(jié)工作。在各項文件的辦理上，要嚴格地進行審核與把關，不放過一個錯別字、標點和符號。只有以高度負責和耐心來對待每一項工作，才能真正的將辦公室的各項工作進行做好。辦公室的工作具有一定的繁瑣性和枯燥性，這對于辦公室工作人員是一項挑戰(zhàn)。辦公室工作人員要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，高度負責地完成每一項工作，保證內(nèi)部管理工作的有序、高效地開展。

4.3 監(jiān)督管理精細化。辦公室要對于督查立項制度、重大決策部署落實情況報告制度以及回訪復核制度進行健全，并且結合有效的分級管理制度，落實辦公室各項工作開展的監(jiān)督管理工作，提高各項管理工作的成效。與此同時，還要要完善督促檢查工作協(xié)調(diào)機制，辦公室牽頭做好內(nèi)部管理工作，并且提高基層員工的參與度，合力地構建成熟、穩(wěn)定、高效的內(nèi)部監(jiān)督管理體系，為提高內(nèi)部管理水平提供堅實的基礎。

5 結語

辦公室是一個小天地，又是一個大舞臺。因此需要堅持全局觀念，強化創(chuàng)新意識，把握事業(yè)發(fā)展的脈搏，正確處理好主動與被動、大事與小事、分內(nèi)與分外之間的關系。通過管理創(chuàng)新，使辦公室工作適應新時期發(fā)展的需要，進而使辦公室工作科學、民主、有效地運行。當然，隨著事業(yè)的不斷發(fā)展與變革，作為“窗口”的辦公室工作，其管理創(chuàng)新的具體實現(xiàn)遠不至這些，它將隨著實際情況和實際發(fā)展而不斷地變化與創(chuàng)新。新的形勢下辦公室工作責任重大，任務繁重。辦公室工作人員要以高度的責任感和事業(yè)心，努力提高辦公室工作的科學化精細化管理水平。

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作者簡介：王建坤（1965-），男，河北石家莊人，大學本科學歷，石家莊廣播電視臺辦公室副主任，研究方向：政治思想工作。