檔案管理現(xiàn)代化的意義及其推進策略

余艷芳

漳州市科技咨詢服務中心 363000

檔案管理現(xiàn)代化的意義及其推進策略

余艷芳

漳州市科技咨詢服務中心 363000

依托現(xiàn)代化檔案管理模式，能夠改變以往檔案管理工作中存在的管理效率低下，難以及時對檔案資源實現(xiàn)收集、整理和歸檔等問題，以便切實推進檔案工作實現(xiàn)信息化，讓公眾開發(fā)、利用檔案資源的訴求得以滿足。為此，本文將就檔案管理現(xiàn)代化的意義展開研究，并對其推進策略進行論述，以供參考。

檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

一、引言

在現(xiàn)代信息化技術(shù)高速發(fā)展并得以普遍應用的基礎(chǔ)上，信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的發(fā)展目標?？梢哉f，依托現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源信息化管理，將大大提升檔案管理工作的效率，使檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用。對于檔案管理部門而言，必須積極更新觀念，實現(xiàn)檔案信息化建設，這是目前檔案部門的重要工作內(nèi)容之一。

二、檔案管理現(xiàn)代化的意義

在我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展以及各類新型的現(xiàn)代信息技術(shù)得以廣泛應用的基礎(chǔ)上，日后的檔案管理工作必然實現(xiàn)信息化建設的轉(zhuǎn)向。因此，各級檔案部門必須對檔案信息化建設工作的重要性給予高度重視，在人力、物力等方面加大投入。本選題以這一問題的分析為研究切入點，以期為我國各級檔案管理部門的信息化建設提供有益的參考。

（一）是檔案管理發(fā)展的必然途徑

從發(fā)展的角度來看，現(xiàn)代化檔案管理是檔案工作未來發(fā)展的必由之路。受檔案事業(yè)發(fā)展的直接影響，檔案的規(guī)模、數(shù)量等處于不斷攀升狀態(tài)，從而使得檔案管理工作面臨諸多的考驗。與此同時，社會公眾對于檔案資源的開發(fā)、利用訴求也對傳統(tǒng)檔案工作提出了更高的要求，公眾期望檔案部門能夠在其有開發(fā)、利用需要時，能夠為其提供所需的檔案資源，以便滿足其檔案開發(fā)、利用訴求。傳統(tǒng)以人工為主的檔案資源收集、整理的方式，難以有效應對現(xiàn)階段檔案工作的實際發(fā)展要求，進而對檔案事業(yè)整體的良性發(fā)展產(chǎn)生阻滯性影響。有鑒于此，各級檔案管理部門應當積極著手進行檔案管理模式的創(chuàng)新。同時，檔案管理部門應當立足于當前信息技術(shù)的發(fā)展水平，將各類新型的信息技術(shù)應用于檔案管理工作之中，從而使檔案工作步入新的階段。

（二）是社會主義市場經(jīng)濟對檔案工作的要求

從市場經(jīng)濟發(fā)展的角度來看，檔案管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)向。具體而言，作為檔案管理部門必須正視社會經(jīng)濟發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新要求，進而積極制定和出臺與之相匹配的應對策略，使檔案工作實現(xiàn)全新的發(fā)展。從以往檔案管理工作的模式來看，其與現(xiàn)代公眾對檔案資源的開發(fā)、利用訴求存在不小的差距，有鑒于此，檔案部門應當充分依托現(xiàn)代信息技術(shù)，使公眾的檔案開發(fā)、利用訴求在最短的時間內(nèi)得以滿足。因此，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設，既是我國現(xiàn)代化建設的重要組成部分，同時也決定著我國檔案工作在新時期能否發(fā)揮應有的作用和價值。

三、檔案管理現(xiàn)代化的推進策略

檔案管理現(xiàn)代化推進過程中，要不斷強化檔案管理人員的培訓，注重現(xiàn)代化管理模式的應用，以便提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

（一）強化檔案管理人員的培訓

從人力資源建設角度來看，檔案管理工作者所從事的工作為知識管理活動，因此各級檔案管理部門應當注重對檔案管理工作者信息化技術(shù)應用能力的培養(yǎng)，通過這樣的方式，使檔案管理人員具備扎實的信息化處理和應用能力。此外，考慮到計算機對數(shù)據(jù)的高速處理能力，為從業(yè)人員提供了先進的技術(shù)手段和管理模式。從檔案資源保管的角度來看，從業(yè)人員應當依托現(xiàn)代化信息存儲技術(shù)，盡可能地延長檔案資源的使用壽命，所以，檔案管理從業(yè)人員必須進行自身知識與技能的同步更新和提升。因此，檔案管理工作者應積極提升自身計算機水平，以適應信息技術(shù)發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的全新機遇和挑戰(zhàn)。如若不然，則將導致檔案管理工作停滯不前。

（二）注重現(xiàn)代化管理方式的推進

檔案部門應當充分依托現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理模式與管理方式的創(chuàng)新，唯有如此，方可切實向檔案管理現(xiàn)代化邁出堅實的一步，進而確保檔案管理工作同當前社會發(fā)展相契合。從以往檔案管理工作的情況來看，個別單位領(lǐng)導長期忽視該項工作，未能創(chuàng)設規(guī)范化的檔案管理制度，因此難以使本單位的檔案工作達到現(xiàn)代社會發(fā)展的內(nèi)在要求。有鑒于此，各單位應當積極進行檔案工作規(guī)范化建設。另外，部分檔案從業(yè)者未能形成現(xiàn)代化檔案管理意識，在日常工作中因循守舊，進而影響到現(xiàn)代化檔案管理工作建設的進程。作為檔案從業(yè)人員，應當注重管理服務理念的創(chuàng)新，同時從個人職業(yè)發(fā)展層面積極進行現(xiàn)代信息技術(shù)手段的學習和應用，并對域外先進國家和地區(qū)的檔案管理工作模式進行大膽的借鑒，這樣一來，將保證現(xiàn)代化檔案管理工作取得預期的成效。

（三）加大投入力度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平

受長期以來公眾檔案意識薄弱的影響，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往面臨經(jīng)費不足、管理層重視程度不高等問題，而這些問題的存在，使得檔案資源保管的安全性受到一定程度的影響。經(jīng)費不足是檔案管理走向現(xiàn)代化的最大問題。 為此，應關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，給予檔案工作人力、物力、財力保證，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，將檔案現(xiàn)代化管理納入到單位的工作計劃并對其進行考核；再次建議各單位要按標準、按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，加大硬件投入，提升檔案資源保管安全系數(shù)。

四、結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展以及國家綜合國力的提升，各級檔案管理部門必須積極進行工作理念創(chuàng)新，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用，以及從業(yè)人員電子信息技術(shù)應用能力的培養(yǎng)，推動我國檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

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