高等職業(yè)院校學(xué)籍管理問題與對策研究

朱艷霞

[摘 要]學(xué)籍管理工作是高校管理工作的重要組成部分，做好學(xué)籍管理工作對實(shí)現(xiàn)高校管理規(guī)范化、公平化具有重要意義。文章就目前高等職業(yè)院校學(xué)籍管理中存在的問題進(jìn)行探討，并針對問題提出了相應(yīng)的對策以提高學(xué)籍管理水平。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍管理；高等職業(yè)院校；高等教育

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.053

1 前 言

學(xué)籍管理是普通高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，是高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的重要來源，對高校數(shù)據(jù)管理有著重要的影響。學(xué)籍管理與每位學(xué)生息息相關(guān)且貫穿學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)整個(gè)在校過程，涵蓋了入學(xué)資格審查、學(xué)籍學(xué)歷信息的確認(rèn)與修改、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息的記載、學(xué)籍注銷、學(xué)歷查詢等各方面工作。目前，高等職業(yè)教育已占據(jù)普通高等教育的半壁江山，隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高等職業(yè)教育學(xué)籍管理工作中的問題日益凸顯，加強(qiáng)學(xué)籍管理問題與對策的研究，對提高高等職業(yè)院校學(xué)籍管理水平具有重要意義。

2 當(dāng)前高等職業(yè)院校學(xué)籍管理存在的問題

（1）學(xué)籍管理工作紛繁復(fù)雜、處理信息量大、任務(wù)繁重。在規(guī)模上，大到全校全體學(xué)生同時(shí)同步參與的學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，小至接待每位學(xué)生的各類咨詢、開具證明；在服務(wù)對象上，面向全體在校生和歷屆畢業(yè)生；在時(shí)間上，面對學(xué)生實(shí)時(shí)接待；在工作性質(zhì)上，各項(xiàng)工作穿插進(jìn)行，涉及學(xué)校各個(gè)部門，時(shí)間緊，內(nèi)容多，細(xì)致而復(fù)雜。加之很多學(xué)生異地辦理相關(guān)手續(xù)，更增加了學(xué)籍管理工作的難度。

（2）高等職業(yè)院校生源質(zhì)量不高，學(xué)生水平參差不齊，這在很大程度上加劇了學(xué)籍管理的難度。學(xué)籍管理工作需要學(xué)籍管理工作人員與學(xué)生雙向配合才能完成，不是學(xué)籍管理員單方面能夠決定的。在工作中取得全體學(xué)生配合難度較大，尤其是在高等職業(yè)院校，學(xué)生自我管理能力較差，此項(xiàng)工作并不是學(xué)生常規(guī)性學(xué)?；顒?dòng)，學(xué)生對學(xué)籍管理工作要求、內(nèi)容、時(shí)間、方法及信息獲取渠道都不了解，多數(shù)學(xué)生都需要必要的指導(dǎo)才能順利完成相應(yīng)任務(wù)。例如，新生學(xué)籍信息的核對確認(rèn)工作，需要每位學(xué)生在學(xué)信網(wǎng)上完成實(shí)名注冊并核對確認(rèn)個(gè)人信息，多數(shù)中西部省市生源地學(xué)生入校時(shí)不具備網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)知識，無法獨(dú)立完成個(gè)人實(shí)名注冊，這從很大程度上增加了學(xué)籍管理工作人員的工作量。同時(shí)，學(xué)籍學(xué)歷管理平臺提供的注冊渠道也存在一定問題，部分外地生新?lián)Q手機(jī)號碼經(jīng)常遇到曾經(jīng)被捆綁注冊使用過等諸多技術(shù)性問題，學(xué)生在陌生的環(huán)境下難以自行解決。

（3）學(xué)生獲取信息渠道不暢，對學(xué)籍管理工作重視程度不高。各系輔導(dǎo)員往往通過校訊通通知學(xué)生來完成此項(xiàng)工作，而由于受校訊通字?jǐn)?shù)限制，難以將通知全部要求及說明傳達(dá)給學(xué)生。加之學(xué)生重視程度不夠，認(rèn)為這些都是與學(xué)習(xí)無關(guān)的校方事務(wù)，許多學(xué)生敷衍了事，并且處理起這些事務(wù)來困難重重，情緒急躁，或部分學(xué)生自身回避困難請家長出面代辦，多數(shù)家長文化程度不高，對學(xué)校更不了解，工作難度進(jìn)一步加大。

（4）在高等職業(yè)院校努力探索，創(chuàng)新“校企合作、工學(xué)結(jié)合、頂崗實(shí)習(xí)”人才培養(yǎng)模式的時(shí)代背景下，多種辦學(xué)形式的并存、專業(yè)設(shè)置的調(diào)整、學(xué)生的課程結(jié)構(gòu)及比例的重大變革、學(xué)生企業(yè)實(shí)踐與創(chuàng)業(yè)等新情況對現(xiàn)有學(xué)籍管理制度學(xué)年制學(xué)分制等提出了新的挑戰(zhàn)。

（5）部分院校學(xué)籍管理工作人員缺乏學(xué)籍管理職業(yè)素養(yǎng)，在新生錄取、在校生轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)的工作中迫于領(lǐng)導(dǎo)壓力或受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使進(jìn)行違規(guī)操作，損害了學(xué)生公平享受高等教育的合法權(quán)益，給社會帶來惡劣影響。

3 完善高等職業(yè)院校學(xué)籍管理工作的對策

鑒于以上問題，通過幾年的工作實(shí)踐，采取了一些應(yīng)對策略。

（1）完善學(xué)?，F(xiàn)有的學(xué)籍管理制度，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。學(xué)校學(xué)籍管理制度是否健全直接影響到學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，進(jìn)而影響人才培養(yǎng)質(zhì)量。在高等職業(yè)院校努力探索創(chuàng)新型人才培養(yǎng)模式的時(shí)代背景下，工學(xué)結(jié)合的人才培養(yǎng)模式給學(xué)籍管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。同一學(xué)校內(nèi)多種辦學(xué)形式的并存、專業(yè)設(shè)置的調(diào)整更新、課程結(jié)構(gòu)及比例的重大變革、學(xué)生的企業(yè)實(shí)踐與創(chuàng)業(yè)都需要更為靈活的學(xué)籍管理制度的支持?？偨Y(jié)以往學(xué)籍管理工作中遇到的問題并分析問題產(chǎn)生的原因及解決策略，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，最大限度地爭取領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍管理工作的支持，與學(xué)校各相關(guān)部門通力合作，及時(shí)修訂完善學(xué)?，F(xiàn)有的學(xué)籍管理制度，對不適應(yīng)當(dāng)前工作的內(nèi)容調(diào)整更新，在下一輪工作中檢驗(yàn)并進(jìn)一步改進(jìn)，使學(xué)籍管理工作在制度上得到保障，在整體上得到提升。

（2）制定符合學(xué)校實(shí)際情況的可操作性的學(xué)籍管理工作控制流程。對學(xué)籍管理各項(xiàng)工作細(xì)致梳理縝密分析，并按其時(shí)間性質(zhì)內(nèi)容相關(guān)性進(jìn)行相應(yīng)歸類。調(diào)整階段性工作時(shí)間安排，分項(xiàng)目規(guī)定時(shí)間集中辦理，盡量避免不同類別的工作同一時(shí)段穿插進(jìn)行，以保障工作的有序性、嚴(yán)謹(jǐn)性。確定單項(xiàng)學(xué)籍管理工作具體流程，從源頭上減少重復(fù)性工作，避免疏漏，提高工作效率。設(shè)計(jì)符合工作流程的支撐材料表格，引導(dǎo)學(xué)生按流程辦理相關(guān)事宜，并附提示說明，幫助學(xué)生順利完成相關(guān)手續(xù)的辦理，且有助于后期學(xué)籍材料的檔案整理工作。

（3）發(fā)揮院系兩級管理優(yōu)勢，加強(qiáng)組織管理，組織相關(guān)人員集中培訓(xùn)。全校性大規(guī)模學(xué)籍管理工作通過系學(xué)工主任統(tǒng)籌安排，配備相關(guān)輔導(dǎo)員組織學(xué)生收發(fā)材料。開展具體工作前對系學(xué)工主任、相關(guān)輔導(dǎo)員就工作內(nèi)容、要求、時(shí)間安排、可能遇到的問題及應(yīng)對措施進(jìn)行簡要培訓(xùn)，給予流程說明并附文字說明，以方便學(xué)生咨詢。針對各系出現(xiàn)的特殊情況安排時(shí)間集中解答，并匯總新問題，研究新策略，以便下一輪工作的順利開展。

（4）通過新生入學(xué)教育加強(qiáng)學(xué)員培訓(xùn)，提高學(xué)生重視程度。新生入學(xué)教育是學(xué)生步入新學(xué)校后開始校園生活的第一堂課，在入學(xué)教育中學(xué)生會獲得其今后的學(xué)校生活中息息相關(guān)的各類信息，為愉快的大學(xué)生活做好充分準(zhǔn)備。在入學(xué)教育中滲透學(xué)籍工作內(nèi)容，能引起學(xué)生的高度重視，既有利于學(xué)生及早做出規(guī)劃，同時(shí)為今后的學(xué)籍管理工作的順利開展做好鋪墊。

（5）建立通暢的信息通道。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使當(dāng)今社會生活面貌煥然一新，高等教育作為傳播社會先進(jìn)文化的先鋒陣地，首當(dāng)其沖要將先進(jìn)技術(shù)手段推廣應(yīng)用。在校園網(wǎng)開辟學(xué)籍學(xué)歷管理專欄，建立通暢的信息通道，為學(xué)生查詢提供便利。學(xué)生通過網(wǎng)站鏈接可直接看到全部信息，足以保障學(xué)生獲取信息的全面性、準(zhǔn)確性、完整性，減少學(xué)籍管理中大量重復(fù)性咨詢工作，同時(shí)輔以校訊通的提示，信息通道靈活而便利，學(xué)籍管理工作效率明顯提高。

（6）加強(qiáng)學(xué)籍管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。對學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)高等教育法規(guī)、相關(guān)學(xué)籍管理文件、新增的高等教育學(xué)籍管理辦法等，熟悉規(guī)范的操作流程，以提高學(xué)籍管理工作人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平。除此之外，要不斷增強(qiáng)學(xué)籍管理工作人員的法律意識，提高學(xué)籍管理隊(duì)伍的協(xié)調(diào)溝通能力及信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以滿足學(xué)籍管理工作的需要。

（7）以人為本，與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)服務(wù)意識。學(xué)籍管理工作作為高校管理工作的重要組成部分，同樣肩負(fù)著建設(shè)先進(jìn)校園文化的一份責(zé)任，在保障每位學(xué)生公平公正的享受高等教育權(quán)利的同時(shí)，也不失時(shí)機(jī)的對來訪學(xué)生進(jìn)行教育管理，鼓勵(lì)學(xué)生響應(yīng)國家號召，積極參軍，就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、繼續(xù)深造，為廣大學(xué)生提供支持服務(wù)。

總之，學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)繁重、瑣碎的工作，它需要從事這項(xiàng)工作的人員具有良好的心態(tài)和較強(qiáng)的責(zé)任心。盡管學(xué)籍管理中存在著諸多問題，作為學(xué)籍管理人員應(yīng)該積極探索科學(xué)的管理方法，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使高校學(xué)籍管理工作提升到一個(gè)新的水平，為高等教育改革貢獻(xiàn)自己的微薄之力。

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