以物資采購內(nèi)部控制為基礎(chǔ)的全面風險管理

張少華

在市場經(jīng)濟條件下，物資采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的源頭，是企業(yè)實施內(nèi)部控制管理工作的重點，利用完善的企業(yè)內(nèi)部控制制度，規(guī)避源頭上的風險是企業(yè)獲得必要經(jīng)濟效益的前提。對于企業(yè)來說，要保證企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟效益，必須加強物資采購的內(nèi)部控制制度，對采購過程風險集中的重點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行風險辨識、分析和研究。在采購業(yè)務(wù)中應(yīng)用各種有效控制手段，以期達到規(guī)避風險取得預(yù)期經(jīng)濟效益的目的。

一、企業(yè)物資采購面臨的主要風險

物資采購是企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也是高風險領(lǐng)域。物資采購風險主要存在以下七個方面。

采購計劃風險。因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準確性；計劃編制不適當或不科學，與目標發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購中計劃風險。

供應(yīng)商選擇風險。供應(yīng)商選擇不當，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，甚至營私舞弊。主要存在供應(yīng)商在質(zhì)量控制、交貨能力、售后服務(wù)、合同履行及承擔違約責任的能力風險。

價格風險。采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對價格的跟蹤監(jiān)控，導(dǎo)致采購價格不合理，對價格預(yù)測失誤而進行批量采購，造成價格風險。

采購質(zhì)量風險。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，甚至以次充好，而導(dǎo)致企業(yè)不能正常生產(chǎn)，直接影響到勘探施工質(zhì)量與工期，降低了企業(yè)的競爭力。

合同風險。一是合同條款模糊不清，違約責任約束簡化，口頭協(xié)議等等。二是合同行為不正當，不能嚴格按規(guī)定簽約。三是合同日常管理混亂。

驗收風險。在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求等等。

存量風險。一是采購量不能及時滿足生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成損失。二是盲目進貨，造成積壓，形成存儲風險。

二、強化內(nèi)部控制，有效防范物資采購風險的對策

加強計劃管理，控制降本“源頭”。計劃管理是物資采購工作的源頭和基礎(chǔ)，采購計劃的準確程度直接影響勘探生產(chǎn)進度、后續(xù)庫存量和資金占用率。努力提高物資采購計劃的準確率和及時率是從根本上杜絕盲目采購、有效規(guī)避采購風險的重要手段。一是按照內(nèi)控要求建立健全物資采購計劃分級審核體系，審查采購計劃的編制依據(jù)是否科學合理；是否存在寬打窄用、人情計劃等不符合實際的情況。二是強化物資計劃的分類研究和執(zhí)行過程管理，重點做好消耗數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用、物資資源的綜合平衡、計劃執(zhí)行的跟蹤評價，以提高物資計劃精細化管理水平。三是加強與生產(chǎn)、管理、技術(shù)部門的協(xié)同配合，做到提前介入，貼近現(xiàn)場，摸準需求，以提高物資需求的預(yù)測和把握能力。

進行價格控制，確定采購價格以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資。面對物資價格未來走勢難以預(yù)測等狀況，物資采購管理部門和單位建立健全價格數(shù)據(jù)庫，定期開展市場供求及價格走勢商情分析并加以利用。在遵循“安全采購、經(jīng)濟采購、及時采購”的原則下，為有效進行價格控制，一是要健全采購定價機制。采取框架協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。二是采購部門應(yīng)當定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。三是深化物資價格控制研究，加快物資控制價格數(shù)據(jù)庫的梳理更新速度，及時調(diào)整物資采購策略和過程控制方案，實現(xiàn)由被動采購向主動采購轉(zhuǎn)變。

加強供應(yīng)商管理，實現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。物資采購管理部門和單位要按管理范圍和職能權(quán)限，審查供應(yīng)商資格，建立供應(yīng)商檔案信息，由審核小組審核供應(yīng)商是否具備供貨能力，確定供應(yīng)商名單。并根據(jù)實際情況，注重對供應(yīng)商質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進行事前審核和監(jiān)控。一是建立采購前供應(yīng)商資格審查機制，嚴把企業(yè)采購“準入關(guān)”、發(fā)放“通行證”。二是建立采購中供應(yīng)商資格審查機制，主要對采購資格有效期限內(nèi)的注冊供應(yīng)商、參加采購活動的供應(yīng)商和正在履行合同的供應(yīng)商分別進行資格審查，確保物資采購的效率和質(zhì)量。三是對供應(yīng)商的履約情況進行考評，以履約期限、質(zhì)量、售后服務(wù)等內(nèi)容進行信譽等級分級評定，分A信譽好、B信譽較好、C信譽一般、D信譽較差四個等級。每年評定一次，實行動態(tài)管理，以降低采購風險，真正實現(xiàn)以“雙贏”為目的的戰(zhàn)略聯(lián)盟。

優(yōu)化采購模式，抓住市場“良機”。物資采購管理部門以過程控制、降本增效為重點，按照中石化集團公司推行的“集中采購、歸口管理、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)體制原則。對于外部生產(chǎn)項目所需的大宗專用物資（如：地震勘探專用采集鏈、地震勘探專用電纜、檢波器串、防水插頭等）集合需求批量，組織相關(guān)部門，開展聯(lián)合談判和集中招標采購，選擇目前國內(nèi)主要生產(chǎn)廠家供貨；對低值易耗品按內(nèi)控及物資管理規(guī)定自行采購；對市場價格波動較大的物資品種，控制采購節(jié)奏，及時調(diào)整采購價格，加大采購批次，減少采購批量，采取“開口價”、“短周期”等方式適時適價適量采購，規(guī)避物資采購風險，實現(xiàn)采購效益最大化。

有效進行管理防范，將物資采購風險降到最低。在有效進行管理防范、不斷調(diào)整采購策略、規(guī)避物資采購風險的同時，還應(yīng)遵循四個方面的原則和要求，進一步把工作做深作細。即：正確認識是規(guī)避物資采購風險的前提。管理層要善于從宏觀上審視“規(guī)避風險、規(guī)范管理”工作，將其納入重要的議事日程。采購業(yè)務(wù)部門工作人員要認真履行崗位職責，服從服務(wù)于此項工作。制度保障是規(guī)避物資采購風險的基礎(chǔ)。建立完善的物資采購內(nèi)部控制制度和體系，規(guī)范管理采購程序和標準，并定期評價維護。程序合理是規(guī)避物資采購風險的重點。有效管理、防范風險的實質(zhì)是強化物資采購的過程管理和流程管理，嚴密合理的業(yè)務(wù)流程是其工作重點。執(zhí)行有效是規(guī)避物資采購風險的關(guān)鍵。對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中監(jiān)督進行轉(zhuǎn)變，加大考核力度、強化責任追究制度、提升控制能力和履行意識。使物資采購活動始終處于受控狀態(tài)，確保采購工作規(guī)范運轉(zhuǎn)。

三、結(jié)論與建議

物資采購風險伴隨著采購業(yè)務(wù)工作的開展始終存在，因此規(guī)避物資采購風險具有長期性、復(fù)雜性和艱巨性的特點。規(guī)避其風險的關(guān)鍵是有效控制物資采購各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于風險集中的重點領(lǐng)域更要竭盡全力常抓不懈、有效監(jiān)控。在調(diào)整物資采購策略，完善物資采購制度，健全部門之間相互制衡機制、關(guān)鍵崗位輪崗制度和定期檢查考核制度等方面，只有把有效進行管理防范工作落到實處，才能將企業(yè)物資采購風險降到最低程度，提高物資采購效益，確?？碧缴a(chǎn)的順利進行。

（作者單位：中石化石油工程地球物理有限公司河南分公司）