企業(yè)檔案工作創(chuàng)新之我見

曹春寧

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它貫穿于企業(yè)的各部門，集服務(wù)性、科學(xué)性和管理性為一體。為了更好地使企業(yè)檔案工作適就新時(shí)期的發(fā)展潮流，企業(yè)檔案工作者應(yīng)該不斷地與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的素質(zhì)積極地探索和創(chuàng)新，找出新的管理方法，從而推進(jìn)檔案資源集約化、信息化，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)體制逐步建立，企業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及各項(xiàng)社會事業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。企業(yè)檔案的工作者應(yīng)該思考如何發(fā)揮自身獨(dú)特的優(yōu)勢的功能，為企業(yè)的發(fā)展提供助力。下面將從新時(shí)期企業(yè)檔案工作的管理模式、管理理念以及管理的方法等方面淺談企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新。

強(qiáng)化責(zé)任意識，為企業(yè)決策提供服務(wù)

對于一個(gè)企業(yè)來說，有關(guān)于企業(yè)各類檔案的文字、圖表、影象等均是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，它是企業(yè)重要的信息和動力之源，能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供歷史依據(jù)?，F(xiàn)在的社會是一個(gè)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的社會，隨著國內(nèi)市場的國際化以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的趨勢，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，企業(yè)檔案工作者要將開發(fā)利用檔案信息資源作為工作的重點(diǎn)。在對檔案信息進(jìn)行整理、研究、提煉的過程中發(fā)現(xiàn)有深層開發(fā)價(jià)值的信息資源，并將其提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理者以及科技人員，便于他們從信息中獲得啟迪，拓寬企業(yè)發(fā)展的新思路，研發(fā)新的技術(shù)。企業(yè)檔案工作者要強(qiáng)化責(zé)任意識，重視資源和信息的挖掘，將檔案的死資料通過整理和精選而活起來，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為科技人員研究新技術(shù)提供新想法。另外，為了引起領(lǐng)導(dǎo)以及各部門對檔案工作的重視并從中獲得支持，企業(yè)檔案工作者可以收集和整理資料，將其投入到為企業(yè)辦事、服務(wù)的大環(huán)境中去，如開展檔案展覽，編寫并頒發(fā)企業(yè)大事記，歷年的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)以及工程項(xiàng)目簡介等，為企業(yè)的重大禮儀活動以及領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場辦公、視察工作提供攝影、接待等服務(wù)，這些有利于在公眾的平臺展現(xiàn)企業(yè)檔案工作的良好形象，引起企業(yè)的重視，形成收集資料檔案以及利用檔案資料的良性循環(huán) 。這些工作的完成都需要企業(yè)檔案工作者有較強(qiáng)的責(zé)任感以及前瞻意識，開展檔案信息的開發(fā)利用工作。

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)服務(wù)

企業(yè)的檔案是隨著企業(yè)的其它各項(xiàng)工作而存在的，它沒有獨(dú)立存在的條件，它在任何一個(gè)時(shí)期都只是輔助企業(yè)而存在的，不可能成為企業(yè)的第一緊要工作。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立，企業(yè)都在不斷地追逐經(jīng)濟(jì)效益，過去老一套的企業(yè)檔案管理已經(jīng)跟不上新形勢的要求。企業(yè)檔案工作要想跟上新時(shí)期的步伐就必需要邁出檔案住處數(shù)字化的一步，實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化。這一要求給企業(yè)檔案管理實(shí)踐帶來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為了提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點(diǎn)。要想使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作順利開展要注意幾方面的問題。

首先是關(guān)注檔案工作在企業(yè)目標(biāo)管理工作中的作用，宣傳企業(yè)檔案的獨(dú)特作用。檔案信息在實(shí)施企業(yè)目標(biāo)管理中所能起到的作用是巨大的，它不僅有著參與、溝通以及借鑒之前經(jīng)驗(yàn)的作用，而且還可以為企業(yè)提供分析和對比的資料。認(rèn)識到企業(yè)檔案的獨(dú)特優(yōu)勢和作用，它不僅可以保證計(jì)劃目標(biāo)與具體的操作方案以及實(shí)施的效果是一致的，還可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)三者之間的偏差，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以及時(shí)調(diào)整資源配置以及相關(guān)行動，將管理活動導(dǎo)向正軌。另外，將檔案信息化工作引入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視并獲得支持，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐會邁得更快。其次，企業(yè)檔案工作者加要強(qiáng)與文秘部門的聯(lián)系。文秘工作與企業(yè)檔案工作有著密切的聯(lián)系，從系統(tǒng)工程以及全面質(zhì)量管理來看，只有文秘工作的工作質(zhì)量有保證，檔案質(zhì)量才能有保證。目前，文件的形成、分發(fā)、歸檔以及分類、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統(tǒng)，因此文書處理與檔案管理就成了一個(gè)連續(xù)的過程。文書處理質(zhì)量的好壞會直接影響到檔案的整理。因此企業(yè)檔案工作部門要與文秘部門緊密聯(lián)系，對電子文件的形成、收集、鑒定、不早不晚以及歸檔包括歸檔之后形成電子檔案的管理開發(fā)要實(shí)現(xiàn)全過程管理，保證檔案管理工作的質(zhì)量。最后，要想使企業(yè)檔案工作有所創(chuàng)新和突破就要爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。為檔案人員提供學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會，去認(rèn)識和了解先進(jìn)的檔案管理方式和管理理念。認(rèn)識到檔案工作大有可為，增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任感，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身企業(yè)檔案工作水平。

提高素質(zhì)，增強(qiáng)應(yīng)變能力，提高服務(wù)的質(zhì)量

檔案管理有著特定的工作程序以及科學(xué)的管理方式，其有著自己的專業(yè)法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)。如果企業(yè)的檔案工作人員沒有專業(yè)的素質(zhì)就不能很好在做好本職工作并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，其在企業(yè)管理以及企業(yè)的商務(wù)活動中應(yīng)用十分廣泛，電力建設(shè)項(xiàng)目文件在數(shù)量上急劇增加，技術(shù)手段也越發(fā)先進(jìn)。傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中檔案工作常用的工作手段以及方法受到了極大的挑戰(zhàn)和沖擊。現(xiàn)在公司業(yè)務(wù)記錄以及憑證的核心信息資源的文件和檔案都是傳統(tǒng)檔案工作所不熟悉的數(shù)碼形式，企業(yè)檔案要不斷地適應(yīng)當(dāng)下的社會，提高素質(zhì)，增強(qiáng)自身的應(yīng)變能力以及創(chuàng)新能力，拿出更加行之有效的管理模式來對企業(yè)的檔案進(jìn)行監(jiān)管。

樹立檔案保密理念，為企業(yè)安全服務(wù)

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，維護(hù)檔案安全也成為一大重要問題。新時(shí)期檔案安全的維護(hù)難度增大，任務(wù)也越來越重。在這個(gè)信息化的社會，電子檔案的出現(xiàn)有著快捷、使得以及實(shí)現(xiàn)資源共享等諸多優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)對技術(shù)的依賴性也大大增強(qiáng)，這也就導(dǎo)致檔案管理工作更加的復(fù)雜。因此從建立制度、撰寫標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，加強(qiáng)對企業(yè)檔案的有效管理是迫在眉睫的。加強(qiáng)對電子文檔以及計(jì)算機(jī)信息管理，針對非法訪問、非法操作以及病毒分割等要采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相關(guān)的防范對策。

企業(yè)的檔案對于一個(gè)企業(yè)來說是其歷史的見證，也是一個(gè)企業(yè)科技、文化以及知識的積淀，它在企業(yè)的發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息化社會的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案工作者要緊跟時(shí)代步伐，積極創(chuàng)新投身到檔案管理實(shí)踐活動中，保障企業(yè)檔案資源的有效利用和安全維護(hù)。

（作者單位：黑龍江省電力有限公司牡丹江水力發(fā)電總廠）