對做好建設(shè)項目檔案管理工作的思考

余偉

摘要：切實做好建設(shè)項目檔案管理工作能夠更好地服務(wù)項目建設(shè)，并提高建設(shè)質(zhì)量。本文以筆者所在單位進行的重大建設(shè)項目為例，重點介紹在進行重大建設(shè)項目過程中，做好建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理工作的經(jīng)驗，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目檔案前端控制組卷管理

檔案工作是項目建設(shè)管理的組成部分和基礎(chǔ)工作，建設(shè)項目檔案的科學(xué)管理不僅關(guān)系到建設(shè)項目能否正常開展，而且對項目日后的運行、維護、改造起到舉足輕重的作用，也是建設(shè)項目投資監(jiān)管必不可少的重要依據(jù)。環(huán)境與災(zāi)害預(yù)報小衛(wèi)星星座運行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程（以下簡稱“小衛(wèi)星工程”）檔案工作依據(jù)有關(guān)規(guī)定，切實采取有效措施，在建設(shè)項目檔案規(guī)范管理方面進行了有益的嘗試，取得了積極效果。本文以“小衛(wèi)星工程”項目檔案管理實踐為例進行探討，以期為其他項目檔案管理工作的開展提供借鑒。

一、“小衛(wèi)星工程”項目情況簡介

隨著災(zāi)害問題的日益加重和國際化趨勢的日益明顯，衛(wèi)星遙感技術(shù)在我國減災(zāi)救災(zāi)領(lǐng)域中應(yīng)用的必要性和迫切性越來越突出。經(jīng)國務(wù)院批準，2006年“小衛(wèi)星工程”項目正式立項。該項目由國家減災(zāi)辦（民政部）組織建設(shè)，建設(shè)周期歷時3年，項目批復(fù)后，在民政部衛(wèi)星工作領(lǐng)導(dǎo)小組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，各項建設(shè)工作有序展開，并于2014年3月根據(jù)國家重大建設(shè)項目的驗收標準正式通過了竣工驗收。檔案工作作為項目驗收的重要部分，得到了驗收專家組成員的一致認可。驗收組認為該項目檔案收集齊全、分類科學(xué)、整理規(guī)范，形成了比較全面、細致、全面反映項目基本情況的檔案資料。縱觀該項目檔案工作全過程，民政部國家減災(zāi)中心作為項目的實施單位，嚴格依據(jù)國家和主管機關(guān)項目檔案管理規(guī)定，將項目檔案管理作為項目管理的重要內(nèi)容之一，精心部署、主動作為，采取有效措施，推進項目檔案工作的順利開展。該項目作為部級重點項目，但按照國家重大項目驗收標準進行，較好地做到了檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

二、“小衛(wèi)星工程”項目檔案管理的政策依據(jù)

“小衛(wèi)星工程”項目既包括土建工程又包括信息系統(tǒng)工程，檔案工作貫穿項目建設(shè)的始終，檔案形成量較大，檔案內(nèi)容豐富。項目建設(shè)單位是國家減災(zāi)委，承擔單位是國家減災(zāi)辦（民政部），實施單位是民政部國家減災(zāi)中心。其項目檔案的管理嚴格執(zhí)行國家和上級主管機關(guān)項目檔案工作的有關(guān)規(guī)定，接受本機關(guān)檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。因此“小衛(wèi)星工程”項目檔案工作在具體工作中必須按照國家和民政部有關(guān)建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定執(zhí)行，具體要求標準是：（1）基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定（國檔發(fā)[1988]4號）；（2）國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法（檔發(fā)[2008]3號）；（3）民政部基本建設(shè)項目和電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理辦法（民辦函[2011] 96號）；（4）國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）；（5）國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)[2006]2號）；（6）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2008）；（7）歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）；（8）計算機軟件文檔編制規(guī)范（GB/T8567-2006）等。這些標準為項目檔案管理的可行性提供了良好的政策依據(jù)，也為檔案工作的順利開展創(chuàng)造了條件。

三、“小衛(wèi)星工程”項目檔案管理的經(jīng)驗

（一）完善工作制度，加強前端控制

1.完善工作規(guī)定，加強制度保障。近年來，一些項目建設(shè)單位由于管理理念的問題，把檔案工作作為項目的尾工工作，在項目竣工后才去找檔案，在驗收前突擊收集、整理檔案，造成檔案收集不齊全，影響項目竣工驗收。為避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，“小衛(wèi)星工程”項目總指揮部在項目建設(shè)之初就指示：“在項目各評審階段，在技術(shù)、財務(wù)專家之外，要邀請檔案管理專家共同參與評審，對階段檔案工作開展驗收”。項目總指揮部還指出：“要按照國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法的要求，未經(jīng)檔案專項驗收或驗收不合格的項目，不得進行或通過竣工驗收”。這一嚴格的規(guī)定，確立并強化了檔案工作在項目建設(shè)中的重要地位。民政部國家減災(zāi)中心在項目前期就提前介入，編制了《減災(zāi)衛(wèi)星應(yīng)用系統(tǒng)總指揮部制度手冊》，對項目文件形成到歸屬等各流程的管理提出了要求。逐步建立了適用于本項目的公文制發(fā)處理制度、會議紀要審核發(fā)放流程、招投標文件審查制度、合同文件審查制度等，實現(xiàn)項目文檔的流程化管理，提高項目文檔管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。同時，制定《查閱、借閱檔案資料審批單》，規(guī)定檔案查借閱及審批流程，實現(xiàn)文檔嚴格出入庫登記制度。此外還積極邀請檔案專家進行專業(yè)指導(dǎo)，檔案工作人員認真梳理工作思路，在項目建設(shè)階段，不斷積累檔案管理經(jīng)驗，逐步形成較為規(guī)范的檔案工作制度體系。并制定了“小衛(wèi)星工程”項目檔案工作的指導(dǎo)性文件——《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測預(yù)報小衛(wèi)星星座運辦管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程檔案管理辦法》。該辦法明確了檔案工作的責任主體，即由項目辦主任為組長的檔案工作組，其負責對各分系統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。還對檔案工作和人員的職責和任務(wù)、歸檔分工職責和時限、案卷組卷方法、卷內(nèi)文件排列規(guī)則、案卷編目樣式、檔案的安全保管提出了具體要求，進一步明確了檔案工作是“小衛(wèi)星工程”項目建設(shè)與管理工作的重要組成部分。

2.制定項目檔案管理的技術(shù)標準和業(yè)務(wù)規(guī)范，進一步提高規(guī)范管理。首先，制定了《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測預(yù)報小衛(wèi)星星座運行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程文件歸檔范圍和保管期限表》，確定了項目辦、監(jiān)理、總集成、安全集成、存儲與備災(zāi)系統(tǒng)等各分項主要文件清單以及檔案的歸屬和保管期限和保管單位。其次，根據(jù)檔案分類原則制定了《環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測預(yù)報小衛(wèi)星星座運行管理與減災(zāi)應(yīng)用系統(tǒng)工程檔案分類編碼原則》，文檔代碼在整個系統(tǒng)工程中具有唯一性，通過項目代碼將同一項目的文檔有機地關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)文檔的快速查詢、檢索和有效管理。最后，根據(jù)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)標準，統(tǒng)一了“小衛(wèi)星工程”項目檔案的案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄、案卷移交目錄等格式。

（二）加強審核管理，強化過程監(jiān)管

1.嚴格進行文檔的變更和審核。一是建立變更審核制度。針對文檔在使用過程中經(jīng)常發(fā)生內(nèi)容變更的情況，采用版本管理的方式嚴格約束，在文檔發(fā)生變更時，通過郵件或電話的方式通知相關(guān)使用者，避免新的文檔形成后仍有使用舊文檔的，以保證項目實施過程中所使用文檔具有一致性和完整性。二是加強文檔審核，保證文檔的準確和規(guī)范。綜合管理文檔在相關(guān)文件形成后，項目檔案工作組及時對形成統(tǒng)一的案卷目錄進行管理。技術(shù)文檔首先由各承建單位自審，需要總集成審核的報總集成審核，需監(jiān)理單位審核的，由監(jiān)理單位對各單位提交的項目技術(shù)文檔的格式和內(nèi)容進行嚴格審核，并由監(jiān)理出具文檔審核意見。根據(jù)審核意見修改完善后，提交項目辦項目聯(lián)系人進行再審，審核合格后，移交項目辦檔案工作組進行歸檔。檔案管理專用文件與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離，對重要文件的傳輸和分發(fā)，需經(jīng)總指揮部領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，實現(xiàn)項目檔案信息的安全控制和管理。當設(shè)備到貨驗收時，需要供貨商提交項目設(shè)備材料報審表，由項目辦、監(jiān)理、總集成共同到場并出具審核意見，形成正式的驗收材料。

2.合同管理強化建設(shè)項目檔案管理。根據(jù)項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理工作的要求，在簽訂項目設(shè)計、集成、開發(fā)及監(jiān)理合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確各單位提交的項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。為深入做好檔案工作，項目辦不定期、有針對性地對已中標合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時進行項目檔案技術(shù)交底。通過項目檔案技術(shù)交底會，形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監(jiān)理單位從建設(shè)階段開始，就能夠明確合同對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內(nèi)容準確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交。特別是在合同項目建設(shè)過程中，針對項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，及時召開項目檔案工作協(xié)調(diào)會，提出整改意見，對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。在項目驗收階段，督促各單位按照要求做好項目檔案管理工作。這一措施的推行，在項目檔案管理工作形成了參建各方職責清晰，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。

（三）加強組卷管理，確保案卷質(zhì)量

為了更加直觀、全面了解文件歸檔情況，項目辦決定在項目階段驗收前，召集有關(guān)單位的檔案人員，將本單位形成的檔案集中到指定的檔案辦公場所，對歸檔情況進行現(xiàn)場審查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。主要從三個方面進行審查：一是歸檔范圍的審查。按照“小衛(wèi)星工程”項目文件歸檔范圍和保管期限表，檢查歸檔的文件是否齊全，逐條核對，查漏補缺。二是案卷質(zhì)量的審查，主要針對文件的真實性和準確性、文件分類、案卷編目情況、保管期限是否合理、檔號章填寫是否規(guī)范、工程竣工圖是否清晰、是否加蓋竣工圖章、各項簽署是否齊全等情況進行審查，發(fā)現(xiàn)不準確的及時修改。三是對文件材料進行系統(tǒng)性的審查。主要針對組卷的合理性、檔案裝訂情況、檔案的排列情況等進行審查。通過現(xiàn)場審查，不僅提高了工作效率，而且較大提高了歸檔的工作質(zhì)量。