對民生檔案信息資源共享與遠程利用工作的思考

張連星

摘要：本文對民生檔案信息資源共享與遠程利用工作的必要性及存在問題進行分析，提出統(tǒng)籌民生檔案信息資源共享工作的機制體制、構(gòu)建科學規(guī)范的民生檔案信息資源共享標準體系、搭建貼近百姓實際需求的民生檔案共享與利用平臺、建設規(guī)范嚴謹?shù)拿裆鷻n案信息資源利用安全體系等四個方面的建議。

關(guān)鍵詞：民生檔案信息資源共享檔案遠程利用

民生檔案信息資源共享與遠程利用，是為了應對社會公眾對民生檔案信息需求的急劇增長，以檔案信息資源共享為基礎，以提高遠程服務能力為突破口，通過運用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，使利用者能夠在最近距離、最短時間查閱到需要的檔案信息的現(xiàn)代檔案管理體制與方法。目前主要應用于招工、知青、婚姻等民生檔案中。

2015年，筆者全程參與了北京市朝陽區(qū)檔案館與上海市浦東新區(qū)檔案館關(guān)于民生檔案跨館異地利用服務工作協(xié)議的簽署，期間與上海同仁多次溝通，對民生檔案信息資源共享與遠程利用的認識進行整理，與各位同仁商榷。

一、民生檔案信息資源共享與遠程利用工作的必要性

（一）檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求和必然趨勢

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出，要建立健全方便人民群眾利用的檔案利用體系，促進資源共享，開展遠程利用；國家檔案局局長楊冬權(quán)在2014年底局館長會議上中也明確要求，要繼續(xù)推進檔案信息資源共享，開展遠程利用，全方位地提升服務民生的能力，方便群眾利用。從這個角度而言，只有突破館際和地域的限制，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的共享和互通，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（二）適應社會現(xiàn)實的必然需求

民生檔案，作為各級各類國家檔案館館藏檔案的重要組成部分，在保障公民個人切身利益方面具有其他類型檔案難以相比的作用。同時，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，加之民生檔案利用分散性的特點，近年來對民生檔案異地、跨館、遠程利用的需求日益提升。此外，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息快速高效傳遞的同時，大幅降低了存儲和運行的成本，為檔案信息資源共享的實現(xiàn)提供了技術(shù)支撐。可以說，隨著檔案信息化建設的不斷提速，檔案信息資源共享與遠程利用的空間將越來越大。

二、民生檔案信息資源共享與遠程利用工作實踐探索

（一）開展館際合作，實現(xiàn)民生檔案跨館利用

分屬不同行政區(qū)域的檔案館之間簽訂相關(guān)的合作服務協(xié)議，明確可提供跨館利用服務的檔案類型、統(tǒng)一利用的相關(guān)手續(xù)和工作流程。當利用者因居住地變動，需利用保存在原居住地檔案館的民生檔案時，可向現(xiàn)居住地的檔案館提出申請，受理申請的當?shù)貦n案館在核驗無誤后，將相關(guān)申請表、身份證明材料等以傳真、信函或電子郵件等約定的方式遞交至檔案保管地檔案館，并由保管地檔案館將利用者所需檔案證明郵寄至受理檔案館，從而實現(xiàn)“就地受理、跨館出證”。北京市朝陽區(qū)檔案館與上海市浦東新區(qū)檔案館，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省杭州市檔案館、寧波市檔案館等多家檔案館共同開展的民生檔案跨館異地利用服務均屬于此種類型。

（二）將檔案共享至轄域內(nèi)服務窗口，實現(xiàn)檔案利用平臺前移

具有代表性的是太倉、常熟和昆山等地的檔案館。這些檔案館分別設立了民生檔案資源中心，建立了婚姻、獨生子女、退伍士兵、建房批復、知青等民生檔案數(shù)據(jù)庫，并將上述信息與當?shù)孛裾只橐龅怯浱幖案鬣l(xiāng)、鎮(zhèn)檔案室（個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立了檔案館）共享，公民在所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)即可查閱民生檔案信息。

上述兩種模式在共享區(qū)域、范圍和方式上均存在不同，前者通過訂立合作協(xié)議開展合作，更多的是一種便民服務方式，由檔案館代利用者進行相關(guān)材料的轉(zhuǎn)遞，免去了利用者來回往返；后者則是建立了檔案館與檔案室及相關(guān)服務窗口間的檔案信息資源共享，使檔案信息服務平臺向社會公眾延伸，但在共享區(qū)域和范圍上尚未突破檔案館所覆蓋的行政區(qū)域的限制。

三、民生檔案信息資源共享與遠程利用工作亟待解決的問題

（一）工作機制有待進一步完善和創(chuàng)新

一是尚未對全國各級各類國家檔案館館藏民生檔案信息資源共享工作進行科學統(tǒng)籌、合理規(guī)劃，特別是相關(guān)發(fā)展原則、標準規(guī)范、工作模式等并沒有詳細的指導性意見；二是工作機制、工作思路和方法有待進一步完善及創(chuàng)新。兩種民生檔案信息資源共享模式在共享的內(nèi)容、范圍、領域、區(qū)域等方面仍有較大提升空間；三是各檔案館之間、檔案館與相關(guān)部門之間，對同一類民生檔案利用的規(guī)定存在差異，且出具的檔案證明形式與格式不統(tǒng)一，影響民生檔案信息遠程利用工作的開展。

（二）館藏檔案信息化建設的標準體系建設有待進一步規(guī)范

我國檔案信息化建設具有自發(fā)性、分散性特點，各地區(qū)、各機構(gòu)的檔案信息化建設總體上處于自發(fā)狀態(tài)。雖然部分檔案行政管理部門相繼出臺了相關(guān)的業(yè)務規(guī)范和標準，但各檔案館之間以及檔案館與相關(guān)單位之間，對檔案（文件）數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設定、檔案數(shù)字化標準尚未統(tǒng)一。以北京市為例，各檔案館及民政局婚姻登記檔案數(shù)據(jù)庫字段設置的不統(tǒng)一，一定程度上影響了婚姻登記檔案信息資源的共享。

（三）利用服務平臺建設有待進一步加強

在橫向上尚未建立起跨行政區(qū)域范圍的共享與利用網(wǎng)絡，縱向上深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)（村）檔案館之間、檔案館與相關(guān)部門、社區(qū)之間的共享與利用網(wǎng)絡亦未建立。

（四）信息安全保障有待進一步強化

婚姻、知青、優(yōu)撫、社會保障等民生檔案涉及百姓切身利益，其中大多保存公民的身份證號、家庭住址、成員等個人信息，使得保護檔案信息安全、保障公民隱私權(quán)至關(guān)重要。目前大部分地區(qū)尚未建立起完全隔離于國際互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息專網(wǎng)或政務內(nèi)網(wǎng)，民生檔案信息安全存在隱患，限制了檔案信息資源的共享和遠程利用。

四、幾點建議

（一）統(tǒng)籌民生檔案信息資源共享工作的機制體制

1.建立健全協(xié)調(diào)同步的民生檔案信息資源共享領導機制。建議由國家檔案行政管理部門牽頭，建立以各級政府為主導的，由檔案行政管理部門、檔案館、政府信息公開管理部門，以及各民生檔案生成部門和民生服務窗口單位共同組成的領導小組，或聯(lián)席會議等形式的跨系統(tǒng)、跨地區(qū)，能夠統(tǒng)籌全國檔案信息資源共享建設工作的領導機構(gòu)或議事機構(gòu)，規(guī)劃檔案信息資源共享與遠程利用的總體工作原則和發(fā)展策略。

2.構(gòu)建靈活優(yōu)化的民生檔案信息資源共享工作模式。我國檔案信息資源共享模式有集中型（縱向）模式、水平型（橫向）模式、網(wǎng)絡型（自由）模式三種。應結(jié)合實際情況靈活選擇。同時，一要兼顧民生檔案信息需求與檔案信息化發(fā)展水平，實現(xiàn)民生需求最為迫切的檔案信息資源的共享與利用；二要在長遠發(fā)展與現(xiàn)實資金之間尋求平衡，采取分步走策略；三要突破部門和地域之間的界限，盡可能地擴大民生檔案信息資源共享與利用的領域和范圍；四要盡快建立民生檔案共享與利用工作標準與制度，對各門類的民生檔案利用規(guī)定、證明樣式進行統(tǒng)一和規(guī)范。

（二）構(gòu)建科學規(guī)范的民生檔案信息資源共享標準體系

一要與現(xiàn)行通用的技術(shù)標準兼容；二要為不同技術(shù)方案的相同功能設計規(guī)范統(tǒng)一的接口；三要在技術(shù)標準、體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)規(guī)格等方面與業(yè)界保持一致，擁有互通的開放性。通過研究、制定統(tǒng)一的電子文件歸檔、采集與整理的技術(shù)標準、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式標準、檔案信息等級管理標準等業(yè)務規(guī)范、標準和檔案數(shù)據(jù)庫設置規(guī)劃，推進民生檔案信息資源共享的制度化和規(guī)范化。

（三）搭建貼近百姓實際需求的民生檔案共享與利用平臺

首先，搭建檔案館館際間的民生檔案信息利用平臺。在統(tǒng)一的民生專題檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范的基礎上，實現(xiàn)各地市級國家綜合檔案館館藏民生檔案數(shù)據(jù)信息的共享；其次，搭建檔案館與機關(guān)檔案室，特別是民政局、人社局等具有直接管理民生事項職能的機關(guān)檔案室之間的民生檔案信息資源服務平臺；最后，搭建貼近百姓的民生檔案服務平臺。借鑒昆山、太倉等地鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)檔案館建設的成功經(jīng)驗，在地市級國家綜合檔案館的服務范圍內(nèi)建立多個民生檔案服務窗口，提供民生檔案信息服務。

（四）建設規(guī)范嚴謹?shù)拿裆鷻n案信息資源利用安全體系

在條件允許的情況下，建設物理隔離于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息專網(wǎng)；利用邏輯隔離于互聯(lián)網(wǎng)的政務專網(wǎng)時，充分運用信息加密技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)的安全防范技術(shù)等確保檔案信息安全。此外，還可以將檔案信息資源共享與檔案異地備份有機結(jié)合，在符合異地備份條件的地區(qū)同步開展工作，進一步強化檔案安全體系建設。

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作者單位：北京市朝陽區(qū)檔案局