檔案信息化建設(shè)中怎樣做好著錄標引工作

包菊花

[摘 要]隨著檔案信息化建設(shè)的逐步展開，對新時期的檔案著錄標引工作提出了更高的要求。面對新形勢，檔案著錄標引人員必須運用科學(xué)的原則和方法，提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息，更好地為檔案管理和利用服務(wù)，加快檔案工作信息化建設(shè)的步伐，真正發(fā)揮檔案的作用。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；著錄標引

一、著錄標引工作在檔案信息化建設(shè)中的重要性

檔案著錄標引是實施檔案信息化建設(shè)的一項重要工作，其目的是為計算機檔案應(yīng)用系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)準備。著錄標引質(zhì)量決定著整個檔案應(yīng)用系統(tǒng)的質(zhì)量。著錄標引是檔案數(shù)字化工作的重要步驟，是檔案檢索利用的保障，是檔案信息化建設(shè)的前提。

二、怎樣做好檔案信息化建設(shè)中的著錄標引工作

（一）適應(yīng)檔案信息化建設(shè)，提高著錄標引質(zhì)量

1.遵循相關(guān)標準統(tǒng)一著錄格式

目前，對檔案計算機檢索系統(tǒng)的建立缺乏統(tǒng)一的要求和宏觀控制，往往是由各單位根據(jù)各自檢索系統(tǒng)的要求自行開發(fā)、設(shè)計、實施，缺乏通用型，也難以達到資源共享的目的。著錄內(nèi)容上的差異也是非常明顯的，這些格式的不統(tǒng)一，最終將會影響計算機管理系統(tǒng)的檢索效率。

2.科學(xué)標引方法

檔案著錄標引工作開展以來，由于標引方式不同，使用的標引工具、標引規(guī)則也不同，20世紀80年代，我們主要采用了主題詞與自由詞、主題句與分類號相結(jié)合的標引方式。特別是解放前中共中央檔案和中央局檔案是按照檔案主題詞表進行檔案主題標引，標引時較好地提示了檔案的主題內(nèi)容。對檔案主題概念的轉(zhuǎn)換比較準確，詞表中沒有的主題詞采用自由詞標引，并對自由詞進行了嚴格的登記制度。這種辦法使標引的質(zhì)量較好，檢索效率較高。唯一不足是標引速度過慢，滿足不了迅速發(fā)展的檔案主題檢索系統(tǒng)的需要。

3.確定檔案著錄標引深度

在檔案著錄標引工作中，要注意客觀地揭示檔案所論述的事物或研究的問題。既要考慮確定適當?shù)臋n案標引深度，又要考慮檔案對檔案主題表達的明確程度，切忌摻雜個人的觀點；應(yīng)按照檔案著錄標引要求，根據(jù)文件內(nèi)容主題的詳略和重要程度標引不超過八個主題詞。人事任免，應(yīng)把任免所涉及的部門和人員逐一標引完整。凡多主題的同時涉及事物或問題的幾個基礎(chǔ)方面的概念，均應(yīng)予以標引，如工作總結(jié)、會議紀要等等，應(yīng)將幾個并列的事物或問題分別為幾個主題進行標引。檔案著錄標引不足，檔案檢索途徑少，專指性強，會大大降低檔案的使用效率，檔案著錄標引過深，也會浪費時間和計算機存儲空間，降低工作效率。因此，制定選擇合理的檔案著錄標引方案，確定可行的檔案著錄標引深度尤為重要。一般來說，相近或近似的主題檔案，文件數(shù)量多的應(yīng)細標引，檔案內(nèi)存單一的可相對粗標引。

4.檔案著錄中采用標準工具

要提高檔案著錄標引質(zhì)量，就必須采用國家制定的相關(guān)工具。有的用《中國檔案主題詞表》進行主題標引，有的用《漢語主題詞表》，有的用本單位、本部門、本行業(yè)自己的主題詞表，還有的用關(guān)鍵詞標引。檔案著錄工作可采用的工具不一致，造成主題詞的標引更為混亂，標引語言不統(tǒng)一，影響了計算機管理系統(tǒng)的檢索效率。

5.著錄標引要與檔案檢索相結(jié)合

著錄標引的主要目的是為了檢索，做好著錄標引是實現(xiàn)計算機檢索的基礎(chǔ)之一。著錄人員應(yīng)參與檔案利用檢索主題分析工作，了解用戶需求，通過檔案檢索策略和方法的設(shè)計和實踐體驗，在今后著錄標引工作中，從利用檢索的角度出發(fā)，有的放矢，準確揭示檔案主題，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，進而推動檔案的信息化建設(shè)。

（二）加強著錄管理，推進檔案信息化建設(shè)

1.提高著錄標引人員的業(yè)務(wù)水平

在檔案信息化建設(shè)中需要既儲檔案著錄標引技術(shù)也懂計算機技術(shù)的復(fù)合型檔案工作者，現(xiàn)有的檔案工作人員如何實現(xiàn)這一目標呢？一般來說，著錄人員首先應(yīng)熟練掌握檢索語言；再次必須具有一定的歷史知識、專業(yè)知識和檔案工作經(jīng)驗、具有分析問題、概括問題的能力，對館藏檔案形成的背景、檔案內(nèi)存、特征和檔案之間的歷史聯(lián)系、所著錄檔案的內(nèi)容比較了解。隨著檔案信息數(shù)字化時代的到來，檔案的存儲、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。著錄人員還應(yīng)盡快掌握—定的計算機知識并具備計算機基本職業(yè)技能，工作中應(yīng)用相關(guān)知識技能從事檔案管理各項工作。

2.建立相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍

由于對檔案數(shù)據(jù)準備工作的重要性和專業(yè)性認識不足，許多單位沒有安排知識水平、業(yè)務(wù)能力相對較高的專業(yè)人員從事這項工作，多數(shù)都是抽一般工作人員臨時做一陣，沒有長久觀念，還有不少單位是檔案整理的保管人員兼做著錄標引工作。沒有經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，沒有形成穩(wěn)定的專業(yè)數(shù)據(jù)工作隊伍，著錄人員的業(yè)務(wù)能力就難以提高，數(shù)據(jù)質(zhì)量也受到影響。標引工作實際是一項技術(shù)性很強的工作，任何檔案人員想從事著錄標引工作，都要經(jīng)過再學(xué)習和培訓(xùn)，這樣才能使著錄標引工作保質(zhì)保量，便于檔案的檢索利用。

3.加大對著錄標引工作的組織管理

著錄標引工作的組織管理是著錄標引工作的重要環(huán)節(jié)，即對著錄標引及校對工作嚴格要求，統(tǒng)一管理。具體做法：在標引之前，要對所要標引的檔案全宗介紹、機構(gòu)設(shè)置、組織沿革、干部配備、轄區(qū)范圍等基本情況進行系統(tǒng)了解，在標引中特別注重對黨和國家的歷史階段工作重點和特定時期的方針、政策的了解，定期召開業(yè)務(wù)討論會，使著錄標引工作能夠更加準確，保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。工作中，要對著錄標引的工作進行合理安排，重視已輸入計算機檔案數(shù)據(jù)的校對審核工作，避免一人長期審校，提倡專業(yè)人員互相審核，這樣有助于互相學(xué)習，及時發(fā)現(xiàn)問題，提高著錄標引水平。

三、結(jié)論

總之，檔案信息化建設(shè)是一項長期、艱巨的任務(wù)，做好檔案著錄標引工作是開發(fā)檔案信息資源的有效保障，所以，在檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展日新月異的今天，我們更要做好檔案著錄標引工作，為檔案利用、檢索提供更有效的服務(wù)。

參考文獻：

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