對做好辦公室工作的若干思考

邱曉輝

摘 要：在國有企業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，辦公室工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的綜合處理地點(diǎn)，它是職工在處理事務(wù)時(shí)的集中匯集地，做好辦公室工作對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，本文針對做好辦公工作的含義和策略進(jìn)行了探討，為廣大辦公人員提供建設(shè)性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；強(qiáng)化措施；思考

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)獲得了更多的拓展空間，為了迎合經(jīng)濟(jì)市場的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室工作也得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)。辦公室是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的綜合處理地點(diǎn)，起到了溝通、交流的重要作用。從企業(yè)的發(fā)展上說，辦公室人員的工作形象代表著企業(yè)的影響，他們的工作效率直接形象著企業(yè)的工作效益，對辦公室工作的強(qiáng)化和思考具有著重要的作用。

一、辦公室工作中常見的工作誤區(qū)

作為一名優(yōu)秀的辦公室人員，要具備一定的應(yīng)對能力和綜合事務(wù)處理能力。辦公室工作表面上看來非常簡單，甚至有很多人都認(rèn)為不過是上傳下達(dá)、抄抄寫寫的瑣事，這其實(shí)是人們對辦公室工作的簡單理解。對辦公室工作的表面化理解使得有工作中局部矛盾凸顯，當(dāng)前形勢下，辦公室工作人員中存在著一定的誤區(qū)：

1.辦公室工作的復(fù)雜性

辦公室工作當(dāng)然不是表面看到的這樣簡單，它包括職工之間的各項(xiàng)輔助工作，要求辦公人員能夠正確處理各項(xiàng)突發(fā)情況，在協(xié)助、服務(wù)、主動(dòng)的工作認(rèn)知上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。辦公室工作還表現(xiàn)在完整、系統(tǒng)、深刻的論述企業(yè)會(huì)務(wù)、文書、調(diào)研、信息、信訪、檔案、值班、接待、復(fù)印等綜合人員結(jié)構(gòu)，更涉及到了辦公自動(dòng)化、管理網(wǎng)絡(luò)、后勤服務(wù)、企業(yè)現(xiàn)代化管理多個(gè)方面。

2.檔案整理歸納的問題

在辦公室事務(wù)中，資料的收集、上報(bào)、整理、歸檔也存在著很多的問題。由于企業(yè)中工作人員復(fù)雜，各項(xiàng)報(bào)表及材料十分復(fù)雜，在檔案資料整理額過程中，很容易產(chǎn)生遺忘、丟失等問題，這種狀況的出現(xiàn)不利于辦公事務(wù)的正常開展。

3.辦公人員的工作效率

辦公人員對辦公事務(wù)的熟悉情況和工作態(tài)度決定了辦公效率，但是由于辦公人員的流動(dòng)性比較大，整體辦公效率出現(xiàn)下降的趨勢。辦公人員要做到對各個(gè)環(huán)節(jié)的合理調(diào)配和掌控，而不是簡單的遵從上級的命令，要有掌控全局的重要意識。

二、強(qiáng)化辦公使工作的若干措施

辦公室工作具有鮮明的特點(diǎn)，作為行政工作的重要部分，需要不斷的強(qiáng)化和升級各項(xiàng)效能。

1.提高企業(yè)辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)

辦公室工作所呈現(xiàn)出的獨(dú)特的性能決定了工作的價(jià)值所在，也向辦公人員提出了更高的要求，提升辦公效率不但能增進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)能力，也能在一定程度上環(huán)緩解了公人員的工作壓力，因此提升辦公人員的綜合素養(yǎng)迫在眉睫。

企業(yè)要加大對工作人員的培訓(xùn)力度，通過講座、評比、考核的范式激勵(lì)工作人員完善自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。強(qiáng)化企業(yè)思想道德建設(shè)，從各個(gè)方面逐步提高職工的頭腦，在重大原則問題上要保持清醒的頭腦，工作人員要有全局意識，特別實(shí)在資料整理歸檔上要做到有條不紊，可以輔助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行掃碼歸檔、研究等方式，做到企業(yè)利益高于個(gè)人利益，并且保持著高度負(fù)責(zé)的精神，自覺做到在措施上尋求高度，在措施上尋求嚴(yán)謹(jǐn)，在工作上尋求務(wù)實(shí)。不斷調(diào)整和完善自己的工作狀態(tài)。

2.提高企業(yè)內(nèi)部辦公室運(yùn)行管理機(jī)制

辦公室工作直接為黨務(wù)工作打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)，在協(xié)調(diào)企業(yè)方針路線、貫徹國家政策思想上有重要的責(zé)任，要建立與之相適應(yīng)的管理制度，例如文書處理、督查調(diào)研、公關(guān)接待、信息核查等重要的工作。建立緊密結(jié)合的應(yīng)對機(jī)制，涉及到政府機(jī)要部門的工作要得到相關(guān)管理獲得批準(zhǔn)，做層層高速審批、事事及時(shí)匯報(bào)，讓工作人員不斷貫徹上級精神和業(yè)務(wù)推進(jìn)的實(shí)施情況，及時(shí)督辦各項(xiàng)法律法規(guī)，體現(xiàn)辦公室的嚴(yán)謹(jǐn)性和綜合性。在國有企業(yè)中，任何工作都有一個(gè)具體的方式方法，黨委辦公工作也是這樣。為了尋求一個(gè)簡便的途徑，相關(guān)部門要采取合理有效的方法，降低企業(yè)成本，以科學(xué)的方法推進(jìn)科學(xué)的戰(zhàn)略途徑，重點(diǎn)解決好把辦公室工作變成精品工程的問題，從技術(shù)層面上解決好業(yè)務(wù)水平的問題。

3.擴(kuò)大辦公室工作中的宣傳協(xié)調(diào)職能

眾所周知，在辦公室事務(wù)中，上傳下達(dá)是必要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，也是辦公室工作中的重要環(huán)節(jié)，為了確保辦公信息能夠在職工與職工之間進(jìn)行有效的宣傳，要不斷加企業(yè)思想引導(dǎo)的能力，有針對性的整合各項(xiàng)信息，并把這些信息根據(jù)不同的時(shí)間、性質(zhì)、用途進(jìn)行有價(jià)值的整理。充分發(fā)揮辦公助手的能力，強(qiáng)化辦公室工作的協(xié)調(diào)職能。辦公室政策要接地、通人氣，著力提高企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)應(yīng)用管理、企業(yè)審批流程的各項(xiàng)宣傳。提高和完善信息宣傳工作的質(zhì)量指標(biāo)和業(yè)務(wù)水平。不斷強(qiáng)化信息采集網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施責(zé)任到人的精細(xì)化業(yè)務(wù)技能，簡化各項(xiàng)機(jī)能和機(jī)制，擴(kuò)大辦公效益和力度。

4.不斷增加企業(yè)職工創(chuàng)新服務(wù)的意識

服務(wù)是辦公人員的工作要?jiǎng)?wù)，是提高辦公職責(zé)的重要抓手。企業(yè)除了因其巨大的盈利性而運(yùn)轉(zhuǎn)，還具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，辦公人員應(yīng)該樹立服務(wù)人民、服務(wù)百姓的全面精神，圍繞“服務(wù)”展開的探討除了要保持原有工作質(zhì)量，還要在這個(gè)基礎(chǔ)上，融入創(chuàng)新服務(wù)的精神和意識。除此之外，還要堅(jiān)持做好對服務(wù)對象的需求掌控，從而得等到廣大用戶的認(rèn)可和滿意。不斷開拓新的思想和認(rèn)識，以服務(wù)對象的感動(dòng)程度視為最高的形勢法則。并用這種勇于奉獻(xiàn)、不甘平庸的奉獻(xiàn)精神來激發(fā)廣大企業(yè)員工擁有奮發(fā)向上的力量，自覺追求事業(yè)上的更高追求。

三、結(jié)論

綜上所述，辦公室工作是企業(yè)部門應(yīng)該著重注意的環(huán)節(jié)。從辦公室的工作任務(wù)上看，不管是內(nèi)容還是形式都是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和工作的需求而確定的。為了擴(kuò)大企業(yè)的影響范圍，各部門辦公人員都要形成團(tuán)結(jié)一致的工作氛圍。員工要把辦公事務(wù)質(zhì)量作為自身的責(zé)任，要堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，扎實(shí)推進(jìn)基層黨建工作，正確把握黨委辦公室的工作規(guī)范、積極探索國有企業(yè)的新發(fā)展和新路子，使辦公室工作始終旺盛的生機(jī)和活力。

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（作者單位：吉林省臨江林業(yè)局）