從檔案整理實踐看檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用

王武超

[摘要]社會發(fā)展中離不開檔案管理工作，檔案信息內(nèi)容的價值和重要性對檔案管理工作起到重要的作用。在實際的工作中，對信息開發(fā)和利用工作加強重視是每一位檔案管理工作人員的職責所在。因此，需要從相關的理論和實踐中來積累經(jīng)驗，不斷對檔案工作方式進行完善。尤其是現(xiàn)如今，各種先進的技術和手段不斷完善，檔案信息化進程不斷加快，對檔案信息進行合理地利用，成為現(xiàn)如今檔案管理工作的重點。

[關鍵詞]檔案整理時間；檔案內(nèi)容信息；虛擬整理；元數(shù)據(jù)

從檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和利用工作上可以看出，檔案管理工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了多個不同的階段，主要是由于社會發(fā)展的時期不同，社會現(xiàn)狀也存在著明顯的差異。檔案管理工作的內(nèi)涵不同，所以，檔案管理的理論和實踐就有所不同?？梢姡瑢n案信息以及檔案管理工作進行研究，需要追根溯源，從不同的角度來對其進行了解，這樣才能保證檔案信息工作的科學性和合理性。

一、我國檔案整理實踐與理論的演變過程

縱觀我國檔案管理工作的歷史，主要可以分成三個重要的階段，首先是中華人民共和國成立到1980年左右為第一個階段，這一階段的檔案管理工作主要是以手工整理為主，檔案管理工作還屬于按部就班，具有一定的保存載體，工作人員的工作內(nèi)容就是對這些檔案信息進行保管。檔案信息的公開程度不是很發(fā)達，導致公眾對于檔案信息的了解程度甚少。但是這一階段的檔案管理工作卻做到了對檔案信息實體加強保護力度，一些檔案信息還保存完整，很少遭到破壞。經(jīng)過多年的改進和研究，檔案信息的管理工作也在逐漸完善，檔案信息管理工作也朝著更加先進更加開放的方向發(fā)展。但是從整體來看，這一階段的檔案管理工作主要是以信息的開發(fā)和管理為工作的重點。其次，從20世紀80年代到90年代中期為檔案管理的第二階段。這一階段的檔案工作和第一階段相比較存在著明顯的區(qū)別，進步程度較大。其中最為明顯的特點就是采用了計算機技術等先進的手段來進行管理，出現(xiàn)了電子檔案。因此，檔案的保存類型也呈現(xiàn)出一定的多樣性，其中包括內(nèi)容信息，信息結(jié)構(gòu)以及檔案的載體信息等都有所改變。為了便于管理，信息載體除了紙張之外，還包括照片、光盤等等?？梢?，檔案信息的多樣性和現(xiàn)代化得到了實現(xiàn)。在這一階段出現(xiàn)了檔案實體整理和檔案信息整理并存的階段，所以，這一階段的檔案管理工作給檔案管理工作人員提出了更大的難題。所以，檔案管理工作的重點應該是保證檔案信息的真實性和準確性。這樣才能提升檔案信息的利用率，增強其服務水平。第三，從20世紀90年代到現(xiàn)如今，檔案管理工作由具體的實體保存和信息的開發(fā)逐漸轉(zhuǎn)入了檔案信息虛擬整理和保存的時代。檔案信息的這一特點主要是和現(xiàn)如今的計算機系統(tǒng)以及網(wǎng)絡的形成和發(fā)展有著直接的關系，電子文件的數(shù)量逐漸增加，檔案管理的理論和實踐都出現(xiàn)了明顯的變化。計算機技術、多媒體技術以及數(shù)據(jù)庫技術等逐漸成為檔案管理工作的重要工具，這一階段的檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

二、“虛擬整理”技術的產(chǎn)生促進了檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用的發(fā)展

（一）適應了電子檔案整理的需求

電子文件的出現(xiàn)，計算機讓檔案人員一下子完全喪失了對電子文件進行實體排序的可能和權力。具體地講，電子文件實體在硬盤存儲上的物理排列方式是由計算機及其技術自己控制的，究竟將一份電子文件存放到硬盤的哪一物理位置，是由計算機自己決定的，計算機對此總是遵循它自己的固定邏輯和算法。在電子文件整理過程中，雖然我們不能隨便改變電子文件所在的地址，但能根據(jù)文件之間所存在的客觀歷史聯(lián)系，通過對文件的排序，反映檔案之間的歷史聯(lián)系。這種虛擬整理方法，它是以文件的歷史聯(lián)系為依據(jù)，對文件進行的非實體排列，僅用一套符號及語法邏輯來記錄和解釋檔案歷史聯(lián)系的技術。

電子文件“虛擬整理”技術出現(xiàn)后，檔案界很快地出現(xiàn)了虛擬立卷的技術。具體地說，電子文件的立卷實際操作對象并不是電子文件實體，而是電子文件信息。它并不是組成案卷實體，而是虛擬立卷，并且采用統(tǒng)一的標識來揭示具有有機聯(lián)系的一組電子文件。具體做法：由業(yè)務承辦人對社會實踐中形成的電子文件的主要內(nèi)容進行分析，并以此事的主題為名在電子系統(tǒng)中創(chuàng)建一個“文件夾”；給“文件夾”一個惟一的流水號，以便“文件夾”之間可以根據(jù)建立時間的先后依次排列；文件形成或收到時，通過標引其歸屬的某個“文件夾”的流水號，就可以將處理同一具體事務過程中形成的所有文件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個“文件夾”中。至此，電子文件的虛擬案卷便形成了，這叫虛擬立卷。但是計算機畢竟只是一種設備，它只能從字面上來判定文件間的關系，這是未必準確的。

（二）對紙質(zhì)檔案也能進行輔助整理

在檔案的傳統(tǒng)整理中，由于文件實體的限制，只能保留檔案間的一維歷史聯(lián)系。“虛擬整理”技術的提出，使得紙質(zhì)檔案在計算機及其技術的輔助下，也能實現(xiàn)多維的整理。計算機輔助整理是在不破壞實體排序的基礎上，通過對文件材料歷史特征進行著錄，按照不同的原則對紙質(zhì)檔案的歷史特征進行多維的排序，形成檔案歷史聯(lián)系的多維信息系統(tǒng)，以達到更全面地記錄紙質(zhì)檔案間歷史聯(lián)系的目的。

這個系統(tǒng)的核心任務就是利用計算機技術、運用歷史性原則中的來源原則、事由原則以及時間原則對案卷、全宗的歷史特征進行整理，使在傳統(tǒng)手工整理中不能體現(xiàn)的歷史聯(lián)系得到完整的記錄。

（三）使元數(shù)據(jù)技術得到相應利用

元數(shù)據(jù)不僅能有效地反映文件的真實性、完整性和有效性，而且能有效地組織信息資源并方便對電子文件的查詢和利用，在達到信息整序的同時建立檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)智能控制，保持電子文件的有機聯(lián)系?？梢?，在電子文件管理中利用元數(shù)據(jù)全面記錄文件的背景信息和結(jié)構(gòu)以及形成管理的全過程就顯得非常重要。

三、抓住時機，做好檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用

我國的檔案管理活動經(jīng)過漫長的發(fā)展、演變，終于成長為一種擔負著較大的社會使命、有一定的社會影響力的職業(yè)。但是，職業(yè)的發(fā)展也不是一帆風順的，更是面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，需要通過增強檔案職業(yè)的社會使命感，加強檔案職業(yè)的教育和培訓，全面提高檔案從業(yè)人員的職業(yè)能力等方面來對檔案職業(yè)進行重新定位。現(xiàn)在我們已經(jīng)跨入一個嶄新的電子時代，無疑需要檔案人員與時俱進，面對電子文件的挑戰(zhàn)，如果我們在理論上能做出科學可行的回應，那么我們就可能抓住了這個絕妙的時機，來提高我們的地位。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和利用逐漸成為現(xiàn)如今檔案管理工作進行的重點。檔案管理工作在發(fā)展的過程中，呈現(xiàn)出不同的階段和特點，但是每一個時期都是以檔案時間和理論的基本內(nèi)容作為前提，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)和利用工作也應該符合社會發(fā)展的趨勢，同時還應該根據(jù)社會的發(fā)展現(xiàn)狀來進行探討和分析。只有這樣才能從根本上促進我國檔案管理工作的長足發(fā)展。

參考文獻

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