關(guān)于構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的研究

王鳳芝

[摘要]近年來我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了較快的發(fā)展，醫(yī)院檔案作為重要的信息資源，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的意義。特別是在當前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進程不斷推進的新形勢下，醫(yī)院需要構(gòu)建檔案管理體系，利用統(tǒng)一的標準來搭建檔案信息資源的服務(wù)平臺，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案；檔案管理體系；理論依據(jù)；途徑

一、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的必要性

醫(yī)院由于科室較多，這就使其在醫(yī)療工作中形成的檔案具有較強的分散性，檔案在形成過程中需要較多的環(huán)節(jié)，涉及面較廣，而且門類和內(nèi)容具有繁雜的特點，載體具有多樣性。而且醫(yī)院檔案與企事業(yè)單位的檔案還具有一定的區(qū)別，其不僅具有傳統(tǒng)意義上的檔案，同時還包括醫(yī)院所獨有的專業(yè)檔案。目前醫(yī)院這類專業(yè)檔案處于分散管理的狀態(tài)，缺乏一個有效的組織連結(jié)點火。而且在檔案管理工作中，各部門及科室之間缺乏有效的協(xié)調(diào)和配合，檔案管理存在著許多重復(fù)勞動的情況，這在很大程度上對醫(yī)院檔案管理水平的提升起到了一定的制約作用。所以需要構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，加強對各類檔案的有效管理，使其能夠在醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作中提供良好的信息資源服務(wù)，能夠為醫(yī)院管理層進行決策提供重要的依據(jù)。而且通過構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，可以集中對醫(yī)院檔案進行檔案，有利于檔案管理成本的降低，確保檔案管理效率和質(zhì)量的提高，為推動醫(yī)院檔案工作的發(fā)展具有極其重要的意義。

二、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的理論依據(jù)

（一）從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

當前我國大部分醫(yī)院中各類檔案都處于分散管理狀態(tài)下，由多個部門進行管理，由于檔案管理工作中沒有一個完善的質(zhì)量標準，這就導(dǎo)致各部門所管理的檔案材料質(zhì)量參差不齊。同時各部門在檔案管理工作缺乏有效的協(xié)調(diào)和配合，這就導(dǎo)致各部門之間檔案管理工作存在著交叉和脫節(jié)的情況，材料收集和整理缺乏規(guī)范性。當前醫(yī)院檔案這種分散化的管理狀態(tài)在很大程度上制約了醫(yī)院檔案工作的順利發(fā)展。

（二）從醫(yī)院檔案產(chǎn)生的特點分析

醫(yī)院檔案是在醫(yī)療活動中形成的，其能夠?qū)︶t(yī)療、教學(xué)、科研等各個方面的進行真實的反映，具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。這就充分的說明了醫(yī)院檔案與醫(yī)療活動具有十分緊密的聯(lián)系，在醫(yī)療活動中需要經(jīng)常性的利用到檔案信息。同時通過醫(yī)院病歷檔案能夠?qū)︶t(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平進行有效的衡量。醫(yī)院設(shè)置的綜合檔案室，可以對醫(yī)院發(fā)展過程中所形成的各類檔案進行接收、監(jiān)督和指導(dǎo)，對醫(yī)院檔案進行統(tǒng)一管理。從醫(yī)院檔案產(chǎn)生的特點分析過程中，可以看出構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系不僅具有較好的經(jīng)濟性，而且對于檔案信息化水平的提升也具有極為重要的意義。

三、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的途徑

（一）強化醫(yī)院檔案工作

作為醫(yī)院檔案管理部門，需要加強與檔案產(chǎn)生的部門及科室的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，嚴格對檔案材料進行審查，及時發(fā)現(xiàn)不合格的情況，保護與科室建檔人員的聯(lián)系，做好建檔的監(jiān)督工作。從醫(yī)院檔案形成的整個過程中要強化管理工作，從而確保醫(yī)院檔案質(zhì)量的提升，而且能夠有效的實現(xiàn)人力、物力和財務(wù)的節(jié)約，檔案部門主動參與到檔案的形成過程中來，采取主動性的工作來確保檔案歸檔的質(zhì)量。

（二）建立和完善檔案管理的法規(guī)制度

依法開展檔案收集工作醫(yī)院各種門類檔案產(chǎn)生的地點多、經(jīng)手的人員多.形成的環(huán)節(jié)多、涉及面廣，載體形式多樣。集中統(tǒng)一收集歸檔工作有一定的難度。因此，制定和完善醫(yī)院檔案管理的法規(guī)制度顯的非常重要.要明確醫(yī)院檔案管理工作體制、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)關(guān)系，法律權(quán)屬、檔案部門與產(chǎn)生檔案的部門、科室之間的職責分工，以及各種門類檔案的收集、鑒定、整理、統(tǒng)計、保管、編研、利用方法等。要通過法規(guī)制度的建立和完善.把醫(yī)院檔案的形成和移交工作納入醫(yī)院全體人員的職責范圍，制定相應(yīng)的獎懲制度加以規(guī)范。只有通過健全的法規(guī)制度，才能使醫(yī)院集中統(tǒng)一管理檔案工作走上法規(guī)化、規(guī)范化。

（三）提高檔案工作者業(yè)務(wù)的水平

檔案管理人員不但要有較高的政治覺悟，而且要有較強的業(yè)務(wù)水平和工作能力，不但能熟練、高質(zhì)量地管理好自己所管理的檔案，而且必須能夠適應(yīng)不同崗位的變化，對醫(yī)院各種形式、載體的檔案管理能做到得心應(yīng)手，成為醫(yī)院檔案管理的多面手。隨著醫(yī)院檔案信息化管理快速發(fā)展，醫(yī)院檔案部門需要既懂檔案專業(yè)知識和醫(yī)學(xué)知識.又懂計算機專業(yè)知識人才，這是醫(yī)院建立檔案管理體系的前提條件之一。當前醫(yī)院應(yīng)為檔案管理部門創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，加強檔案技術(shù)干部隊伍建設(shè)，引進計算機專業(yè)技術(shù)人才，建立一支復(fù)合型的檔案技術(shù)人才隊伍。

（四）加強先進技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

在醫(yī)院檔案管理工作中，需要充分的利用與醫(yī)院自身特點相適合的醫(yī)院檔案管理體系的軟件，從而加強對醫(yī)院文本檔案、圖像檔案及視頻檔案等的管理。同時建立醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)據(jù)信息共享的實現(xiàn)。同時還能夠利用網(wǎng)絡(luò)來對檔案工作進行指導(dǎo)和檢查，加快各門類檔案信息的交流和傳遞，確保醫(yī)院檔案更好的發(fā)揮其重要作用。通過醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建，可以有效的提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。在醫(yī)院檔案管理工作中，需要充分的借助先進的技術(shù)來完善檔案信息服務(wù)的方式，針對用戶的不同需求來進一步對醫(yī)院檔案管理體系進行改進，確保能夠更好的滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中對檔案信息的需求。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和繁雜性，其作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，為了有效的提高醫(yī)院檔案管理水平，則需要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和制度化，在確保醫(yī)院檔案管理水平提升的同時，也能夠為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

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