試論企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

宋新宇

[摘要]企業(yè)辦公室工作管理，就好比整個(gè)企業(yè)管理的潤滑劑，適量的潤滑可以使企業(yè)這部運(yùn)轉(zhuǎn)的車輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快。在這樣的背景下，企業(yè)辦公室工作務(wù)必實(shí)施精細(xì)化管理。本文從辦公室精細(xì)化管理工作的重要性和現(xiàn)狀著手，提出了辦公室工作精細(xì)化管理的有效措施。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；辦公室工作；精細(xì)化管理

引言

精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征，通過提高職工素質(zhì)， 克服惰性，強(qiáng)化鏈接，協(xié)作管理，從而提高一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門整體效益的管理方法。通俗地講，精細(xì)化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變，是一種意識(shí)，一種觀念，一種認(rèn)真的態(tài)度，一種精益求精的文化，也是我們在做好各項(xiàng)工作中需不斷追求并持之以恒堅(jiān)持不懈的理念。企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對象、載體和參與者，都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者，只有每個(gè)人都參與到此項(xiàng)管理中來，企業(yè)的管理工作才能高效開展，高質(zhì)量完成。

1、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

辦公室工作之所以要進(jìn)行精細(xì)化管理，是由辦公室工作的幾個(gè)主要特點(diǎn)所決定的。

1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理

辦公室工作綜合性強(qiáng)，往往無規(guī)律可循，大部分工作沒有計(jì)劃性，更多的是突發(fā)和臨時(shí)性的。在這種情況下，如果辦公室管理者或辦公室人員不進(jìn)行精細(xì)化管理，往往容易丟三落四，讓千頭萬緒的事務(wù)工作亂作一團(tuán)麻。只有加強(qiáng)了精細(xì)化管理，才能有的放矢，急緩有序，把辦公室工作安排得井井有條。

1.2參謀性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理

企業(yè)決策層在進(jìn)行決策前有大量基礎(chǔ)性工作是需要辦公室人員去完成的，在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤，這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要做到參謀意見全面而又準(zhǔn)確無誤，那就必須從精細(xì)處入手。

1.3服務(wù)性決定了辦公室工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理

辦公室工作歸根到底就是服務(wù)，為決策層服務(wù)，為企業(yè)內(nèi)各部門服務(wù)，為整個(gè)企業(yè)內(nèi)的員工服務(wù)。為決策層服務(wù)就是為決策者提供良好的決策依據(jù)，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，把領(lǐng)導(dǎo)者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，同時(shí)做好上傳下達(dá)。在企業(yè)內(nèi)辦公室的橫向服務(wù)主要為溝通與協(xié)調(diào)工作。辦公室在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該是與各個(gè)部門打交道最多的部門，一方面是因?yàn)樯蟼飨逻_(dá)的需要；另一方面，當(dāng)一項(xiàng)工作涉及到幾個(gè)部門共同完成時(shí)，辦公室就要在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的角色。并且，在完成領(lǐng)導(dǎo)行政命令督辦時(shí)，辦公室又承擔(dān)著檢查反饋的職責(zé)。辦公室在企業(yè)內(nèi)一般還擔(dān)負(fù)著后勤管理、治安保衛(wèi)、車輛管理等等，這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作，如何解除員工的生活后顧之憂，讓員工專心地從事企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等主導(dǎo)性工作，也是辦公室人員的工作重點(diǎn)之一。

2、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前市場經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，在以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟(jì)壓力，另外精細(xì)化已經(jīng)成為了企業(yè)辦公室管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，因此個(gè)別企業(yè)將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細(xì)化錯(cuò)誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過程和手續(xù)，不僅使得精細(xì)化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當(dāng)然，企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個(gè)不斷完善的過程，也沒有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問題具體分析，才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。

3、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的有效措施

為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細(xì)化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點(diǎn)：

3.1培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍

提高辦公室工作質(zhì)量的前提，就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊(duì)伍。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)、甘當(dāng)幕后英雄的精神。辦公室工作除了對專業(yè)理論水平的要求外，更多的需要經(jīng)驗(yàn)的積累和高度的責(zé)任感，對崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項(xiàng)必須要一件不落地按時(shí)高質(zhì)量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉，因?yàn)檗k公室工作基本都是時(shí)限性比較強(qiáng)的工作，辦事效率太低就會(huì)誤事。有時(shí)為了搶時(shí)間經(jīng)常會(huì)在業(yè)余時(shí)間加班加點(diǎn)，而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性工作之中，很少能靜下心來寫材料，特別是辦公室主任和秘書人員起草報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時(shí)完成。在接待工作中，常常需要起早貪黑，跑前跑后，把客人的吃、住、行都必須安排得細(xì)致周到；對后勤服務(wù)工作，更是需要足夠的耐心和熱情地服務(wù)態(tài)度。曾經(jīng)有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”，我覺得很是貼切，其實(shí)辦公室人員就是一個(gè)綜合性角色，即需要能文能武，能屈能伸，能說能跑，能迎來能送往，還要特別能吃苦特別能受氣。

3.2制定合理的制度，嚴(yán)格加強(qiáng)考核

精細(xì)化管理要求每一位職工的工作都要精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如果我們在工作中，只是一味地要求大家這個(gè)精細(xì)化、那個(gè)精細(xì)化，而沒有嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲、考核辦法、規(guī)定做保證，沒有好與差的區(qū)別，沒有量化的標(biāo)準(zhǔn)來衡量，必然導(dǎo)致精細(xì)化管理工作落不到實(shí)處，甚至流于形式?！盁o威不足以立規(guī)，不懲無人守規(guī)”。因此，在實(shí)際工作中，我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類工作制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求，把它作為對每一個(gè)職工做好本職工作的考核依據(jù)，將其工作業(yè)績與效益工資掛鉤，把工作業(yè)績作為標(biāo)尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻(xiàn)大小。堅(jiān)持用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，而不是單純憑主觀印象來評價(jià)，使辦公室每個(gè)成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎(chǔ)上，再付之于嚴(yán)格的監(jiān)督考核，既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性，也大大推動(dòng)了部門的精細(xì)化管理工作。

3.3加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅(jiān)持精細(xì)化理念

“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?，才能更好的?shí)現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣，“精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。

結(jié)語

總之，精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過程，意在結(jié)果的管理理念。企業(yè)辦公室工作人員要以精細(xì)管理的工作理念，積極上進(jìn)的工作態(tài)度，只要把精細(xì)化管理工作真正落到實(shí)處，企業(yè)辦公室工作就會(huì)做得更好。

參考文獻(xiàn)

[1]肖偉才.辦公室管理的精細(xì)化[J].中國電力企業(yè)管理，2010，04：68-69.