淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理創(chuàng)新

商曉艷

[摘要]隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)企業(yè)檔案管理方式提出了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，本文論述了大數(shù)據(jù)的含義和特征，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性，并從四個(gè)方面對(duì)如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新提出了對(duì)策建議。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；大數(shù)據(jù)；創(chuàng)新

一、大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)（Big Data）是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后IT產(chǎn)業(yè)的又一次創(chuàng)新性技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)，指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料、信息量的規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前主流軟件系統(tǒng)工具，在合理可控的時(shí)間范圍內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業(yè)、政府等經(jīng)營(yíng)決策更積極目的的資訊。

大數(shù)據(jù)具有4個(gè)基本特征：數(shù)據(jù)體量巨大，從TB級(jí)別躍升到PB級(jí)別；第二，數(shù)據(jù)類(lèi)型繁多，這些數(shù)據(jù)類(lèi)型繁多，格式不一，結(jié)構(gòu)不同；第三，價(jià)值密度低，商業(yè)價(jià)值高；第四，處理速度快，需要實(shí)時(shí)獲取需要的信息，這一點(diǎn)和傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著本質(zhì)的不同。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)作、市場(chǎng)定位、營(yíng)銷(xiāo)策略有著重要的指導(dǎo)性作用，是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，已給檔案管理工作烙上了深深的大數(shù)據(jù)印記。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案具有媒體形式多、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)。同時(shí)，當(dāng)前企業(yè)在檔案管理方面面臨諸多瓶頸：繁雜的數(shù)據(jù)類(lèi)型和多樣的存儲(chǔ)格式使電子文件很難被統(tǒng)一收集，容易形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”；對(duì)數(shù)據(jù)利用的方式單一，缺乏多元化的利用手段；對(duì)信息檔案的安全控制難度也很大。

顯然，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，企業(yè)如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時(shí)期為企業(yè)服務(wù)，已成為企業(yè)檔案管理工作的核心問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新是綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的要求。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理，就必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展要求，梳理新的觀念，建立新的管理制度，采用新的管理方法，完善新的服務(wù)方式。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，才能保障體量巨大的檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期安全可讀，并在海量數(shù)據(jù)中快速準(zhǔn)確的搜索挖掘到有價(jià)值的檔案信息，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

1.檔案管理觀念創(chuàng)新

多年來(lái)，許多企業(yè)的檔案工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，“重藏輕用”。大數(shù)據(jù)時(shí)代，必須轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)管理是必要的手段，利用才是真正的目的。檔案管理人員要加強(qiáng)思想觀念方面的創(chuàng)新，必須要對(duì)檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識(shí)。只有對(duì)管理創(chuàng)新的意義有了較高的認(rèn)識(shí)，才能重視、支持管理創(chuàng)新。

2.檔案管理制度創(chuàng)新

檔案工作制度應(yīng)納入企業(yè)規(guī)章制度體系。尤其是在在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于檔案信息體量大，類(lèi)型結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，更需要我們制定電子文件管理等相關(guān)的電子數(shù)據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，明確目的和標(biāo)準(zhǔn)，以此規(guī)范各類(lèi)檔案管理行為，將看似無(wú)序無(wú)法管理的檔案信息變成有法可依的有序管理。企業(yè)檔案管理制度建設(shè)應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)。除制定專(zhuān)門(mén)的檔案工作制度外，企業(yè)還應(yīng)在其他相關(guān)制度中體現(xiàn)檔案工作要求，與檔案管理制度銜接，確保企業(yè)檔案工作經(jīng)?；?、制度化推進(jìn)。同時(shí)，單位還須定期組織管理人員對(duì)國(guó)家相關(guān)制度和法律進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)單位管理制度進(jìn)行更新和補(bǔ)充，從單位的實(shí)際情況出發(fā)提高管理效率。

3.檔案管理方法創(chuàng)新

企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代管理方法，提高檔案完整率、有效性和利用率。尤其是信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用又為企業(yè)的檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使企業(yè)檔案管理從基于目錄的簡(jiǎn)單查詢(xún)共享階段向綜合的數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)的深度整合方向轉(zhuǎn)變。目前，運(yùn)用在大數(shù)據(jù)管理中的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)（data house ware）、群件（group-ware）、知識(shí)地圖（knowledge map）、超文本技術(shù)（hypertext）、元數(shù)據(jù)（metadata）等。因此，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的提高。

4.檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

企業(yè)檔案的生命線就是為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等中心工作服務(wù)。檔案服務(wù)是檔案管理的中心，檔案工作通過(guò)服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案服務(wù)創(chuàng)新要從服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式等方面進(jìn)行創(chuàng)新，如提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，縮短查調(diào)檔案的時(shí)間，簡(jiǎn)化查詢(xún)程序，優(yōu)化檔案檢索工具。在確保檔案服務(wù)的及時(shí)性及針對(duì)性的同時(shí)，能夠積極主動(dòng)的對(duì)檔案資料信息的需求者提供全面的信息服務(wù)，并綜合運(yùn)用各種技術(shù)手段，深入挖掘龐大數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)藏的有價(jià)值信息，提高檔案使用者的滿意度。

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