淺析科研院所人事檔案信息化管理

鹿紅

[摘要]在信息技術(shù)快速發(fā)展的帶動(dòng)下，科研院所人力資源管理加快了科學(xué)化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。但相對(duì)于其他行業(yè)來(lái)講，科研院報(bào)信息不僅種類(lèi)較多，而且數(shù)量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導(dǎo)致工作效率低下。所以在現(xiàn)代科研院所人事資源管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施

人事檔案是人事部門(mén)對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)管理和評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，是單位進(jìn)行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理屬于最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，通過(guò)人事檔案可以考察和了解個(gè)人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，從而對(duì)人事檔案信息資源實(shí)行數(shù)據(jù)化管理，不僅有利用人事工作效率和質(zhì)量的提升，而且對(duì)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過(guò)人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優(yōu)勢(shì)和潛力發(fā)揮出來(lái)，能夠?yàn)榭蒲性核瞬抨?duì)伍建設(shè)提供良好的服務(wù)。

一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義

（一）是當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的必然要求

目前在我國(guó)日常的工作和生活中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為不可或缺的重要工具，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng)，在人事檔案管理工作中加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，并建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快推動(dòng)了科研院所人事檔案信息化管理的進(jìn)度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動(dòng)作用。

（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要

長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)人事檔案都是采用人工方式進(jìn)行管理，不僅服務(wù)效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的獲取，工作強(qiáng)度較大。科研院所實(shí)施人事檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等來(lái)更好的滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求，可以隨時(shí)查詢(xún)檔案數(shù)據(jù)，有效的確保了人事檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。

（三）科研院所加快發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求

在人事檔案信息化管理過(guò)程中，由于創(chuàng)建了不同類(lèi)型的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，科研院所可以通過(guò)各類(lèi)不同的數(shù)據(jù)庫(kù)更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對(duì)人力資源進(jìn)行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發(fā)揮出來(lái)。

二、加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施

（一）確保人事檔案材料的真實(shí)性和有效性

目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設(shè)工作，人事檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)開(kāi)始發(fā)展為電子檔案。從電子檔案的本質(zhì)上來(lái)講，其屬于一種計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，其建立是以紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構(gòu)建。這就需要在建立電子檔案時(shí)，需要確保信息來(lái)源的真實(shí)性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎(chǔ)，對(duì)于電子人事檔案的真實(shí)性存在異議時(shí)，可以通過(guò)將其與紙質(zhì)人事檔案來(lái)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)證，從而對(duì)電子人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性進(jìn)行明確。電子檔案建成后，人們可以通過(guò)人事檔案信息化管理系統(tǒng)來(lái)設(shè)置不同的查閱、查詢(xún)的訪問(wèn)權(quán)限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性和保密性

電子檔案的建立、使用、管理，享受著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的方便、快捷、高效的好處，同時(shí)也存在著程序漏洞、黑客入侵等計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)。一是做好安全、保密防范措施，在技術(shù)手段和制度管理上下功夫，做好系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)，降低崩潰風(fēng)險(xiǎn)；二是做好相應(yīng)級(jí)別備份機(jī)制，定期備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)采取多種存儲(chǔ)介質(zhì)保存檔案數(shù)據(jù)；三是明確數(shù)據(jù)公開(kāi)范圍，嚴(yán)格設(shè)定修改、訪問(wèn)權(quán)限，做到既適度公開(kāi)又有一定保密性，預(yù)防重要信息數(shù)據(jù)外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調(diào)查、舉報(bào)材料上不適宜擴(kuò)范圍，應(yīng)該嚴(yán)格設(shè)置權(quán)訪問(wèn)，以保護(hù)當(dāng)事人的正當(dāng)個(gè)人隱私不受侵犯。

（三）增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任感和使命感

人事檔案信息化管理的關(guān)鍵在于檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)一支信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍。要完善人事檔案管理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。他們必須是在思想上作風(fēng)優(yōu)良，能不唯上、不唯書(shū)，實(shí)事求是的組織工作干部。他們同時(shí)還必須是在業(yè)務(wù)上理論知識(shí)扎實(shí)，能鑒別人事檔案的真?zhèn)涡?、全面性、時(shí)效性、重復(fù)性，進(jìn)行正確的分門(mén)別類(lèi)。人事檔案管理在人事管理在人才專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)中起著重要的作用，人事檔案管理人員責(zé)任重大，使命光榮，勝任這一工作應(yīng)該是具備較強(qiáng)的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)又有信息技術(shù)知識(shí)和優(yōu)良品德的復(fù)合型人才。

三、結(jié)束語(yǔ)

科研院所實(shí)施人事檔案信息化管理，有效的將現(xiàn)代化先進(jìn)的人力資源管理理念和信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構(gòu)建了適度開(kāi)放和科學(xué)透明的人事檔案信息交互平臺(tái)，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開(kāi)展?？蒲性核耸聶n案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務(wù)中解放出來(lái)，使其有了更多的時(shí)間和精力來(lái)強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，這對(duì)推動(dòng)科研院所人事檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)具有極為重要的意義，為科學(xué)技術(shù)研究事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

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