淺談檔案的信息化建設(shè)

李寧

[摘要]隨著信息社會(huì)的到來(lái)，信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，改變?cè)谶^(guò)去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案，建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；數(shù)據(jù)庫(kù)

一、檔案信息化建設(shè)的提出

檔案信息化建設(shè)是隨著以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導(dǎo)的信息技術(shù)的發(fā)展而逐步發(fā)展的，特別是最近十年，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，也為檔案信息資源的科學(xué)保管和廣泛應(yīng)用創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。在此基礎(chǔ)上國(guó)家檔案局提出了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。

為此，國(guó)家檔案局把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來(lái)，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》明確提出，在全國(guó)檔案事業(yè)第十個(gè)五年發(fā)展計(jì)劃期間，要堅(jiān)持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程。2002年11月國(guó)家檔案局還頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是"十五"期間全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個(gè)專項(xiàng)規(guī)劃，是第一個(gè)全國(guó)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃?！秾?shí)施綱要》確定全國(guó)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想為：以鄧小平理論和"三個(gè)代表"重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1、加快檔案內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

2、各級(jí)各部門要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，積極爭(zhēng)取和創(chuàng)造條件，大力推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮檔案館（室）的各項(xiàng)功能。

（二）檔案信息資源建設(shè)

（1）目錄中心建設(shè)

1、建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。各級(jí)檔案館要按照先易后難、先重點(diǎn)后一般的原則，逐步建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

2、建立市檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3、建立規(guī)范的檔案移交程序。

（2）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

1、建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)館藏檔案全文數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

2、建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。研究制定聲像檔案收集、歸檔、存儲(chǔ)及利用的具體措施，逐步完成聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（1）檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與利用

1、進(jìn)一步加大檔案管理軟件的推廣力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平。為保證檔案信息交換，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造條件。

2、推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)的基本過(guò)程

首先，收集檔案的過(guò)程。要擴(kuò)大檔案收集對(duì)象，既要向法定的檔案形成部門進(jìn)行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進(jìn)行收集，同時(shí)還要向個(gè)人進(jìn)行收集；要擴(kuò)大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應(yīng)注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補(bǔ)館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。

其次，管理檔案的過(guò)程。決定檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實(shí)用價(jià)值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化檔案信息。如果沒(méi)有形成一定規(guī)模的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有大量的、不斷增加著的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化檔案，就無(wú)法發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說(shuō)建立全文存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

第三，利用檔案的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，因此，對(duì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對(duì)檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源的有效利用。

第四，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統(tǒng)。

四、案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定，各級(jí)檔案部門在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購(gòu)置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2、保障重點(diǎn)，分級(jí)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)首先集中力量對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對(duì)外提供利用。中有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用；在突出重點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)各類檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對(duì)文書檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機(jī)關(guān)對(duì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其它門類的檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化的進(jìn)程。

3、切實(shí)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級(jí)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國(guó)外深造，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來(lái)，形成團(tuán)體優(yōu)勢(shì)，解決本地區(qū)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問(wèn)題。

4、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全問(wèn)題。防治計(jì)算機(jī)病毒是檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時(shí)升級(jí)，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化促使了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，外部技術(shù)環(huán)境的變化和公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)職能的轉(zhuǎn)化，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊公之.《檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)》.中國(guó)檔案出版社，2003

[2]郭洪敏.《檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題》.蘇檔案，2010（19）

[3]周風(fēng)云，趙煥中，姜桂娥.《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》.2004年第2期

[4]春華，任雪英.《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)》[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，1.