如何做好檔案的管理工作

叢麗敏

[摘要]檔案是企業(yè)、事業(yè)單位、高校或者其它單位進(jìn)行日常管理的重要依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理可以有效地提高單位日常管理的效率。然而，如何做好檔案管理工作已經(jīng)成為一個(gè)備受關(guān)注的話題。本研究主要綜述了檔案管理及其意義、如何做好檔案的管理工作等內(nèi)容。目的在于給企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理提供一定的新思路。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；管理制度；工作效率

在我國(guó)加快改革開(kāi)放以后，我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和綜合國(guó)力得到了快速發(fā)展，每個(gè)行業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化。其中檔案管理發(fā)展尤為迅速，但同時(shí)也暴露出了一些問(wèn)題，事業(yè)單位人事檔案的管理問(wèn)題表現(xiàn)更為突出。檔案在企業(yè)、事業(yè)單位以及其它單位中具有重要的作用，所以企業(yè)、事業(yè)單位比較重視檔案的管理工作。在檔案管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，只有逐漸地解決好這些問(wèn)題，才能提高企業(yè)或事業(yè)單位的工作效率。

1.檔案管理及其意義

檔案是一種重要的信息，每個(gè)組織或個(gè)人都擁有各種各樣的檔案。檔案是一種直接形成的歷史記錄，它具有歷史再現(xiàn)性；檔案主要由一些官方機(jī)構(gòu)形成的，而且檔案來(lái)源于文件。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理就顯得越來(lái)越重要，這對(duì)數(shù)據(jù)管理技術(shù)也提出了較高的要求。而我國(guó)數(shù)據(jù)管理技術(shù)的發(fā)展主要經(jīng)歷了三個(gè)階段，即人工管理階段、文件系統(tǒng)階段、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)階段。在人工管理階段，人們主要是運(yùn)用常規(guī)的手段從事記錄、整理、儲(chǔ)存數(shù)據(jù)；在文件系統(tǒng)階段，人們可以根據(jù)文件名進(jìn)行訪問(wèn)，對(duì)文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這一時(shí)期的數(shù)據(jù)可以長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存；在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)階段，傳統(tǒng)的文件系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的缺陷得到了克服。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題，特別是各種檔案信息的管理存在很多困難，主要的問(wèn)題在于如何改變傳統(tǒng)的信息管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的信息檔案管理的需要。人事單位和各個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)管理是一個(gè)非常龐大、復(fù)雜的工作，每個(gè)行業(yè)中的數(shù)據(jù)和檔案管理都存在著重大的意義。

2.做好檔案管理工作的有效措施

2.1健全檔案管理制度

任何工作都需要建立一定的保障機(jī)制，同樣在檔案管理中也要建立健全的檔案管理制度。檔案管理工作是一項(xiàng)很瑣碎的事，這就更加需要各企事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作制度的建設(shè)，在完善制度的過(guò)程中，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況和社會(huì)進(jìn)步的需求，不斷修訂已有的制度，從而適應(yīng)新的工作的需要。同時(shí)要完善檔案案卷整理工作細(xì)則，使得檔案的管理工作全面、完整、規(guī)范。所以說(shuō)健全的檔案管理制度是該項(xiàng)工作順利開(kāi)展并取得良好效果的重要保障。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

在我國(guó)，企事業(yè)單位的檔案管理是一個(gè)非常重要和關(guān)鍵的工作內(nèi)容，對(duì)管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的要求很高。在檔案管理人員選拔的時(shí)候要對(duì)管理人員進(jìn)行全面地、綜合地考察，選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員。另外，還要對(duì)選拔的新人進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中要注重培養(yǎng)他們忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、正確的價(jià)值觀。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)參加培訓(xùn)，了解最新的檔案管理方法，有效提升檔案管理水平?？傊?，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要前提。

2.3加強(qiáng)檔案信息資源整合力度

檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的必要條件，同時(shí)也是促使檔案工作發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬于那種可以直觀反映社會(huì)生活和個(gè)體發(fā)展情況的。因此，對(duì)于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過(guò)程中應(yīng)該做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎(chǔ)性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應(yīng)用系統(tǒng)整合以及數(shù)據(jù)資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會(huì)提供一個(gè)資源共享、行業(yè)協(xié)作以及提升原有資源價(jià)值，同時(shí)還可以提高檔案信息管理的效率[2]。

2.4增加資金投入，增設(shè)軟、硬件設(shè)施

檔案管理也離不開(kāi)資金支持，因?yàn)樵跈n案管理過(guò)程中需要利用一些設(shè)備，因此各企事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理的資金投入。另外，檔案管理需要進(jìn)行信息化建設(shè)，而檔案管理信息化建設(shè)就需要依靠軟件和硬件設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，這不僅需要企事業(yè)單位提供資金，還需要借助外部技術(shù)，將現(xiàn)有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設(shè)中。與此同時(shí)，還需要不斷地開(kāi)發(fā)、利用檔案管理智能軟件，為檔案管理提供最大的技術(shù)支持。

2.5制定我國(guó)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃

任何事務(wù)要想得到了快速地發(fā)展，就需要做好發(fā)展規(guī)劃。所以檔案管理也需要做好發(fā)展規(guī)劃，但目前我國(guó)還沒(méi)有制定一個(gè)完善的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展是非常不利的。因此，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該盡早地做出一個(gè)合理的、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。只有做出發(fā)展規(guī)劃，接下來(lái)的檔案管理及其信息化建設(shè)才能有章可循。制定發(fā)展規(guī)劃對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是非常關(guān)鍵的，相關(guān)單位一定要深刻地認(rèn)識(shí)這個(gè)問(wèn)題，同時(shí)及早地做出行動(dòng)，爭(zhēng)取盡早做出完善的檔案管理發(fā)展規(guī)劃。

2.6加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

檔案在企事業(yè)單位的管理中發(fā)揮著極為重要的作用，要想提高各單位的管理效率就要不斷地提高檔案管理效率，而要想提高檔案管理效率就必須加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。在我國(guó)檔案管理人員的不斷努力下，檔案管理工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、高效化。另外，科技的快速發(fā)展也為檔案管理提供了有利的保障，比如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及其它的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，特別是檢索工具的利用，更加提高了檔案管理效率。

加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也需要做好規(guī)劃，只有完善的規(guī)劃才能把握正確的方向，同時(shí)還需要有完善的制度作為保障，而且也需要依賴于一些有效的手段，其中包括科技手段。只有從各個(gè)方面去完善才能更好地促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位的意義非常重大，而檔案管理工作就顯得尤為重要，但是檔案管理工作具有很大的復(fù)雜性，該項(xiàng)工作對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，而且對(duì)檔案信息管理設(shè)備也提出了很高的要求。因此，要想做好檔案管理工作就必須從各個(gè)方面也完善，當(dāng)然也包括檔案管理制度，只有這些條件都得到滿足，才能有高效率的檔案管理。

參考文獻(xiàn)

[1]莫若琦，楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2013（02）：8-10.

[2]劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015（13）.

[3]欒海霞，陶湘萍.淺議如何做好檔案管理工作[J].民營(yíng)科技，2009（03）.