高校檔案文件實行“卷”改“件”整理淺見

[摘要]2000年國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》，闡釋了歸檔文件的定義，新規(guī)定了各級機關(guān)、團體和其他社會組織檔案文件整理的方法。高校檔案文件因其特殊性，多數(shù)高校仍采用按“卷”進(jìn)行整理。文章從降低工作難度、便于及時利用、利于安全保密三個方面分析了改為按“件”整理的意義。分析了按“件”整理的注意問題、具體實施過程，加強檔案利用管理、提高服務(wù)水平方法。

[關(guān)鍵詞]高校檔案文件；卷改件；整理

2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）。規(guī)則規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法，適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。規(guī)則定義歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。件是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

一、歸檔文件按“件”整理的意義

歸檔文件按“件”進(jìn)行整理是為適應(yīng)新條件下檔案現(xiàn)代化管理的需要，將“簡化整理、深化檢索、細(xì)化鑒定、優(yōu)化館藏”作為出發(fā)點，是對傳統(tǒng)檔案整理方法的改進(jìn)，提高了檔案工作的效率。其意義主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）降低了工作難度，減少了工作量

傳統(tǒng)按“卷”整理遵循檔案材料的形成規(guī)律，檔案材料之間保持著緊密聯(lián)系。這些特點對基層的檔案工作人員業(yè)務(wù)水平、工作經(jīng)驗要求高，一旦在組卷、提名過程中出現(xiàn)差錯，將會對以后的利用增加很多麻煩。為了克服這一問題，檔案館的工作人員需要對移交進(jìn)館檔案組卷科學(xué)性、提名準(zhǔn)確性進(jìn)行認(rèn)真審核，對于審核出的問題再返回歸檔單位進(jìn)行整改。增加了檔案工作人員的工作量。改為按“件”整理后，在不違背形成規(guī)律和檔案整理原則的前提下，只需對檔案材料分類整理，省去組卷、提名、編制卷內(nèi)目錄等環(huán)節(jié)，進(jìn)館后發(fā)現(xiàn)的部分問題無需返回歸檔單位，降低了工作的難度，減少了工作量。歸檔單位的檔案工作人員更換后無需進(jìn)行長時間的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

（二）便于檔案文件的及時利用

傳統(tǒng)的整理方法多數(shù)檔案材料需要在年度結(jié)束后進(jìn)行組卷整理，組卷完成前無法錄入檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)即時歸檔。按“件”進(jìn)行整理可以克服這一缺點，通過將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，將歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ鳎瑢⑥k完文件直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，通過檔案館提供利用服務(wù)，使檔案館真正成為學(xué)校的信息資源中心，實現(xiàn)文檔一體化管理。

（三）利于檔案的安全和保密

按“件”整理的檔案取用靈活，在利用過程中只需取出某件檔案，不會造成其它材料損壞，利于延長檔案壽命。利用者接觸不到申請使用之外的檔案，有效保障檔案信息保密。

二、歸檔文件按“件”整理應(yīng)注意的問題

（一）“件”的確定

“件”歸檔文件的整理單位。一般以單份文件為一件，必要時可以組相關(guān)的幾份自然件為一件。（1）文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。（2）教學(xué)類檔案中，錄取新生登記表可一個省的生源為一件，按專科、本科、碩士研究生、博士研究生分為四件；學(xué)籍表可將一個班作為一件，畢業(yè)生就業(yè)工作調(diào)配表將一冊作為一件（3）基建類檔案中可以將建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、給排水竣工圖等每一本（套）圖紙作為一件。（4）財會類檔案可以將報表、賬簿、憑證、工資發(fā)放表一本（冊）作為一件。

在“件”的確定過程中，應(yīng)根據(jù)實際正確把握，不能任意擴大組件的范圍，防止出現(xiàn)概念性錯誤，否則整理、編目工作簡單了，但給檢索、利用帶來不便，達(dá)不到“深檢索”的目的。

（二）檔案的整理方法

依據(jù)《規(guī)則》和教育部27號令，按“件”整理方法歸納如下：

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，發(fā)文單、定稿在后；文件在前，辦文單在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。文件的裝訂要便于利用和利于保存?？刹捎冕樉€左裝訂、三角袋、不銹鋼訂書釘、塑管熱鉚裝訂。

歸檔文件可以采用年度——機構(gòu)（問題）——保管期限分類，一級、二級目錄由檔案館統(tǒng)一設(shè)置，保持穩(wěn)定性、唯一性和連續(xù)性。在歸檔單位日常收集過程中為保障同一問題檔案的連續(xù)性，可以根據(jù)需要設(shè)置三級目錄。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、件號等必備項。文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2014。保管期限最主要分為永久、定期30年、和定期10年三種。作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）的簡稱，如JX11，代表教學(xué)綜合。件號是文件的排列順序號的簡稱，從1開始流水編號。

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。項目責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；文號：文件的發(fā)文字號。題名：標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號，可以根據(jù)實際需要設(shè)置副標(biāo)題。日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20140101。頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。備注：注釋文件需說明的情況。錄入檔案管理系統(tǒng)后使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型打印歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目。

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。盒規(guī)格統(tǒng)一為310mm×220mm（長×寬），厚度可根據(jù)實際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)（問題）保管期限、起止件號、盒號等必備項。備考表統(tǒng)一采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》的要求，按“件”整理的可將備考表中的“立卷人”改為“整理人”。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，也可印在盒子內(nèi)部，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。

三、加強檔案利用管理、提高服務(wù)水平

檔案入庫前按照歸檔文件目錄和檔案盒記載的信息核對每盒檔案的文件名稱、編號、排列順序等信息是否相符。

按“件”管理后，提供給利用者的是單份文件而不是裝訂在一起的一卷文件，有時一次查閱需從多個檔案盒取文件，容易造成文件存放的混亂和丟失，因此要加強檔案利用的管理工作。一是嚴(yán)格檔案借閱管理，要求在閱覽室查閱，需帶出在檔案館復(fù)印，原件一般不提供外借，防止檔案丟失。二是檔案看完一件馬上裝盒，查閱結(jié)束檢查裝盒排序無誤后再進(jìn)入庫房排架。

充分發(fā)揮掃描儀、計算機、攝影攝像等現(xiàn)代話設(shè)備優(yōu)勢。將實物檔案照片、數(shù)字化，將基本編目信息、全文數(shù)據(jù)錄入上傳到檔案軟件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機快速準(zhǔn)確檢索和非實體查閱、打印，提高了工作效率，延長了檔案壽命。

建立專門檔案數(shù)據(jù)庫。為解決前后時間跨度大、檔案生成時間模糊、成批檔案檢索篩選難問題，可以建立干部任免專門檔案、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任專門檔案等專門檔案。為便于管理、節(jié)省成本、保持原來的門類系統(tǒng)性，專門檔案可以只建立目錄數(shù)據(jù)庫。

檔案文件實行按“件”管理在部分行業(yè)開展了已有15年的時間，部分高校也已陸續(xù)采用，這種整理辦法總體上適用高等學(xué)校檔案管理，需要根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》要求結(jié)合工作實際不斷改進(jìn)、總結(jié)、創(chuàng)新，促進(jìn)高校檔案工作適應(yīng)新形勢，實現(xiàn)科學(xué)管理。

參考文獻(xiàn)

[1]《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000）

[2]林琳，倪亞，周學(xué)芬.《談<歸檔文件整理規(guī)則>在實際中工作中的應(yīng)用》.山東檔案，2003（2）

[3]白朝明.《我對<歸檔文件整理規(guī)則>的理解》.云南檔案，2002（2）

作者簡介

遲玉福（1978.04-），男，籍貫：山東省青島市，現(xiàn)職稱：檔案館員，學(xué)歷：本科。