關于教學秘書工作的實踐與思考

郝冠華

[摘要]教學秘書在高校教學管理中起著不可替代的作用，本文就從教學秘書基本工作出發(fā)，闡明了教秘的重要性，以及作為一名教學秘書所需要的基本的職業(yè)道德、職業(yè)技能和能力，并從現(xiàn)實情況出發(fā)闡明如何提高教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)。

一、高校教學秘書的定義及重要性

高校教學秘書是指在高等院校中協(xié)助院（系）領導具體處理本院（系）中各類教學事務的管理服務人員。根據(jù)職能和分管范圍的不同，具體可劃分為本科教學秘書、研究生教學秘書及科研秘書。

教學秘書這一角色在學校的教學管理過程中處于上傳下達的這樣一個綜合性的具有不可替代性的位置。教學秘書一方面協(xié)助院（系）領導組織和管理教學，保證各項教學管理制度的實施以及教學工作的順利開展，另一方面，作為學校教學管理制度的落實者，教學計劃在實際執(zhí)行過程中所反映出來的問題、教師的工作情況、學生對教學管理工作的意見與建議等等都需要教學秘書進行歸納和整理，為領導的決策提供依據(jù)，也為以后工作順利開展提供參考。

二、做為一名高校教學秘書所需具備的基本職業(yè)素質(zhì)

1、具備基本的職業(yè)道德，所謂的職業(yè)道德，就是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質(zhì)的總和，它既是對本職人員在職業(yè)活動中的行為標準和要求，同時又是職業(yè)對社會所負的道德責任與義務。作為一名教秘老師應具備的基本職業(yè)道德有：（1）要有“在其位謀其政”的意識，既然是教學秘書，就需要保證自己所負責的各項工作順利完成；（2）要有責任意識，只有有了責任意識，才能主動承擔責任，才能做到對學院負責，對教師負責，對學生負責，對自己負責；（3）要有愛崗敬業(yè)意識，只有有了這樣意識，才能真正的熱愛自己的工作，在工作中獲得滿足和快樂。

2、需要具備基本的職業(yè)技能。主要有：（1）熟悉本校教學管理的相關政策和制度。只有熟悉本校教學管理的相關政策和制度，在實際工作中才能有的放矢，處理問題的時候才能在制度要求的范圍內(nèi)游刃有余。同時，熟悉這些規(guī)則和制度后，在處理問題的時候才能不假手他人，會更有效率。另外，只有熟悉規(guī)則和制度，才能在實際工作中有所為有所不為。（2）具備現(xiàn)代化的辦公技能。隨著網(wǎng)絡和計算機的普及，現(xiàn)在基本上所有的高校都采用現(xiàn)代化的工具來提高管理的效率，對于教學秘書來說，學會與應用計算機已成為必備的素質(zhì)。教學秘書的工作主要需要應用辦公軟件以及教學管理軟件。辦公軟件多數(shù)用的是office，熟練使用word、excel以及PPT對教學秘書來說至關重要，同時還需要熟悉自己所在高校的教學管理軟件，教學管理軟件是一個學校教學運行的重要換件，包括排課、選課、成績等重要教學內(nèi)容都需要通過此軟件來進行（3）需要具有綜合的業(yè)務知識與技能。教學秘書要通過各種學習途徑獲取與在崗位所需要的知識與信息，需要了解本院（系）各專業(yè)的基本概況，院系教師基本情況，學生基本情況，課程開設情況等等，還需要懂得教育的基本規(guī)律，才能與學生更好的溝通，還需要一些基本的公文寫作能力。

3、需要具備基本的職業(yè)能力。主要有（1）需要統(tǒng)籌的能力。教學秘書工作的一大特點就是工作繁瑣、多樣。這就要求教學秘書在開學初的時候對本學期的常規(guī)性事務進行基本的統(tǒng)籌，什么時間段做什么事兒做到心里有數(shù)，才能在工作中能提前規(guī)劃，不至于因為事情繁多而忙亂。除此之外，由于工作的關系，經(jīng)常會碰到很多事擠到一起，這個時候就需要分清事情的輕重緩急，勿急躁，一件一件的解決，如果事情繁多，還需將一些待辦事宜記到筆記本上。（2）溝通信息的能力。教學秘書所處的位置就是一個上通下達的中間位置。在工作中需要與各部門聯(lián)系，要與教務處溝通，接受有關教學方面的信息，要與院系領導溝通，保證教學順利運行，要與教師和學生溝通，保證教務處精神落實，以及收集教師與學生關于教學的相關建議和意見等等。良好的溝通能減少誤解，保證事情順利進行。（3）協(xié)調(diào)能力。教學秘書需要跟學校的各類人群打交道，包括教務處人員、院系領導、教研室主任、教師以及學生。教學工作的順利運行需要多方面人員的共同配合。因此，教學秘書在工作中應具備能與各方和諧相處的能力，在處理問題時能全面分析，多面考慮，妥善處理好交辦和催辦的各項事宜。

三、如何提高教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)

1、學會思考。教學秘書的工作雖然繁雜，但是有一個特點，就是重復性，特別是有一些事務是每學期固定的，在熟悉了這些事務以后，需要學會反思。反思的目的有兩個：第一，提高工作效率。在對一項基本的工作熟悉后，下一次做此項工作的時候不妨多思考，換其他方式來做，做完后跟之前的方式進行比較，多次反復實踐后，總結出最高效的工作方法，同時，一些容易遺漏的地方也能查缺補漏，下次不再犯同樣的錯誤。第二，在實踐中對教務管理的方式以及教學管理規(guī)章制度等宏觀政策進行反思，可以認清教學管理不完善的地方，為以后完善教學管理方式、調(diào)整規(guī)章制度作參考。

2、學習與借鑒的能力。現(xiàn)在是一個知識經(jīng)濟和信息爆炸的時代，每一個人都被裹挾在互聯(lián)網(wǎng)的潮流中不斷前進，作為一名高校管理人員，也應該放開眼界，多多吸收各種新思想、新技能，通過借鑒這些新的知識、信息，與自己的工作實踐相結合，根據(jù)本崗位實際情況，不斷學習新的管理經(jīng)驗、教育理念，以更好的應用到自己的工作中。

3、開展業(yè)務培訓或研討交流會。一方面可以與本校其他學院（系）教秘進行交流，互相討論工作終于到的困難，彼此借鑒經(jīng)驗；另一方面，可以與兄弟院校的教秘互相交流，習得對方學院好的工作經(jīng)驗和方法，吸收新的理念，促進本校教學管理工作的順利進行。同時學校還應多組織給教秘的培訓，從另一個渠道習得各種知識、理念和技能，從而更新管理方法，適應時代潮流，為學校管理工作帶來新氣象。

參考文獻

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