關(guān)于編號(hào)的那些事

周太彪

在Word中，我們經(jīng)常會(huì)根據(jù)排版需要，給文本、圖片或表格加上數(shù)字編號(hào)或圖形符號(hào)，從而讓段落更有層次，讓圖片或表格便于快速查找。本文就和大家一起聊聊數(shù)字編號(hào)那些事，相信會(huì)對(duì)大家在日常辦公中有所幫助。

自動(dòng)編號(hào)的基本應(yīng)用

在Word2003/2007/2010/2013中，對(duì)于已經(jīng)錄入到Word中的段落，我們可以直接給段落加上圖形或數(shù)字編號(hào)。

選中段落，切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“段落”選項(xiàng)組中的“項(xiàng)目符號(hào)”，可以給段落前添加各種圖形符號(hào)。如果需要其他外觀的符號(hào)，可選擇“定義新項(xiàng)目符號(hào)”彈出對(duì)話框（如圖1），單擊“符號(hào)”可選擇各種其他符號(hào)，還可以單擊“圖片”選擇個(gè)性化的圖片作為項(xiàng)目符號(hào)。

如果要用數(shù)字對(duì)段落進(jìn)行編號(hào)，選中段落后，單擊“段落”選項(xiàng)組中的“編號(hào)”，可以選擇數(shù)字的樣式（如圖2），選擇“定義編號(hào)格式”彈出對(duì)話框，可以修改數(shù)字編號(hào)的字體、對(duì)齊樣式等，這樣可以讓其格式與段落文字的格式不一樣。

調(diào)整編號(hào)與文本間距

在使用自動(dòng)編號(hào)后，編號(hào)和文本之間的距離可能不符合個(gè)人的要求，此時(shí)可以在多級(jí)列表中進(jìn)行調(diào)節(jié)。

按住Ctrl鍵，分別選中要調(diào)節(jié)編號(hào)距離的段落，單擊“段落”選項(xiàng)組中的“多級(jí)列表”，選擇“定義新的多級(jí)列表”彈出對(duì)話框（如圖3），在“位置”選項(xiàng)中，可以修改編號(hào)的“對(duì)齊位置”和“文本縮進(jìn)位置”的數(shù)值，這樣就能調(diào)整編號(hào)與文本段落之間的距離。

多級(jí)標(biāo)題編號(hào)的設(shè)置

在編號(hào)時(shí)，我們要實(shí)現(xiàn)一級(jí)標(biāo)題下的編號(hào)為1、2、3，一級(jí)標(biāo)題下的二級(jí)標(biāo)題的編號(hào)為1.1、1.2、1.3……，2.1、2.2……（如圖4）。

首先選中一級(jí)標(biāo)題（即加粗的文字），可先選中一級(jí)標(biāo)題，切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“編輯”選項(xiàng)組中的“選擇/選擇所有相似文本”，這樣即可選中其他標(biāo)題（如圖5），也可以按住“Ctrl”不放，分別單擊加粗的標(biāo)題行進(jìn)行選中；然后右擊選擇“段落”彈出對(duì)話框，在“常規(guī)”的“大綱級(jí)別”中選擇“一級(jí)”，最后為一級(jí)標(biāo)題加上數(shù)字編號(hào)。

用同樣的方法將二級(jí)標(biāo)題（即為加粗的文字）的“大綱級(jí)別”設(shè)置為“二級(jí)”，然后單擊“多級(jí)列表”選擇“列表庫(kù)”中的編號(hào)（如圖6），這樣所有的二級(jí)標(biāo)題編號(hào)都是從1開(kāi)始的；選中第二個(gè)標(biāo)題下的二級(jí)小標(biāo)題，單擊“多級(jí)列表”選擇“列表樣式”下的2開(kāi)頭的數(shù)字編號(hào)，這樣第二個(gè)標(biāo)題下的二級(jí)小標(biāo)題的編號(hào)就是2.1、2.2……。

撤銷(xiāo)自動(dòng)編號(hào)功能

在Word中，我們?cè)谳斎霐?shù)字和標(biāo)點(diǎn)后再輸入文字，只要按下回車(chē)鍵（Enter），就會(huì)自動(dòng)生成后續(xù)數(shù)字編號(hào)，雖然很智能，但有時(shí)卻是“自作聰明”，讓人厭煩。如果要取消此功能，可選擇菜單“文件/選項(xiàng)”，切換到“校對(duì)”選項(xiàng)，單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”彈出對(duì)話框（如圖7），取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”即可。

圖片表格的添加序號(hào)

在文檔中如果有較多的圖片或表格，通常我們會(huì)依次加上圖1、圖2……表1、表2，為了便于后期增刪圖片后，圖片的序號(hào)能夠繼續(xù)保持連續(xù)性，最好通過(guò)題注功能自動(dòng)添加編號(hào)。

在插入的圖片上右擊選擇“插入題注”彈出對(duì)話框（如圖8），單擊“新建標(biāo)簽”按鈕輸入“圖”，單擊確定后會(huì)自動(dòng)生成題注：圖1，位置選擇“所在項(xiàng)目下方”，單擊“確定”按鈕即可在圖片下方添加圖片的編號(hào)圖1。在重新插入新的圖片后，只需要選中圖片后右擊選擇“插入題注”，單擊“確定”按鈕就會(huì)自動(dòng)插入編號(hào)圖2。對(duì)于表格，我們同樣可以使用插入題注，新建標(biāo)簽時(shí)輸入“表”即可。生成的編號(hào)會(huì)自動(dòng)放置在一個(gè)文本框中，在文本框中還可以添加簡(jiǎn)要的說(shuō)明。如果在已有圖片或表格的中心插入其他圖片或表格，添加題注后，序號(hào)會(huì)按順序重新排列。

段落中添加連續(xù)編號(hào)

有時(shí)我們需要在一個(gè)段落中添加多個(gè)連續(xù)的編號(hào)（如圖9），使用Word的自動(dòng)編號(hào)功能是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，借助Word的域代碼就能在段落中連續(xù)編號(hào)。

在段落開(kāi)始處，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文檔部件”選擇“域”彈出對(duì)話框（如圖10），選擇“類(lèi)別”下“編號(hào)”，再選擇“ListNum”，然后在右側(cè)的“列表名稱(chēng)”中選擇“LegalDefault”，最后單擊“確定”按鈕，即可添加數(shù)字編號(hào)“1.”。復(fù)制該域代碼至該段落中需要繼續(xù)編號(hào)的地方，則會(huì)自動(dòng)修改成“1.1.”。在新段落中復(fù)制粘貼域代碼，則會(huì)自動(dòng)生成“2.……2.1……2.2……”。

通過(guò)域代碼插入數(shù)字編號(hào)后，在后期進(jìn)行修改時(shí)，如果刪除了其中某個(gè)編號(hào)，其他的編號(hào)會(huì)自動(dòng)修改成連續(xù)數(shù)字，非常方便。