五蓮縣國土資源局檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

孫曉志 王冬梅 趙中華

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息化已成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。目前，國土資源檔案信息化建設(shè)存在重業(yè)務(wù)信息化、輕國土資源檔案信息化的現(xiàn)象，尤其是基層國土資源檔案信息化建設(shè)十分薄弱，國土資源檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟國家檔案信息化建設(shè)的步伐，加快“數(shù)字國土”建設(shè)，才能更好地適應(yīng)國土資源管理工作新的形勢(shì)和新的任務(wù)的要求，更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：國土資源管理工作;檔案數(shù)字化建設(shè)

五蓮縣國土資源局自1988年建局，1995年成立檔案室，館藏檔案25010卷。 隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，電子科學(xué)技術(shù)的日益更新，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

開展國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)是新形勢(shì)下國土資源管理工作的客觀要求，是國土資源管理工作不可或缺的組成部分，必須做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)國土資源管理工作新的形勢(shì)和新的任務(wù)的要求，其意義重大。

1.1 開展檔案數(shù)字化建設(shè)，是全面推進(jìn)“數(shù)字國土”的必然要求。國土資源管理工作既形成各類土地檔案資料，又依賴于這些檔案資料開展日常工作，要建設(shè)“數(shù)字國土”，必須建設(shè)數(shù)字檔案室，隨著國土資源綜合事務(wù)系統(tǒng)的全面應(yīng)用，建設(shè)用地網(wǎng)上遠(yuǎn)程報(bào)批和國土資源管理“一張圖”的實(shí)施，國土資源管理網(wǎng)上辦公的推進(jìn)，必然要求檔案工作緊隨其后，實(shí)現(xiàn)國土資源檔案數(shù)字化。

1.2 開展檔案數(shù)字化建設(shè)，是提升檔案管理整體工作水平的需要。隨著全國第二次土地大調(diào)查、新一輪土地利用總體規(guī)劃修編等工作全面結(jié)束，檔案數(shù)量越來越多，信息貯量越來越大，原始、手工的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)國土資源管理工作新形勢(shì)的需要，尤其是隨著城市化進(jìn)程的推進(jìn)，城市規(guī)劃、建設(shè)，都將以國土資源信息來支撐。我局檔案室已升級(jí)為省特級(jí)檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理載體的更新?lián)Q代，實(shí)現(xiàn)國土資源檔案數(shù)字化才能全面提升國土資源檔案管理整體水平和社會(huì)發(fā)展需要。

1.3 開展檔案數(shù)字化建設(shè)，是提高國土資源服務(wù)社會(huì)效能的需要。國土資源檔案是調(diào)處土地權(quán)屬糾紛和查處國土資源違法行為的真實(shí)依據(jù)，是土地利用總體規(guī)劃實(shí)施和管理及城市建設(shè)和拆遷安置工作的重要依據(jù)，是土地登記發(fā)證、變更登記和土地利用現(xiàn)狀變更調(diào)查的必備資料，在掌握國土資源動(dòng)態(tài)和國土資源優(yōu)化配置等方面起著不可替代的作用。隨著國土資源管理使用制度改革的不斷深入，國土資源市場(chǎng)十分活躍，土地用途變更、使用權(quán)轉(zhuǎn)讓時(shí)常發(fā)生，而國土資源檔案中記錄著大量關(guān)于土地的產(chǎn)權(quán)登記、變更的資料，這就必然會(huì)提高檔案的利用率。因此，開展國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能完善檔案管理機(jī)制，提高檔案利用水平，還能為國土資源工作提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案信息，更好地服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

2.1 加大資金投入，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。為加快數(shù)字國土建設(shè)步伐，我縣國土資源局投入資金建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)達(dá)40萬元。目前全縣下設(shè)共有1處國土分局，12處基層所已全部實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理;在局內(nèi)部建立局域網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公、檔案查詢等工作需求;建立消毒、防磁、溫濕度監(jiān)控等現(xiàn)代化設(shè)備，對(duì)館藏檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。

2.2 強(qiáng)化軟件建設(shè)，開發(fā)應(yīng)用相應(yīng)的信息化系統(tǒng)。

我局經(jīng)多方考察，選定了國內(nèi)最具影響力的“紫光軟件電子檔案管理系統(tǒng)”。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，方便檔案管理、利用，包括收集整編、檔案管理、鑒定銷毀、檔案借閱管理、檔案編研、系統(tǒng)維護(hù)、檔案設(shè)置、權(quán)限管理、檔案管理工作量統(tǒng)計(jì)等功能模塊，基于我局現(xiàn)有組織架構(gòu)和技術(shù)環(huán)境，以檔案和資料信息的全方位利用為目的，以數(shù)據(jù)庫為管理手段，以使用掃描等技術(shù)數(shù)字化檔案，并利用先進(jìn)的開發(fā)平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖像處理技術(shù)、光盤刻錄技術(shù)、壓縮存儲(chǔ)技術(shù)，全面建設(shè)符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展方向的檔案工作體系，提高檔案管理和利用水平。

2.3 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)化，國土查閱實(shí)現(xiàn)全覆蓋。為了檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)也是為了提高檔案的服務(wù)效果，我局對(duì)館藏檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描工作。其中業(yè)務(wù)檔案主要包括地籍管理類檔案和建設(shè)用地類檔案，占檔案數(shù)量的絕大部分。而且業(yè)務(wù)檔案紙張規(guī)格也不同，內(nèi)容不僅包括申請(qǐng)、審批等表格，還包括各種收據(jù)、證明復(fù)印件以及不同圖幅的檔案資料，為了達(dá)到掃描的最好效果，需要對(duì)不同紙質(zhì)的檔案進(jìn)行不同處理。另外，檔案管理系統(tǒng)掃描后的數(shù)據(jù)進(jìn)行OCR識(shí)別處理，使得系統(tǒng)可以對(duì)所有電子文件中的信息進(jìn)行查詢檢索。我局建成數(shù)字檔案館系統(tǒng)之后，實(shí)行了全局系統(tǒng)內(nèi)部的檔案聯(lián)網(wǎng)，足不出戶就可查詢所需要的全部資料，大大的節(jié)省了查閱者的時(shí)間。在我市國土系統(tǒng)也是首家實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)全覆蓋的區(qū)縣。

3 檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理及其平臺(tái)建設(shè)是檔案管理工作的一次技術(shù)提升和質(zhì)的飛躍，對(duì)于檔案管理部門適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)也是不斷適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展、滿足現(xiàn)實(shí)工作要求的必然趨勢(shì)。

4 檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)探討

信息管理平臺(tái)的建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)要求比較高的系統(tǒng)工程，其建設(shè)和發(fā)展工作的大力推動(dòng)需要相當(dāng)數(shù)量的資金支持，因此，加大信息化管理平臺(tái)的專項(xiàng)資金投入是保證平臺(tái)建設(shè)效率和使用質(zhì)量的基礎(chǔ)條件。平臺(tái)開發(fā)設(shè)計(jì)的基本要素包含了硬件、軟件和專業(yè)工作人員等，硬件基礎(chǔ)包括掃描儀、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，同時(shí)為了保證信息化管理的有效性，必須制定詳細(xì)的管理標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)則。同時(shí)，為了使檔案管理者能夠具備信息管理的素質(zhì)，滿足平臺(tái)維護(hù)的人員要求，還必須在專業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)方面加大投入，從而培養(yǎng)適應(yīng)信息化管理和信息化建設(shè)的專業(yè)人才。此外，專項(xiàng)投入還包括對(duì)平臺(tái)使用的廣泛宣傳，只有深入拓展平臺(tái)的應(yīng)用渠道，才能使更多的人和單位能夠接受它，才能不斷完善平臺(tái)的管理功能。 從技術(shù)角度來講，信息化管理是傳統(tǒng)管理方式的一次突破和創(chuàng)新，做好平臺(tái)開發(fā)工作的第一步是業(yè)務(wù)需求分析。第一，要緊緊圍繞“平臺(tái)綜合管理”的技術(shù)要求，在檔案管理方式單一、種類單一、功能單一方面有所創(chuàng)新，力求實(shí)現(xiàn)多種檔案資料的統(tǒng)一綜合管理。第二，平臺(tái)建設(shè)要在“系統(tǒng)融合與兼容”方面下功夫，解決不同部門之間的系統(tǒng)對(duì)接問題，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等功能模塊有機(jī)結(jié)合，優(yōu)化管理流程，建立電子檔案的一體化管理脈絡(luò)。第三，突出平臺(tái)開發(fā)中“效率與全面”的特色。檔案信息化管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資料的開發(fā)利用，在業(yè)務(wù)需求分析階段的體現(xiàn)就是在低級(jí)功能的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高級(jí)功能，提升管理效率。