文書檔案工作的思考

張鳳娟

摘 要：隨著社會的進步和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院開始意識到文書檔案管理工作的重要性，但是這項工作做得還不夠完善，缺乏一定的科學(xué)性和系統(tǒng)性，而信息時代的到來也給現(xiàn)代醫(yī)院文書檔案管理工作提出了更高的要求。本文分析了當(dāng)前形勢下醫(yī)院文書檔案管理工作方面存在的困境，并針對具體問題提出了幾點建議，希望能對實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案資料；檔案管理；對策

0 引言

醫(yī)院文書檔案是包括基建項目資料、會議記錄、人事調(diào)動資料、工作計劃、年度總結(jié)及病人病歷等在內(nèi)的重要資料，是醫(yī)院開展各類管理活動的重要歷史憑證。文書檔案管理作為醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著醫(yī)院公文的收集、分類、傳遞、歸檔等重要的責(zé)任，其管理水平的高低會對于檔案資料的完整性和質(zhì)量都有很大的影響。為了提高醫(yī)院檔案資料的利用率加強文書檔案管理，實現(xiàn)文書檔案工作的科學(xué)化和規(guī)范化是必然的。做好醫(yī)院的文書檔案工作不僅能使醫(yī)院各部門和患者能夠及時方便的獲取所需信息，還能夠促進醫(yī)院在新時期的和諧持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案工作現(xiàn)狀及面臨的困境

1.1 文書檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低 隨著信息化時代的發(fā)展，無論是企業(yè)、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結(jié)底取決于其人才綜合素質(zhì)水平如何。尤其是對于醫(yī)院文書檔案管理工作來說，專業(yè)化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經(jīng)濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，又要熟練基本的計算機操作等。然而，從目前醫(yī)院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質(zhì)、高水平、專業(yè)的復(fù)合型人才還比較缺乏，綜合素質(zhì)普遍偏低，這很不利于醫(yī)院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫(yī)院文書檔案 目前，還有部分醫(yī)院管理人員和相關(guān)工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認(rèn)識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費。另外，有些醫(yī)院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責(zé)上分配較為混亂，檔案存放和管理職責(zé)不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規(guī)范性，甚至有些醫(yī)療檔案不統(tǒng)一存放于綜合檔案室進行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫(yī)院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設(shè)施，信息化程度低 很多醫(yī)院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施的建設(shè)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室硬件設(shè)施達不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫(yī)院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫(yī)院的文書檔案工作仍然為傳統(tǒng)手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實性和完整性。如今，我國大部分醫(yī)院還沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，缺乏對于信息化建設(shè)的人力、物力、財力等各方面的投入，導(dǎo)致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫(yī)院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫(yī)院文書檔案工作的重視 首先，醫(yī)院要想切實提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理工作對于醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案工作更好的為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業(yè)對口、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)道德良好的員工擔(dān)任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認(rèn)真務(wù)實，能夠自覺學(xué)習(xí)不斷提高綜合素質(zhì)水平與檔案管理水平，從而更好地為醫(yī)院工作服務(wù)。然后，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經(jīng)費和物質(zhì)保障。比如對檔案室進行裝修改造，配備鐵質(zhì)檔案密集柜、計算機、打印機等現(xiàn)代檔案管理需要的硬件設(shè)施，進而保證醫(yī)院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫(yī)院檔案部門要積極爭取各方面支持與協(xié)助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì) 新的社會形勢對醫(yī)院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案管理工作，需要相關(guān)工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業(yè)知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機技術(shù)，即要具有較高的綜合素質(zhì)。因此，首先醫(yī)院必須加強對文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，也可以通過加強職業(yè)教育的方式，豐富其檔案管理專業(yè)知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質(zhì)。其次，醫(yī)院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規(guī)范的、系統(tǒng)的文書檔案管理程序，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化管理，進而方便切實解決檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。此外，醫(yī)院檔案部門還要積極引進高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識和操作技能的高校檔案專業(yè)人才的重視，為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作儲備人才。

2.3 加強文書檔案管理設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)信息化 基于信息時代大眾的要求，醫(yī)院文書檔案管理工作迫切需要進行信息化建設(shè)。文書檔案信息化建設(shè)工作是一項具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)和完備的軟硬件設(shè)施作為支撐，對醫(yī)院文書檔案資料內(nèi)容定期進行管理和維護。因此，醫(yī)院必須加大對文書檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設(shè)所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息資源建設(shè)相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為實現(xiàn)檔案管理的信息化提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理，保證醫(yī)院文書檔案的真實性、完整性和保密性，進而更好的為醫(yī)院和患者提供優(yōu)質(zhì)方便的檔案服務(wù)，在很大程度上提升醫(yī)院的工作效率。

3 小結(jié)

綜上，目前部分醫(yī)院在文書檔案工作方面還存在一些問題，需要醫(yī)院及各部門提高對文書檔案工作的認(rèn)識，加強檔案管理工作必要的軟硬件設(shè)施建設(shè)，最終實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作的信息化。同時，還要不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提高文書檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性，使得文書檔案更好的為醫(yī)院各項工作的順利開展服務(wù)。

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