注重細(xì)節(jié)定位 提升檔案管理服務(wù)水平

摘 要：檔案管理工作的主要內(nèi)容是對檔案管理信息進(jìn)行分類以及利用檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案管理是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前政策和形勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、制度化，拓展管理檔案的新思路，轉(zhuǎn)變管理方法的陳舊性，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，協(xié)調(diào)各個(gè)部門，全面提高服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率，更好地為社會各項(xiàng)工作服務(wù)，為此，筆者結(jié)合自己多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，從組織保障、檔案從業(yè)人員素質(zhì)、服務(wù)需求定位及多元化服務(wù)渠道入手，提出針對在檔案管理工作范圍和利用上的新理念，作出總結(jié)，以便檔案管理人員更好地完成檔案信息的收集和利用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提升服務(wù)；細(xì)節(jié)定位

檔案管理工作的實(shí)質(zhì)將管和用相結(jié)合。檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，針對工作實(shí)際情況，制定適應(yīng)本單位的管理體制，及時(shí)提出檔案管理的新思路、新方法，不斷提高檔案管理水平，積極提供利用，努力改善檔案的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案管理工作到位，為社會各階層需要作出更大的貢獻(xiàn)。筆者從檔案管理的實(shí)踐工作中，總結(jié)出對于現(xiàn)代辦公條件下，檔案管理服務(wù)工作應(yīng)用從細(xì)節(jié)入手，準(zhǔn)確定位管理對象和服務(wù)對象，從而全面提升檔案管理服務(wù)水平，具體有以下幾個(gè)方面。

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，從組織上提供保證

檔案是人類歷史記錄真實(shí)的載體，它是我們寶貴的精神財(cái)富，有些甚至可稱得上是珍貴的文化遺產(chǎn)。人類自古以來前進(jìn)的歷史的步伐從未隔斷過歷史、離不開檔案。從社會發(fā)展和人類進(jìn)步的高度來認(rèn)識檔案管理工作并不過分。所以檔案工作是社會各項(xiàng)事業(yè)中非常重要的一部分，需要檔案管理工作者以及全社會的關(guān)注和支持。

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，從組織上提供保證是做好檔案工作的首要問題。通過確立組織機(jī)構(gòu)，明確人員分工，制定各崗位說明書及相關(guān)考核制度，可以有效提高檔案管理的組織性和計(jì)劃性，可以把檔案工作列入議事日程，及時(shí)研究解決檔案工作中的實(shí)際問題，做到議事有議題，提上議程，列入計(jì)劃，措施到位，保證經(jīng)費(fèi)，通過擴(kuò)大庫房面積、配備微機(jī)、除濕機(jī)、增置檔案柜等方面促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。對原有各類檔案，進(jìn)行重新整理、分類、立卷、裝訂、編號，根據(jù)新時(shí)期的工作需要及檔案管理的新要求，編制檢索工具，以

便提高檔案資料查找的準(zhǔn)確率和全面性，為社會工作提供有效服務(wù)。

2 注重專業(yè)學(xué)習(xí)，從素質(zhì)上滿足管理需要

無論組織多么的健全，領(lǐng)導(dǎo)多么的重視，而檔案管理服務(wù)的工作主要還是依靠檔案管理人員來操作，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理人員必須全面提升自己的素質(zhì)，從專業(yè)知識和實(shí)踐水平的角度都要不斷隨著工作的進(jìn)展和時(shí)代的進(jìn)步而不斷完善，合格的檔案管理人員應(yīng)具備辦事細(xì)心、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和職業(yè)道德，具有事業(yè)心、責(zé)任心和創(chuàng)新精神，有較深的文化底蘊(yùn)，豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理部門應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織經(jīng)驗(yàn)交流活動。通過活動開拓所屬人員視野、豐富知識、增長學(xué)識。在日常的工作中邊學(xué)習(xí)邊操作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。特別是面對信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，要敢于學(xué)習(xí)信息技術(shù)和操作技能，在原有傳統(tǒng)管理的模式上，通過設(shè)備引進(jìn)、技術(shù)的更新，加大對信息化管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，使得自己能夠滿足現(xiàn)代檔案管理服務(wù)的需要。

3 建立相關(guān)制度，用制度保證工作開展

依法辦事，建設(shè)法制政府，是黨中央在新時(shí)期提出的依法治國的行動綱領(lǐng)。機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的開展，也應(yīng)當(dāng)依法行政，用法律法規(guī)保證工作的開展。檔案工作也是如此，依法建立相關(guān)的規(guī)章制度，用好的制度做保障，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

在機(jī)關(guān)檔案工作中，目前的主要依據(jù)有《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》等法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際，制訂相關(guān)的制度。用制度約束每個(gè)相關(guān)人員、約束工作。機(jī)關(guān)檔案室比較基礎(chǔ)的工作制度主要有：

《機(jī)關(guān)文件歸檔制度》。一般而言，《文件的歸檔制度》主要體現(xiàn)在歸檔原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔文件的數(shù)量（份數(shù)）等方面。在歸檔要求中，應(yīng)對歸檔的文件齊全完整、文件載體和書寫材料的質(zhì)量、文件的價(jià)值鑒定、文件的整理編目、檔案移交程序等提出明確的要求，保證歸檔文件的收集能夠全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，為做好檔案工作的其他環(huán)節(jié)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

《機(jī)關(guān)檔案保管制度》。這項(xiàng)制度重點(diǎn)針對檔案庫房管理的安全性、庫房中各種設(shè)備的使用期限提出明確的要求。如為機(jī)關(guān)檔案設(shè)立專門的存貯庫房，配備必要的檔案柜或檔案架。檔案庫房應(yīng)堅(jiān)實(shí)耐用，并配以各種防護(hù)設(shè)施（如防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防鼠等方面的設(shè)施）。根據(jù)具體情況，配置相應(yīng)的溫濕度監(jiān)控設(shè)備、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備和管理設(shè)備，以保證檔案不丟失、不損毀，保證檔案的安全管理，為檔案的提供做好準(zhǔn)備、打好基礎(chǔ)。

除此之外，機(jī)關(guān)檔案工作還有《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《機(jī)關(guān)檔案利用制度》等。

4 細(xì)化職能定位、從需求上適應(yīng)發(fā)展

檔案工作者必須不斷的進(jìn)行調(diào)查研究，針對利用者需要解決的不同的問題，對檔案的利用也有不同的要求。除了利用者提出的需求問題，還應(yīng)及時(shí)地把群眾關(guān)心的熱點(diǎn)檔案信息梳理出來、公布出去，加大宣傳力度，多角度全方位的服務(wù)于社會。

例如：高校畢業(yè)生就業(yè)問題早已成為社會各界高度關(guān)注的焦點(diǎn)。近年來，許多高校都加大了人力、物力投入，建立了畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，為提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高大學(xué)生管理工作的效率起

到積極的推動作用。加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，科學(xué)系統(tǒng)

地分析研究和利用學(xué)生檔案資源，為用人單位提供最準(zhǔn)確、最快捷的畢業(yè)生檔案信息，從而為解決學(xué)?！俺隹凇彪y問題提供精準(zhǔn)的資料。

再比如：靈活就業(yè)人員具有流動頻繁的特點(diǎn)，因此靈活就業(yè)人員人事檔案管理要求檔案管理人員要不斷地探索，勇于開拓，為靈活就業(yè)人員提供更好的服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對靈活就業(yè)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，是當(dāng)前靈活就業(yè)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，以利于實(shí)現(xiàn)靈活就業(yè)人員異地查詢和人才流動管理。靈活就業(yè)人員的人生記錄全部體現(xiàn)在人事檔案中，通過就業(yè)服務(wù)部門或者人才中心對其人事檔案管理的完善，有效地維護(hù)勞動者的合法權(quán)益。這些實(shí)踐說明了檔案管理服務(wù)工作要注重細(xì)化職能定位，從需求來滿足不同需要，使得檔案管理服務(wù)工作能夠在一個(gè)良性的軌道上發(fā)展。

5 拓展服務(wù)形式，為利用者提供服務(wù)

管理是檔案工作的一方面，服務(wù)也是不可替代的一部分。管理是基礎(chǔ)，利用是目的。良好的管理工作是為了更好地提供檔案服務(wù)。就需要從多種形式上不斷完善服務(wù)方式，為需求者提供方便。

首先，要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。檔案利用工作應(yīng)當(dāng)具有為社會主義兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)的正確方向。隨著黨和國家工作重心的轉(zhuǎn)變，檔案利用工作更應(yīng)注重為社會的經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

其次，要熟悉室藏檔案，優(yōu)化檔案服務(wù)工作，主動熱情地了解檔案用戶的當(dāng)前和長遠(yuǎn)的利用需求。比如檔案利用者，由于對檔案管理情況不熟悉，這時(shí)候就需要我們管理人員提供咨詢服務(wù)，通

過耐心細(xì)致地對利用者提出的問題進(jìn)行解答，在其查找、利用過

程中進(jìn)行認(rèn)真指導(dǎo)，提供熱情服務(wù)，按照檔案管理工作的要求，

直接提供真實(shí)的資料和數(shù)據(jù)，積極地代查，使其能夠在最短的時(shí)

間內(nèi)，及時(shí)獲得有效的利用，同時(shí)還需要主動回答利用者在查詢過程中涉及的其他問題，比如有關(guān)檔案材料的可靠性、歷史背景、使用狀況等，幫助其解決問題，真正達(dá)到檔案的利用效果和社會效益。

檔案利用工作是整個(gè)檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。利用工作的好壞，是用戶評價(jià)機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槔么碚麄€(gè)檔案工作的成果直接與檔案用戶發(fā)生關(guān)系；也是對機(jī)關(guān)檔案工作起著檢驗(yàn)和推動作用，因?yàn)槔霉ぷ骺梢钥陀^地反映出檔案用戶的需求，促進(jìn)其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的開展?？傊?，搞好利用工作，才能使檔案工作生機(jī)昂然，否則，便會死氣沉沉。

作者簡介：

陳海燕（1972-），女，浙江杭州人，館員，從事檔案管理工作多年，現(xiàn)在秦皇島市專業(yè)技術(shù)資格考試處工作，主要研究方向：檔案管理工作，財(cái)務(wù)工作。