電子證照檔案管理存在問題及對(duì)策分析

白穎 韓立洋

摘要：本文指出電子證照檔案管理中存在紙質(zhì)證照與電子證照并存，未能集中統(tǒng)一管理；電子證照檔案標(biāo)準(zhǔn)缺乏；應(yīng)用流程不明晰等問題，提出推進(jìn)電子證照檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)；制定標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)規(guī)范引導(dǎo)；完善電子證照檔案應(yīng)用流程，提高電子證照檔案服務(wù)效率的措施，為電子證照檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子證照檔案檔案管理應(yīng)用流程

證照檔案是政府部門和能夠取得第三方資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)依法出具的具有法律效力和保存價(jià)值的各類批文、證件、執(zhí)（牌）照、鑒定報(bào)告、證明材料等文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)辦公效率的要求，電子證照檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子證照檔案是一種數(shù)字形態(tài)的證照，它遵循相關(guān)安全和技術(shù)規(guī)范，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的證照信息記錄。電子證照檔案的管理和應(yīng)用，依托電子證照管理系統(tǒng)，完成電子證照檔案的制作、存儲(chǔ)、信息查詢和交換共享，為政府部門在線審批、在線查詢、在線利用提供服務(wù)。電子證照檔案的管理，解決了紙質(zhì)證照反復(fù)提交造成的資源浪費(fèi)，節(jié)約了社會(huì)成本；電子證照檔案的使用，是國家規(guī)范企業(yè)監(jiān)管的重要抓手，也是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的重要依據(jù)；電子證照檔案的應(yīng)用，提升了政府的辦公效率和協(xié)同辦公能力，可見在此背景下對(duì)電子證照檔案進(jìn)行有效管理意義重大。

一、電子證照檔案管理現(xiàn)狀

2013年12月，福建省宣布首批省直部門涉企電子證照系統(tǒng)正式開通，它也成為全國第一個(gè)整體推進(jìn)電子證照應(yīng)用的省份。其中，首批共有25個(gè)部門、200種涉企電子證照開通使用，這意味著企業(yè)在申請(qǐng)這200種事項(xiàng)時(shí)，獲得紙質(zhì)證照的同時(shí)，也將領(lǐng)取到相應(yīng)的電子證照。換句話說，未來企業(yè)辦理其他證照時(shí)，只要通過電子政務(wù)平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)電子證照檔案的在線查驗(yàn)和傳遞，政府部門也可以通過在線預(yù)覽，在電子政務(wù)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)審批，加蓋電子印章，實(shí)現(xiàn)無紙化操作。電子證照檔案的產(chǎn)生減少了因攜帶大量資料以及資料復(fù)印件帶來的不便，降低了因證照丟失給企業(yè)帶來的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。

作為電子證照檔案應(yīng)用的先行者，泉州市政府先后建立了“網(wǎng)上審批管理信息平臺(tái)”、“行政執(zhí)法信息平臺(tái)”、“政府采購信息平臺(tái)”和“建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)信息平臺(tái)”等具有電子政務(wù)和電子監(jiān)察功能的管理系統(tǒng)。同時(shí)，國稅、地稅、醫(yī)保、社保、公安局出入境、交警、自來水、電力等面向企業(yè)和社會(huì)的行政審批服務(wù)項(xiàng)目也分別建立了各自的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

目前，電子證照檔案生成流程支持兩種方式生成的電子證照，一是通過人工二次錄入掃描生成的電子證照，通過發(fā)證單位對(duì)存檔的紙質(zhì)電子證照進(jìn)行數(shù)字化或者是用戶應(yīng)用電子證照時(shí)，到有資質(zhì)的單位進(jìn)行證照鑒定，生成電子證照；二是通過電子證照采集，在電子證照頒發(fā)的過程中完成電子證照檔案的生成工作或者是在業(yè)務(wù)流程中明確所需要的電子證照檔案，開設(shè)端口，設(shè)置采集程序，完成對(duì)所需電子證照檔案的采集工作。如圖1所示。

二、電子證照檔案管理中存在的問題

（一）布局分散，紙質(zhì)證照與電子證照并存，未能集中統(tǒng)一管理

電子證照種類多樣，包括具有法律效力的各類批文、證件、執(zhí)（牌）照、鑒定報(bào)告、證明材料等文件。上述文件形成部門之間尚未形成統(tǒng)一的電子證照檔案共享平臺(tái)，部門間各自為政現(xiàn)象還比較普遍，涉及各個(gè)部門的電子證照檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和高效的電子證照檔案資源管理模式與服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，未能滿足多個(gè)部門協(xié)同辦公的要求。同時(shí)，由于早期信息化水平相對(duì)較低，傳統(tǒng)證照信息記錄方式仍為紙質(zhì)檔案記錄方式，尚未采用信息化記錄方式，使得紙質(zhì)證照和電子證照檔案并存。從長期來看，這樣會(huì)影響到電子政務(wù)的推廣，進(jìn)而制約政府和企業(yè)信息化的應(yīng)用和普及。

（二）電子證照檔案標(biāo)準(zhǔn)缺乏，需要制定專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

電子證照的生成、審批、利用、歸檔都需要建立一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，并且這套標(biāo)準(zhǔn)必須全面可行，既要符合國家規(guī)范，又要符合企業(yè)的特點(diǎn)和個(gè)人的需要。從目前來看，國家層面缺乏關(guān)注，尚未有直接針對(duì)電子證照管理和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)；地方層面的實(shí)踐缺乏深度，盡管福建省出臺(tái)了《推進(jìn)文件證照電子化應(yīng)用創(chuàng)新行政審批模式的實(shí)施意見（暫行）》，從總體上對(duì)其進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)，但專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定進(jìn)程滯后于電子證照推進(jìn)速度，其后果是對(duì)電子證照應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、生成標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容與格式標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，進(jìn)而使得部門間對(duì)接不暢。

（三）電子證照檔案應(yīng)用流程亟需改善

目前，電子證照檔案應(yīng)用流程包括：證照生成、證照頒發(fā)、證照申報(bào)、證照應(yīng)用、證照鏈分析。由于各應(yīng)用流程之間的界限不清晰，較為經(jīng)常出現(xiàn)的問題是：第一，各行政單位在受理、審批相應(yīng)的事項(xiàng)時(shí)，由于沒有形成專業(yè)的證照信息庫，使得證照信息重復(fù)使用率低；第二，公眾、企業(yè)進(jìn)行相同項(xiàng)目申報(bào)時(shí)存在重復(fù)提交證照的情況，影響行政服務(wù)能力的提高；第三，申報(bào)材料中的證照信息無法及時(shí)校驗(yàn)，使得證照的真假無法識(shí)別。

三、電子證照檔案管理對(duì)策

（一）推進(jìn)電子證照檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)

一是加強(qiáng)電子證照檔案基礎(chǔ)性工作建設(shè)，統(tǒng)一編碼規(guī)范，根據(jù)證照的內(nèi)容，分析共性、優(yōu)化差異，形成滿足不同單位對(duì)證照內(nèi)容的共同需求。對(duì)已經(jīng)辦理業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合各類證照的頒發(fā)流程與制證過程，采用數(shù)據(jù)采集、證照掃描、審批系統(tǒng)提取等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)證照信息的全覆蓋，使歷史數(shù)據(jù)自動(dòng)入庫。進(jìn)而通過建立證照數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，形成證照信息大全。二是采用企業(yè)和個(gè)人門戶的方式建立電子證照檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有查閱和審批申報(bào)功能，涉及證照發(fā)放、用戶管理、個(gè)人消息定制、個(gè)人消息提醒等模式，以實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)，為政策導(dǎo)向提供服務(wù)。三是加強(qiáng)電子證照網(wǎng)上審批平臺(tái)建設(shè)，將辦事節(jié)點(diǎn)過程中的紙質(zhì)證照替換成電子證照，不僅解決了紙質(zhì)重復(fù)提交問題，還能更好地打造電子證照檔案全流程應(yīng)用平臺(tái)。其中，網(wǎng)上審批流程的節(jié)點(diǎn)包括：證照受理、證照驗(yàn)證、證照辦理、證照管理、原件召回、證照糾錯(cuò)、證照添加等。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)規(guī)范引導(dǎo)

國家層面進(jìn)行引導(dǎo)的同時(shí)，也要鼓勵(lì)地方的試點(diǎn)和實(shí)踐探索。建議電子證照檔案主管部門在進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)時(shí)，出臺(tái)涉及電子證照檔案生成、數(shù)據(jù)填報(bào)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)管理、證照集中庫建設(shè)、公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)，地方層面的探索可以從如下方面展開：制定電子證照檔案數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、政府部門數(shù)據(jù)和技術(shù)共享標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案應(yīng)用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、電子證照檔案簽章系統(tǒng)、電子證照檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)，以保證電子證照檔案管理符合標(biāo)準(zhǔn)。此外，開展證照檔案業(yè)務(wù)調(diào)研，充分了解證照檔案的形成規(guī)律，以便制定電子證照檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)能夠有的放矢。

（三）完善電子證照檔案應(yīng)用流程，提高電子證照檔案服務(wù)效率

一是引入“避免二次上報(bào)”技術(shù)，降低重復(fù)率，減輕申報(bào)工作量。證照審批部門審批完畢后，根據(jù)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)范，將批文、證照信息錄入到電子證照共享體系里，提高電子證照檔案的重復(fù)使用率，為其他事項(xiàng)提供電子依據(jù)。二是推廣電子證照檔案全流程網(wǎng)上審批，從審批事項(xiàng)申報(bào)入手，除了提供窗口受理以外，完善網(wǎng)上申報(bào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)申報(bào)、查詢與辦結(jié)，進(jìn)入審批共享庫，通過驗(yàn)證后進(jìn)入，減少審批時(shí)大量的重復(fù)驗(yàn)證工作。三是根據(jù)需要改造業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、審批系統(tǒng)，嵌入電子證照檔案生成、管理、分發(fā)和安全保管功能，實(shí)現(xiàn)與電子證照檔案數(shù)據(jù)庫的無縫對(duì)接，支持電子證照檔案查驗(yàn)和核對(duì)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜靜.有了電子證照，辦事真方便[N].海峽財(cái)經(jīng)導(dǎo)報(bào)，2014-01-08（005）.

[2]肖毅.試析企業(yè)證、照檔案的管理[J].《云南檔案》，1998（6）：21-22.

[3]王永珍.我省率先整體推進(jìn)電子證照應(yīng)用[N].福建日?qǐng)?bào)，2013-12-28（003）.

[4]黃建峰，陳義群.福建電子證照信息共享服務(wù)系統(tǒng)將從根本上杜絕假證假照[N].中國檔案報(bào)，2011-05-09（001）.

作者單位：中國航天科技集團(tuán)公司航天檔案館