電子文件歸檔中存在的問題及建議

見雪冬

摘要：本文根據(jù)實(shí)際工作情況，重點(diǎn)指出了目前電子文件在歸檔過程中存在的電子文件自身客觀性特征帶來的歸檔問題、電子文件歸檔不全現(xiàn)象、電子文件整理方法問題突出等，提出根據(jù)電子文件的特征，在口徑和格式上嚴(yán)格把關(guān)；多措并舉，全面收集；建立具有區(qū)域特征的網(wǎng)絡(luò)電子文件接收管理系統(tǒng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔工作檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范電子文件歸檔管理，自2002年以來，國家檔案局和北京市檔案局陸續(xù)下發(fā)了一些電子文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范。比如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》等。這些規(guī)范具有一定的適用性、前瞻性，從戰(zhàn)略的角度對(duì)電子文件的管理提出了更高要求。盡管如此，由于缺乏配套設(shè)施、技術(shù)，以及電子文件自身的客觀特點(diǎn)，使得電子文件歸檔工作在實(shí)操性、執(zhí)行性等方面仍存在較大難度。

一、電子文件歸檔中存在的問題及原因

（一）電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題

1.電子文件流轉(zhuǎn)于多個(gè)系統(tǒng)，收集和整理存在較大困難。我國國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，將電子文件定義為：“電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”從定義中可以看到，電子文件對(duì)數(shù)字設(shè)備的依賴性較強(qiáng)，電子文件的讀取需要通過數(shù)字設(shè)備上的相關(guān)軟件系統(tǒng)獲得支持。加之電子文件與紙質(zhì)文件相比，具有容易被修改、刪除、復(fù)制、損壞的特征，使得其在歸檔過程中會(huì)出現(xiàn)一定的問題。就一份電子文件而言，從形成到處理結(jié)束，往往要經(jīng)過一個(gè)或者多個(gè)軟件系統(tǒng)。比如，一些立檔單位在處理公文的時(shí)候，往往是用辦公軟件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上傳到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA，公文系統(tǒng)等），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批將電子文件傳回，多人閱辦后才能處理完畢。一份電子文件處理完畢直至電子文件歸檔，還需要涉及多個(gè)環(huán)節(jié)、部門甚至多個(gè)行業(yè)。此外，一份電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息組成，其本身也要經(jīng)過多次修改和流轉(zhuǎn)，這就造成內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的分散，加之操作系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多樣性，檔案員收集電子文件變得非常困難。

2.形成的電子文件格式多樣，不便進(jìn)行轉(zhuǎn)化和處理。在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，列舉了八種性質(zhì)的電子文件，即文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數(shù)據(jù)文件。在《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》中對(duì)電子文件格式進(jìn)行了較為詳細(xì)的規(guī)定，通用格式主要有九種，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在這九種格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可見，我們經(jīng)常使用的常見格式并不是規(guī)定中要求的通用格式，這使得很多常用格式下需要進(jìn)行歸檔的電子文件在歸檔時(shí)，特別是從常用格式向通用格式的轉(zhuǎn)化中存在較多技術(shù)性問題，例如將DOC格式轉(zhuǎn)化成RTF格式，文件的內(nèi)容和排版方式就會(huì)發(fā)生變化，還有很多不同格式之間的相互轉(zhuǎn)化較為復(fù)雜。

（二）電子文件歸檔不全現(xiàn)象較為明顯

電子文件歸檔不全的主要原因在于：一是電子文件管理相對(duì)滯后，意識(shí)還有待加強(qiáng)；二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，打印輸出后，業(yè)務(wù)部門并沒有從系統(tǒng)導(dǎo)出電子文件進(jìn)行保存；三是電子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成紙質(zhì)文件閱辦。紙質(zhì)文件歸檔后，電子文件就處于無人管理的狀態(tài)；四是電子文件存儲(chǔ)載體不安全，造成電子文件缺失；五是各立檔單位電子文件的收集范圍和保管期限不明確。筆者認(rèn)為第五個(gè)方面是重要原因，如果電子文件的收集范圍和保管期限沒有明確，哪些電子文件必須歸檔，哪些可以不必歸檔都沒有明晰，執(zhí)行力就會(huì)削弱。例如，電子文件的收集范圍大多參照紙質(zhì)文件的接收范圍，實(shí)際上二者并不等同，電子文件的收集范圍比紙質(zhì)文件的收集范圍大，但實(shí)際收集數(shù)量很少。筆者根據(jù)歷年接收電子文件的統(tǒng)計(jì)情況來看，目前收集到的電子文件大多是工作總結(jié)、照片等，而本來應(yīng)該收集到的電子文件并沒有收上來，如重大活動(dòng)或事件的影像、電子公文等等。

（三）電子文件分類整理方法問題突出，不利于電子文件的存儲(chǔ)、檢查及利用

電子文件屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文件是其最小單位，要采用手動(dòng)設(shè)置文件夾的方式來存儲(chǔ)?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定，電子文件的整理應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。按照這一要求，很多立檔單位都會(huì)建立不同層級(jí)的文件夾。比如，按照年度設(shè)置一級(jí)文件夾，按照科室設(shè)置二級(jí)文件夾，按照聲音文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、文本文件、影像文件設(shè)置三級(jí)文件夾。科室業(yè)務(wù)中形成的電子文件，按時(shí)間順序分別存儲(chǔ)于三級(jí)文件夾中。由于各立檔單位的情況不同，部分立檔單位的電子文件較少，一個(gè)文件夾可能就夠了，部分立檔單位電子文件較多，則需要幾十個(gè)文件夾。這樣的設(shè)置結(jié)構(gòu)不便于存儲(chǔ)，一份文件的歸檔需要在幾十個(gè)文件夾中找到對(duì)應(yīng)的文件夾，再將其粘貼到相應(yīng)的文件夾中，既耗時(shí)又耗力。另外，這樣的方式也不利于電子文件的利用，比如一次活動(dòng)可能形成多種電子文件，包含聲音文件、圖形文件、影像文件、文本文件等，由于存儲(chǔ)時(shí)被保存在不同的文件夾中，很可能造成檢查和利用上的不便。

二、解決電子文件歸檔中問題應(yīng)采取的措施

（一）針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，在口徑上和格式上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)

1.在辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，設(shè)置歸口，增加電子文件導(dǎo)出功能。比如，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，按照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《檔案著錄規(guī)則》要求，在系統(tǒng)中增加導(dǎo)出接口，導(dǎo)出符合通用格式的電子文件，同時(shí)將每份電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息進(jìn)行封裝，導(dǎo)出后可以直接作為電子文件歸檔。

2.對(duì)電子文件格式嚴(yán)格把關(guān)。通用格式是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)而來，但并不具有普遍性。常用格式是在日常應(yīng)用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等辦公軟件中形成的一些文件格式。要將常用格式納入電子文件收集范圍，不用通過轉(zhuǎn)化便可直接歸檔，這種情況也可以視為符合標(biāo)準(zhǔn)。其他一些不符合通用格式的電子文件，則需要借助工具，轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)里要求的格式進(jìn)行歸檔。

（二）多措并舉，全面解決電子文件收集不全的問題

一是制定適合本單位的電子文件管理制度，業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員是電子文件的直接生產(chǎn)者，要特別規(guī)定他們?cè)陔娮游募占械呢?zé)任；二是嚴(yán)格把控各種類型、各種載體的電子文件的歸檔時(shí)間，特別是一些珍貴、重要、重大活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件，包括影像、圖像、文本、聲音等，活動(dòng)過程中就要及時(shí)收集；三是采取定期與不定期相結(jié)合的方法，對(duì)個(gè)人產(chǎn)生的與工作相關(guān)的電子文件進(jìn)行收集，做到電子文件與紙質(zhì)文件一并保存；四是對(duì)電子文件存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存提出要求，定期備份以確保電子文件的安全保存；五是各立檔單位應(yīng)抓緊制定電子文件歸檔范圍和保管期限表，根據(jù)實(shí)際情況，有所側(cè)重，有所取舍。同時(shí)，檔案部門也應(yīng)該加緊對(duì)電子文件歸檔范圍的制定提出相關(guān)要求，并對(duì)電子文件歸檔范圍和保管期限進(jìn)行審批。

（三）建立一套具有區(qū)域特征的網(wǎng)絡(luò)電子文件接收管理系統(tǒng)

建立一套具有區(qū)域特征的網(wǎng)絡(luò)電子文件接收管理系統(tǒng)，把業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的各類電子文件真正地管理起來，并進(jìn)行查閱、分析、監(jiān)督。其中，電子文件目錄數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，包含基本字段，如檔號(hào)（全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)）、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、保管期限、份數(shù)（文件夾里有幾個(gè)順序號(hào)，就是幾份）、容量（文件夾中文件容量大小，可以由系統(tǒng)自動(dòng)累加統(tǒng)計(jì)）、數(shù)據(jù)類型（文本、圖像、影像等）、數(shù)據(jù)格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、備注，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展。電子文件歸檔的文件組織形式，可以以件為單位，每件給一個(gè)唯一編號(hào)即檔號(hào)，這樣可以把同一類問題或者同一類活動(dòng)而形成的多份電子文件組合到一起，每件文件的檔號(hào)編號(hào)格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)-順序號(hào)，統(tǒng)一放到一個(gè)文件夾（文件夾命名為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)）里，這樣無論哪種數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型的電子文件，都會(huì)以份編組的形式而形成件，統(tǒng)一存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾下。此外，電子文件的整理方法應(yīng)區(qū)別于手動(dòng)建立文件夾存儲(chǔ)的方式，采用軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子文件的組織、存儲(chǔ)，由系統(tǒng)按照電子文件目錄數(shù)據(jù)庫檔號(hào)規(guī)則，自動(dòng)建立文件夾。在每個(gè)條目下，上傳電子文件由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，存儲(chǔ)于所屬檔號(hào)文件下，這樣電子文件條目與電子文件無論是一對(duì)一（一個(gè)條目對(duì)應(yīng)一份文件），還是一對(duì)多（一個(gè)條目對(duì)應(yīng)多份文件），其邏輯關(guān)系都非常清晰。

參考文獻(xiàn)：

[1]《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.

[2]孫愛華，楊晶.電子文件歸檔管理的問題及對(duì)策[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2006（5）：117-118.

作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局