彼此嵌套、相互要求、互為保證

趙澍

摘 要：項(xiàng)目管理是第二次世界大戰(zhàn)后期發(fā)展起來的重大新管理技術(shù)之一，20世紀(jì)60年代，項(xiàng)目管理的應(yīng)用范圍也還只是局限于建筑、國防和航天等少數(shù)領(lǐng)域，但因?yàn)轫?xiàng)目管理在美國的阿波羅登月項(xiàng)目中取得巨大成功，由此風(fēng)靡全球。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;質(zhì)量管理;文檔管理

項(xiàng)目管理的內(nèi)容主要有范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、文檔管理等。其中，質(zhì)量管理是指確定質(zhì)量方針、目標(biāo)和職責(zé)，并通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、控制、保證和改進(jìn)來使其實(shí)現(xiàn)的全部活動(dòng);文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影像掃描文檔的存儲、分類和檢索?！百|(zhì)量管理”和“文檔管理”兩個(gè)看似毫無聯(lián)系的概念，卻在實(shí)際的項(xiàng)目管理過程中彼此嵌套、相互要求、互為保證，即：

①二者并不是完全獨(dú)立，而是相互結(jié)合、共同開展的;

②在進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理時(shí)，必然會(huì)對項(xiàng)目文檔的管理工作提出要求，同樣在開展項(xiàng)目文檔的管理工作時(shí)，也會(huì)對項(xiàng)目的質(zhì)量管理工作給出一定的建議和意見;

③項(xiàng)目文檔管理工作是判斷項(xiàng)目質(zhì)量管理工作是否完善的基本依據(jù)，反之，項(xiàng)目質(zhì)量管理工作也是項(xiàng)目文件管理工作規(guī)范有效的有力保障。因此，正確認(rèn)識和理解兩者之間的關(guān)系，對提高整個(gè)項(xiàng)目的管理工作具有一定的促進(jìn)作用。

1 項(xiàng)目質(zhì)量管理中的項(xiàng)目文檔管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，國內(nèi)外質(zhì)量管理理念和方法不斷改進(jìn)，說明隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，質(zhì)量管理越來越重要，質(zhì)量工作必然會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷完備、完善和創(chuàng)新。項(xiàng)目質(zhì)量管理起源于20世紀(jì)后半期，是項(xiàng)目管理與質(zhì)量管理的交叉學(xué)科。項(xiàng)目質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的靈魂。項(xiàng)目的質(zhì)量管理工作是一個(gè)系統(tǒng)過程，在實(shí)施過程中必須創(chuàng)造必要的資源條件，使之與項(xiàng)目質(zhì)量要求相適應(yīng)。

縱觀質(zhì)量管理發(fā)展的質(zhì)量檢驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制和全面質(zhì)量管理三個(gè)階段，每個(gè)階段會(huì)形成相應(yīng)的質(zhì)量文件。質(zhì)量文件（包括：質(zhì)量手冊、質(zhì)量計(jì)劃、規(guī)范、指南、技術(shù)文件、圖樣、記錄等）是否齊全是判斷質(zhì)量體系是否完善的基本依據(jù)，因而就需要對這些文件進(jìn)行管理。要想建立一套行之有效的項(xiàng)目質(zhì)量管理體系，其中必然有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募w系作為載體。以目前質(zhì)量管理體系遵循的GJB 9001B-2009《質(zhì)量管理體系要求》為例，其第4.2條款“文件要求”中，明確了質(zhì)量管理體系文件的范圍，包括：形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo);質(zhì)量手冊;本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序和記錄;組織確定的為確保其過程有效策劃、運(yùn)行和控制多需的文件，包括記錄。并在“4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”兩項(xiàng)條款中對文件控制提出了要求，即項(xiàng)目文件均應(yīng)得到控制，編制有關(guān)文件控制的程序，以確保文件的充分性和適宜性。如：“①為使文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn);②必要時(shí)對文件進(jìn)行評審與更新，并再次批準(zhǔn);③確保文件的更改和限行修訂狀態(tài)得到識別;”“記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索”等。要識別在項(xiàng)目的實(shí)施過程中在哪個(gè)過程會(huì)產(chǎn)生哪些文件，要確定采用何種適宜的方式進(jìn)行標(biāo)識或記錄，要實(shí)施保證文件控制的措施有哪些……這些是對開展項(xiàng)目文件管理工作如何保證文件的準(zhǔn)確性、完整性、有效性、適宜性等給出了具體要求。

結(jié)合每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，在開展項(xiàng)目質(zhì)量管理工作中對項(xiàng)目的文檔管理工作提出了相應(yīng)的要求。有些項(xiàng)目質(zhì)量管理針對文檔管理制定了專項(xiàng)制度，如：《XX項(xiàng)目文件編號規(guī)定》對本項(xiàng)目科研、工程等任務(wù)中產(chǎn)生和涉及的文件（行政管理文件、質(zhì)量管理文件、技術(shù)文件、記錄等）的編號方法做出了統(tǒng)一規(guī)定;《XX項(xiàng)目軟件文檔命名規(guī)范》給出了軟件文件分類、各類型文件的命名規(guī)范、文件版本的標(biāo)識規(guī)范等;《XX項(xiàng)目文檔管理細(xì)則》明確了歸檔文件類型、文檔控制和發(fā)放管理等。在管理文件的章節(jié)中進(jìn)行規(guī)定，如：《XX項(xiàng)目質(zhì)量歸零細(xì)則》中對形成歸零文件和記錄的范圍及管理工作做出了規(guī)定;《XX項(xiàng)目產(chǎn)品保證大綱》中設(shè)置專門章節(jié)對文件表格化管理和文件完整性管理進(jìn)行了詳細(xì)說明。

2 項(xiàng)目文檔管理中的項(xiàng)目質(zhì)量管理

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它不僅真實(shí)的記錄了各種活動(dòng)， 也記錄了人們在各種活動(dòng)中獲得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。項(xiàng)目文檔管理是指在一個(gè)系統(tǒng)（軟件） 項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程，使項(xiàng)目文檔在科學(xué)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化、應(yīng)用和科研輔助支撐等工作中發(fā)揮作用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)儲備以及監(jiān)督管理提供依據(jù)和保障。

在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，項(xiàng)目文檔管理既要遵照相關(guān)檔案工作的管理辦法，又要符合合同管理和工程質(zhì)量管理的要求，因此項(xiàng)目文檔管理工作需要與項(xiàng)目質(zhì)量管理工作相結(jié)合。一套合格的項(xiàng)目文檔必須具備系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)這“三性”的要求離不開項(xiàng)目質(zhì)量管理的支持和保障：

①系統(tǒng)性，即項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文檔之間要保持有機(jī)聯(lián)系。這就需要將項(xiàng)目文檔管理工作同步納入項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，梳理整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的脈絡(luò)，了解項(xiàng)目質(zhì)量管理各控制節(jié)點(diǎn)的設(shè)置以及質(zhì)量要求（含文件要求），通過對階段性文檔的把握使整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量得到很好的掌控;

②完整性，即項(xiàng)目文檔能夠全面反映項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施至竣工驗(yàn)收全過程，保證項(xiàng)目開發(fā)的質(zhì)量。這就需要對項(xiàng)目文檔的形成、收集、整理、傳遞、作廢、存檔等一系列過程進(jìn)行控制，而對這些過程的控制措施除了要制定專項(xiàng)制度外，還需納入項(xiàng)目質(zhì)量管理相關(guān)工作流程和文件中，如：包含各控制節(jié)點(diǎn)的文檔要求，以及自上而下逐級落實(shí)文檔管理職責(zé)。因?yàn)轫?xiàng)目文檔的收集和整理不能僅僅依靠專（兼）職檔案人員，更離不開項(xiàng)目科研和質(zhì)量人員及時(shí)收集、積累各類文件資料，也離不開項(xiàng)目質(zhì)量管理對過程的監(jiān)督和檢查;

③準(zhǔn)確性，即項(xiàng)目文檔要進(jìn)行質(zhì)量控制。高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔不僅要具備與實(shí)物（實(shí)況）相符、簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備等基本要求，還要具備為項(xiàng)目管理者了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問題、判定目標(biāo)是否偏離及偏離程度、及時(shí)采取調(diào)整措施等提供管理依據(jù)的功能要求。而功能要求的實(shí)現(xiàn)需要依托項(xiàng)目質(zhì)量管理工作，通過試驗(yàn)、計(jì)算、評審、會(huì)簽等方式對文件的準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)。

開展項(xiàng)目文檔管理工作可對項(xiàng)目各研制階段質(zhì)量管理工作提供參考，特別是管理過程中容易忽略的環(huán)節(jié)能夠予以提醒。以我院某軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目為例，該項(xiàng)目檔案管理遵照《中國科學(xué)院軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（以下簡稱規(guī)范），要求文檔管理工作融入項(xiàng)目實(shí)施過程中，如：規(guī)范中要求“項(xiàng)目主管部門在召開項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、項(xiàng)目儀器設(shè)備（含軟件）開箱驗(yàn)收、項(xiàng)目（設(shè)備）階段評審前應(yīng)及時(shí)通知綜合檔案室或項(xiàng)目專/兼職檔案人員參加?！睓n案人員根據(jù)相關(guān)要求對文件資料的齊套性進(jìn)行檢查，會(huì)后檔案人員將會(huì)同質(zhì)量人員跟蹤檢查意見的落實(shí)情況，確保歸檔文件符合要求。該規(guī)范給出的項(xiàng)目文件歸檔范圍，不僅具體指導(dǎo)項(xiàng)目文檔管理工作，同時(shí)也使項(xiàng)目質(zhì)量管理有一定的借鑒作用。如：歸檔范圍中的“項(xiàng)目儀器設(shè)備（含軟件）文件”分購置儀器設(shè)備（含軟件）、購置特種設(shè)備、自研或委托研制儀器設(shè)備、自研或委托研制軟件等四類，按照每類設(shè)備的購置/研制階段列出了具體的文件材料歸檔清單。由于這些文件資料能提供產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程的完整質(zhì)量證據(jù)，并能清楚地證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度，因此項(xiàng)目質(zhì)量管理可參照此規(guī)范，查漏補(bǔ)缺，以完善質(zhì)量管理工作。

3 總結(jié)

綜上所述，項(xiàng)目質(zhì)量管理工作與項(xiàng)目文檔管理工作可謂是“你中有我、我中有你”。項(xiàng)目質(zhì)量管理工作會(huì)對項(xiàng)目文檔管理工作提出要求和指導(dǎo)意見;項(xiàng)目文檔管理工作對項(xiàng)目質(zhì)量管理工作提供參考，同時(shí)也可通過項(xiàng)目文檔對質(zhì)量管理工作進(jìn)行驗(yàn)證。在一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施中，若項(xiàng)目質(zhì)量管理工作與項(xiàng)目文檔管理工作相互配合、取長補(bǔ)短，將會(huì)為整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施提供有力保障。