多管齊下按需保護(hù)Excel數(shù)據(jù)表

周建峰

Excel有強(qiáng)大的保護(hù)功能，它可以為文件、工作簿和工作表分別設(shè)置不同的保護(hù)內(nèi)容。有了保護(hù)之后，必須擁有密碼才能打開(kāi)文件與修改工作表內(nèi)容。

保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)

平常打開(kāi)工作簿之后，工作簿里的工作表可以被任意刪除，如果您所使用的工作簿有重要的內(nèi)容，建議將它保護(hù)起來(lái)，這樣別人就無(wú)法刪除其中的任何一個(gè)工作表了。

將窗口切換到要設(shè)置保護(hù)的工作簿，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)工作簿”按鈕彈出對(duì)話框（如圖1），在“密碼”文本框輸入要設(shè)置的密碼，打開(kāi)“確認(rèn)密碼”對(duì)話框，在“重新輸入密碼”文本框輸入和剛才一樣的密碼，單擊“確定”按鈕即可。

在設(shè)置保護(hù)密碼時(shí)，要連續(xù)輸入兩次相同的密碼，Excel確認(rèn)無(wú)誤之后，才會(huì)將整個(gè)工作簿設(shè)成保護(hù)狀態(tài)。設(shè)好了保護(hù)密碼之后，千萬(wàn)別忘了把密碼記下來(lái)，否則忘記密碼就無(wú)法解開(kāi)保護(hù)了。

工作簿設(shè)置保護(hù)以后，再在工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單后，會(huì)發(fā)現(xiàn)此時(shí)無(wú)法選擇刪除，也無(wú)法插入、復(fù)制或移動(dòng)工作表，甚至也不能將工作表重新命名。

在設(shè)置保護(hù)工作簿時(shí)有兩個(gè)選項(xiàng)，分別是保護(hù)“結(jié)構(gòu)”和“窗口”。保護(hù)結(jié)構(gòu)指的是凍結(jié)組成工作簿的工作表個(gè)數(shù)和名稱，所以工作表就無(wú)法被刪除；而保護(hù)窗口則會(huì)讓工作簿右上角的三個(gè)窗口控制按鈕消失，所以工作窗口無(wú)法進(jìn)行最大化、最小化、還原或關(guān)閉操作。

工作簿被保護(hù)之后，里面的工作表內(nèi)容仍然可以被修改。設(shè)定被保護(hù)的工作簿里的工作表不能被刪除。工作簿設(shè)置保護(hù)之后，解開(kāi)保護(hù)時(shí)要使用原先設(shè)置的密碼。解除工作簿保護(hù)的操作方法如下：打開(kāi)受保護(hù)的工作簿，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)工作簿”按鈕彈出對(duì)話框（如圖2），輸入密碼，單擊“確定”即可解除工作簿保護(hù)。

解除工作簿的保護(hù)之后，又可以任意刪除工作簿里的工作表了。下次要再設(shè)置保護(hù)時(shí)，就得重新設(shè)置密碼。

保護(hù)工作表

如果只能讓別人查看工作表，而不希望別人更改其內(nèi)容時(shí)，就可加上保護(hù)設(shè)定，通常用于較重要的文件中。

選擇要做保護(hù)設(shè)定的工作表（例如Sheet1）后，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“保護(hù)工作表”按鈕彈出對(duì)話框（如圖3），在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入密碼，在下方取消選擇要保護(hù)的工作表選項(xiàng)，取消選擇是保護(hù)。密碼的字?jǐn)?shù)不限，但大小寫(xiě)是有區(qū)別的。

完成保護(hù)后，如果要更改被保護(hù)的工作表內(nèi)容，就會(huì)出現(xiàn)警告對(duì)話框（如圖4），提醒你這是一份受保護(hù)的文件，除非解除保護(hù)，否則無(wú)法更改其內(nèi)容。

當(dāng)要修改文件內(nèi)容時(shí)，就得取消工作表的保護(hù)，方法是：切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“撤銷(xiāo)工作表保護(hù)”按鈕彈出對(duì)話框，輸入密碼即可取消工作表保護(hù)，此時(shí)就可以進(jìn)行任意修改了。

若要使工作表中部分單元格數(shù)據(jù)不能修改，部分能修改，就需要先進(jìn)行單元格設(shè)置，將需要進(jìn)行修改的單元格取消“鎖定”，然后再進(jìn)行工作表保護(hù)。

選擇要取消鎖定的單元格，右擊出現(xiàn)菜單選擇“設(shè)置單元格格式”出現(xiàn)對(duì)話框，切換到“保護(hù)”選項(xiàng)（如圖5），取消勾選“鎖定”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。這樣就取消了所選擇單元格的鎖定。然后再按照前面的方法保護(hù)工作表，設(shè)置保護(hù)后，被取消鎖定的單元格仍然可以修改，而鎖定的單元格不能被修改。

設(shè)置文件打開(kāi)密碼

要保護(hù)文件，還可以設(shè)置打開(kāi)文件的密碼。文件一經(jīng)設(shè)置保護(hù)，如果不知道打開(kāi)文件密碼，就無(wú)法讀取所保存的工作簿文件。

選擇“文件”菜單下的“保存”按鈕彈出“保存”文件對(duì)話框，如果已經(jīng)保存過(guò)文件，則選擇“另存為”菜單出現(xiàn)對(duì)話框（如圖6），單擊“工具”選擇“常規(guī)選項(xiàng)”彈出對(duì)話框，輸入打開(kāi)文件和修改文件權(quán)限的密碼，單擊“確定”按鈕后會(huì)提示再次輸入密碼。

文件設(shè)置保護(hù)后，每次要打開(kāi)這個(gè)文件時(shí)都會(huì)出現(xiàn)“密碼”對(duì)話框，在“密碼”文本框輸入所設(shè)置的密碼，最后單擊“確定”按鈕就可以順利打開(kāi)文件。如果所輸入的保護(hù)密碼錯(cuò)誤時(shí)，畫(huà)面上會(huì)出現(xiàn)警告對(duì)話框，告訴您密碼不符，也就打不開(kāi)這個(gè)文件了。

要解除打開(kāi)文件的保護(hù)，必須要先進(jìn)入設(shè)置密碼保護(hù)的畫(huà)面，再取消原先設(shè)置的密碼就可以了。打開(kāi)要解除保護(hù)的文件，選擇菜單“文件”下的“另存為”出現(xiàn)對(duì)話框，單擊“工具”選擇“常規(guī)選項(xiàng)”，然后刪除里面的密碼，保存時(shí)使用原有文件夾，這樣就可以覆蓋原文件。

數(shù)字簽名保護(hù)電子表

如果不想讓他人隨意修改工作簿中的數(shù)據(jù)，但又不想用上述的方法進(jìn)行強(qiáng)制保護(hù)，此時(shí)可以通過(guò)添加簽名來(lái)實(shí)現(xiàn)，既可以起到保護(hù)工作簿的警示，又能授予用戶修改文件的權(quán)限。

打開(kāi)要設(shè)置保護(hù)的工作簿，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”按鈕選擇“簽名行”，再選擇“Microsoft Office簽名行”彈出對(duì)話框（如圖7），輸入相關(guān)的信息，單擊“確定”即可添加簽名到工作簿中。

右擊簽名選擇“簽署”出現(xiàn)對(duì)話框（如圖8），單擊“選擇圖像”打開(kāi)簽名人的印章圖片，單擊“簽名”按鈕即可，此時(shí)電子表也會(huì)自動(dòng)被標(biāo)記為最終版本，加上了只讀屬性。