淺談新形勢下南寧市流動人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和對策

粟杏林

【摘 要】檔案信息化源于現(xiàn)代檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，檔案信息化推動檔案管理的深刻變革。加快我國流動人員人事檔案管理信息化建設是一個重要的方面。人事檔案具有真實性、全面性、現(xiàn)實性、動態(tài)性、流動性和保密性等特點，有很高的保存價值和使用價值。本文將針對新形勢下南寧市流動人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策進行闡述。

【關鍵詞】流動人員 人事檔案 信息化管理

檔案管理在網(wǎng)絡實踐上的可行性。計算機網(wǎng)絡技術在我國有了很多工作性應用，并且在企事業(yè)單位中網(wǎng)絡技術取得了一定的成績。目前在我國，網(wǎng)絡技術已經(jīng)廣泛應用在生物醫(yī)藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農(nóng)、林、水利、航空、金融等行業(yè)。另外，我國的大部分人才機構已經(jīng)擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內(nèi)部技術為網(wǎng)絡應用提供了實踐上的可能。檔案管理中存在的問題需要網(wǎng)絡技術[1]。

1 南寧市流動人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

在過去的網(wǎng)絡管理中，我國流動人員人事檔案管理雖然有了一定的成績，但是也存在不少的問題，缺乏統(tǒng)一的戰(zhàn)略規(guī)劃，各個部門的應用軟件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫、平臺、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協(xié)作的管理運作體系，隔離的檔案網(wǎng)絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發(fā)分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現(xiàn)象嚴重，而網(wǎng)絡技術能很好地解決這些問題。在工作中為了保證流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進各企事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，必須加強對其的管理，認真做到以下幾點。加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，努力提高檔案管理人員的業(yè)務知識和管理水平。完善流動人員人事檔案管理政策法規(guī)，一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各地區(qū)各部門各自為政的現(xiàn)象，以適應我國經(jīng)濟社會的發(fā)展需要。二是加強對企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事代理和人事檔案管理以及人事調(diào)動業(yè)務，促進我國人才中介機構的健康發(fā)展[2]。

2 南寧市流動人員人事檔案信息化管理的對策

2.1 組織機構的扁平化

在組織機構設計上，管理幅度與管理層次是成反比的。扁平化結構是指管理層次少（即中間層次少），管理幅度大。隨著知識經(jīng)濟的來臨，技術日新月異的發(fā)展，市場競爭的日益劇烈，迫使南寧市流動人員人事檔案管理部門要面對外界環(huán)境的變化迅速做出決策并落到實處。扁平化結構有利于信息的迅速傳遞，減少信息的失真，從而使決策層迅速做出判斷與決策以及貫徹執(zhí)行決策。同時，管理幅度的加大，上級須適度放權，在一定程度上可以調(diào)動中層與基層的積極性，有利于職能部門和科室的管理[3]。

2.2 提高信息處理能力

在信息時代，信息就是資源，提高信息的處理能力就等于發(fā)現(xiàn)價值和增加價值?？蒲行徒M織要成為一個高效的機構，必不可少的先決條件是對信息的全面了解、掌握和處理。信息技術是通信、計算機、自動控制、人工智能、微電子學等高、精、尖技術的集成，組織只有實施了信息化，才能提高信息處理的能力，也才能有條件開展信息化等高效率的業(yè)務[4]。

2.3 提高組織的工作效率

充足有效的信息和各部門之間的溝通與協(xié)作，還可以極大地提高組織的工作效率，利用信息網(wǎng)絡技術和先進的信息系統(tǒng)軟件，建立科學的、規(guī)范的自動化管理機制，可以使科研型組織的科學決策水平得以提高，市場反應速度加快，經(jīng)營決策的信息更加全面，管理真正邁向現(xiàn)代化，并對管理體制改革產(chǎn)生極其深遠的影響[5]。流動人員人事檔案信息化管理，不僅可以準確、快捷地查閱所需資料，節(jié)約人力和時間，大大提高工作效率，而且對于更新管理觀念和管理手段、提高管理人員的素質(zhì)和檔案管理的質(zhì)量將起到十分積極的促進作用。因此說，流動人員人事檔案信息檔案的信息化管理，是現(xiàn)代流動人員管理發(fā)展的必然方向。

2.4 促進信息化管理能力

依據(jù)南寧市流動人員人事檔案管理部門人事檔案中的原始材料，合理利用信息維護系統(tǒng)，在微機中錄入南寧市流動人員人事檔案管理部門人事檔案信息，以及利用掃描機等電子設備掃描檔案材料并錄入電子檔案，建立一個準確、完整的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。同時，還要對南寧市流動人員人事檔案管理部門人事檔案信息數(shù)據(jù)庫進行合理的分類處理，盡量達到檔案管理部門人事檔案的數(shù)據(jù)化。南寧市流動人員人事檔案管理部門人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立，能夠在很大程度上便于南寧市流動人員人事檔案管理部門人員信息的查詢、分析、整理以及統(tǒng)計；計算機工作效率的提升，計算精度的增加，存儲信息量的擴大，能夠及時、有效地為決策人員提供全面、準確的信息數(shù)據(jù)，為南寧市流動人員人事檔案管理部門人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供充分的信息基礎[6]。

3 結語

近幾年，流動人員人事檔案管理正逐步走向信息化、標準化、社會化，而網(wǎng)絡技術作為一門新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化，并逐步進入實際生產(chǎn)應用階段。將網(wǎng)絡技術應用到流動人員人事檔案管理中，它不僅能彌補人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發(fā)展提供新的環(huán)境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。

參考文獻：

[1] 盧曉潔，胡峰.流動人員人事檔案管理問題與對策研究[J].法制與經(jīng)濟（中旬），2014（2）：129-130.

[2] 胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學院學報，2014（3）：127-129.

[3] 王魯花，韓春紅.新時期流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對策[J].人才資源開發(fā)，2014（16）：3-4.

[4] 劉亞紅.當前我國流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案，2014（4）：30-32.

[5] 宋文鳳.流動人員人事檔案管理研究[J].才智，2014（29）：340.

[6] 韓玲.淺談流動人員人事檔案管理中存在的問題[J].電子制作，2014（20）：273.