家庭檔案管理

馬勤

摘 要：家庭檔案是一個家庭中的各個成員在家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。隨著時間的遷移，將越來越體現(xiàn)出其價值。本文就家庭檔案的歸檔意義、收集范圍、整理保管、數(shù)字化等問題進行了討論。

關鍵詞：家庭檔案；歸檔意義；收集范圍；整理保管；數(shù)字化

家庭檔案是一個家庭中的各個成員在家庭生活和社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、照片、證件、音像、憑證等各種形式的歷史資料。其內容豐富、形式多元、分類自由、收集廣泛。家庭檔案承載著家庭的歷史，反映了社會的發(fā)展，是現(xiàn)代社會家庭文明的重要體現(xiàn)。

1 家庭檔案的歸檔意義

家庭檔案是家庭活動和家庭歷史事件客觀、真實的反映，是家庭歷史發(fā)展的史料和證明。建立家庭檔案是家庭管理的需要，也是建設家庭文化的需要，對促進家庭和社會和諧發(fā)展具有重要意義。

家庭檔案的內容比較瑣碎，收集范圍廣，各類檔案資料通常分散放在家里的各個角落，若不進行規(guī)范的整理，既不便于家庭檔案的查找利用，更體現(xiàn)不出它們的價值。建立家庭檔案應以方便查找利用和安全保存為目的。建立家庭檔案，對家庭檔案進行分類整理，合理保管，可以使家庭生活更為科學有序，為家庭生活中的工作、投資、消費、健康等各個領域提供參考和資料，有利于家庭成員的成長、發(fā)展和進步，是家庭日常管理的得力助手。

2 家庭檔案的收集范圍

根據(jù)家庭情況和家庭成員興趣愛好及價值取向的不同，家庭檔案的收集范圍也不盡相同。對一些人沒價值的材料在另一些人眼中就具有收藏價值。

家庭檔案如何分類，是家庭檔案整理的一個重要環(huán)節(jié)。科學的分類，不僅能提高家庭檔案整理的質量，而且還能使家庭檔案管理變得有條不紊，有律可循。一般來說，普通家庭的家庭檔案可能包含如下資料：

1.證件檔案：包括家庭成員的身份證、戶口簿、出生證、學生證、畢業(yè)證、學位證、工作證、結婚證、職稱資格證書、聘書、借書證、技術資格等級證書等；

2.財產檔案：包括家庭收支的賬目、各類有價證券、存折、保險憑據(jù)、房產證、土地證、水電費支出記錄、借據(jù)、合同契約、貴重物品及其發(fā)票等；

3.健康檔案：包括家庭成員的體檢表、健康檢查單、醫(yī)保本獻血證、病歷本、醫(yī)院處方、診斷書、住院記錄、醫(yī)療保健卡、各類化驗單和檢查報告、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄等；

4.履歷檔案：包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷等各種重要日期，家庭成員獲得的各類榮譽證書、獎狀、獎牌、獎章、獎品及表彰文件（復印件）等；

5.作品檔案：包括家庭成員個人特長愛好的作品，如發(fā)表或得獎的書法、繪畫作品，在報紙、期刊、雜志上發(fā)表的文章、出版的專著等，也可包括家庭成員愛好的收藏，如名家字畫、古董、郵品等。

6.音像檔案：包括家庭成員各個時期的照片和影像資料，及在重大活動如壽慶、結婚、旅游、聚會等活動中形成的照片、錄像帶、錄音帶、光盤等資料；

7.社交檔案：包括親朋好友、同學老師、同事的聯(lián)系方式（包括電話、住址等），來往的信件、賀卡等。

3 家庭檔案的整理保管

家庭檔案的整理是把相對零亂的家庭檔案材料，經過分類整理后變得系統(tǒng)化，以便于日常保管和利用。

家庭檔案在整理過程中可根據(jù)家庭的實際情況，將檔案資料分類后，按照檔案產生的時間、或者按照檔案的重要程度排列順序，整理后形成若干個保管單位。其中的紙質部分可以按序折疊好，排列整齊。照片檔案可以相冊的方式進行保管，有些也可以刻成光盤或掃描成數(shù)字文件存放。對整理好的家庭檔案需進行編號、排序、登記目錄，并裝盒（袋），讓每種檔案均處于有序狀態(tài)，便于查找和利用。一般來說，家庭檔案的裝具有檔案袋、檔案盒、相冊等，也可以就地取材，用家庭生活中積攢的禮品盒、鞋盒等。家庭檔案應大方整潔，便于收納和取用。

家庭檔案在保管時需選擇適當?shù)牡胤酱娣?，最好是能按序號集中擺放在專門的柜子里，涉及家庭保密和隱私的重要文件可以單獨存放（如放到保險箱里面），每次使用過后要放回原處。同時要注意家庭檔案的防火、防盜、防霉、防潮、防消磁、防蟲、防光、防塵、防鼠等工作，做到妥善保管。

值得注意的是，家庭檔案也需要確定保管的期限。一般來說家庭檔案可以根據(jù)自己的需要分成“短期”、“定期”、“長期”、“永久”等期限進行保管。大部分的家庭檔案如證書、照片、作品、收藏品等都可以長期或永久保管，但其中有一部分也可以根據(jù)家庭的實際情況和需要，定期作處理或銷毀。尤其是一些發(fā)票類的檔案，如購物發(fā)票、家電發(fā)票等，這些發(fā)票可保存至所購物品過期或被自然淘汰或處理為止。

4 家庭檔案的數(shù)字化

1.可以將家庭檔案編目后存入計算機，并建立一個家庭檔案清單，以便隨時進行檢索。

2.對于一些非常重要的家庭檔案資料，可以轉化為數(shù)據(jù)文件以進行備份加以保存，以防遺失或被盜。

3.隨著社會現(xiàn)代化程度的不斷提高和計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的普及和應用，可以將很多家庭檔案用數(shù)字化的方式進行管理。而掃描儀、數(shù)碼相機等設備的不斷普及正為家庭檔案數(shù)字化提供了可能。將家庭成員的軼事、相片、錄像等資料通過掃描儀、數(shù)碼相機等設備轉化為數(shù)據(jù)，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸并存儲到互聯(lián)網(wǎng)站龐大可靠的檔案存儲庫中，可以使這一部分家庭檔案的保存和讀取更為方便快捷。家人即使相隔千里，也能通過互聯(lián)網(wǎng)及時得到彼此的訊息。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢與資源，建立家庭數(shù)字化檔案并給予管理，為家庭檔案的管理提供了無限的想象空間。

家庭檔案反映出每個家庭的生活面貌，折射出社會和時代的變遷，既承載著家庭的歷史，也體現(xiàn)出社會的進步，能促進家庭及社會的和諧發(fā)展，是家庭和社會共同的財富。對家庭檔案進行科學分類、規(guī)范管理，一定會使我們的生活更加充實，會使我們的家庭受益無窮。隨著時間的遷移，家庭檔案作為留給子孫后代的精神財富，將越來越體現(xiàn)出它在記錄時代變遷、家庭發(fā)展方面的價值。

參考文獻

[1]《檔案管理理論與實踐——浙江省基層檔案工作者論文集（2013）》，主編：王茂法，副主編：鄭金月、金向軍。2013年10月出版。