淺析如何加強學(xué)校的人事檔案管理

摘 要：學(xué)校人事檔案管理工作在學(xué)校的人力資源管理和調(diào)動中發(fā)揮著重要的作用，然而就目前縱觀我國多個學(xué)校的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，問題依然存在，給學(xué)校的人力資源管理和檔案歸納帶來了困難。所以筆者在本文中首先分析了人事檔案管理的定義及其重要性，然后從四個方面提出了學(xué)校人事檔案管理中存在的問題，最后針對如何做好學(xué)校的人事檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；人事檔案；管理

學(xué)校人事檔案管理工作記錄了學(xué)校教職工的工作履歷、思想道德情況、獎勵處分、教學(xué)成果等內(nèi)容，不僅是教職工平時工作、生活的記錄，更是學(xué)校合理調(diào)配人力資源、選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)。但是我國當(dāng)前的學(xué)校中，對于人事檔案管理工作不重視、管理手段落后、缺乏完善的管理規(guī)范和管理人員綜合素質(zhì)差等問題都制約著學(xué)校的發(fā)展。所以如何加強學(xué)校的人事檔案管理是我們當(dāng)前必須要思考的問題。

1 人事檔案管理的定義及其重要性

1.1 人事檔案管理的定義

人事檔案管理是國家檔案事業(yè)與組織人事工作的重要工作，它能夠真實、客觀的記錄單位職工及其干部的個人社會經(jīng)歷、思想品格、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等。就學(xué)校的人事檔案管理工作來說，除了包括上述內(nèi)容之外還包括對教師的個人履歷、年度考核、教育經(jīng)歷、職稱、學(xué)歷等專業(yè)技術(shù)職務(wù)的記錄，也包括對其聘用、獎勵、處分、退休、工資變動表等其他組織參考材料的記錄和整理。

1.2 學(xué)校人事檔案工作的重要性

首先，人事檔案管理工作可以說是教職工工作情況的重要體現(xiàn)，因為它清楚的記錄了教職工們的詳細信息。人事檔案是通過組織認可的個人材料、更是一種對個人經(jīng)驗、思想素質(zhì)、教學(xué)能力的詳細記錄，最能反映出一個人的真實水平。其次，學(xué)校人事檔案管理有助于學(xué)校進行準確、科學(xué)的人事變動和選擇，反映著組織對教職工的教育培訓(xùn)過程，所以也是學(xué)校用來考核干部、培養(yǎng)干部的重要依據(jù)，在學(xué)校的人力資源配置和人才培訓(xùn)過程中發(fā)揮著重要的作用。

2 學(xué)校人事檔案管理中存在的問題

2.1 對人事檔案管理工作不夠重視

目前，大多數(shù)學(xué)校由于對人事檔案管理工作缺乏重視，所以人事檔案的管理人員多半為兼職，一般還兼帶有其他學(xué)科的教學(xué)任務(wù)，所以將精力主要集中在了教學(xué)工作上，所謂的人事檔案管理工作也就是簡單的當(dāng)一個檔案室的保管員，偶爾到檔案室查詢一下需要的資料。對于人事檔案管理的本職工作——人事檔案的收集、分類、歸檔、整理無法做到及時完整，導(dǎo)致學(xué)校的人事檔案資料短缺，無法為學(xué)校的人事考核和變動提供幫助。

2.2 人事檔案的管理手段落后

目前，大多數(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作還在使用紙張對資料進行登記和管理，沒有采用電子數(shù)據(jù)庫管理。隨著社會的發(fā)展，學(xué)校對人事檔案管理工作的質(zhì)量要求越來越高，如果不借助現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫管理，那么很難快速、準確的將全體職工的信息資料進行全面、完整的記錄，所以目前以紙筆為主的人事檔案管理手段相對比較落后，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時代的需求，也不利于學(xué)校人事制度的改革和發(fā)展。

2.3 人事檔案管理人員能力欠缺

人事檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，需要管理人員對檔案材料具有一定的識別、分類、歸納、鑒別能力。很多學(xué)校由于人數(shù)不足，所以都選擇的一些年齡比較大或者即將退休的老職工來對人事檔案進行管理，后續(xù)也沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，所以導(dǎo)致人事檔案管理人員工作水平差、材料分類混亂等，無法為學(xué)校提供準確的數(shù)據(jù)支持。

2.4 缺乏詳細的管理規(guī)范

當(dāng)前眾多學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀是缺乏一個詳細的管理規(guī)范，導(dǎo)致收集檔案材料不齊全、紙張規(guī)格不一致的情況時有發(fā)生。人事檔案管理工作雖然難度不大，但是比較瑣碎，像一些個人自傳、思想報告、申請書、個人材料等這樣瑣碎的資料比較多，這些資料大多都是職工用手寫的，大小、規(guī)格不一，在入檔的時候，很容易造成遺失、缺頁或者褶皺，不利于保管和查詢。

3 如何做好學(xué)校的人事檔案管理工作

3.1 加強人事組織部門對檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作能夠反映出學(xué)校的成長經(jīng)歷和發(fā)展情況，更是學(xué)校選賢舉能、調(diào)動人事的重要依據(jù)，做好學(xué)校的人事檔案管理工作對學(xué)校的人力資源開發(fā)和學(xué)校的全面發(fā)展具有非常重要的意義。因此，我們必須走出傳統(tǒng)思想的誤區(qū)，將人事檔案管理工作提升到一定的高度，重視人事檔案管理、提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，才能最大限度的開發(fā)和利用學(xué)校的有效資源，促進學(xué)校的發(fā)展。

3.2 改進人事檔案管理方法

電腦和互聯(lián)網(wǎng)使我們進入了一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。學(xué)校作為一個教書育人、傳授知識的地方，應(yīng)該在各方面做到與時俱進，人事檔案管理工作也不能例外。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是當(dāng)前最熱門的技術(shù)，所以我們應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)將人事檔案管理工作和數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，比如說可以將零散的資料碎片經(jīng)過掃描、打印上傳至某一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，也可以將職工的個人履歷、教學(xué)成績、績效考核通過網(wǎng)絡(luò)的形式上傳到網(wǎng)上，借助計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的幫助，實現(xiàn)人事檔案的有效管理和充分利用，提高學(xué)校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3 規(guī)范學(xué)校人事檔案管理制度

要想使得學(xué)校的人事檔案管理工作正常有序的進行，必須要有一個規(guī)范的人事檔案管理制度。學(xué)?？梢詮摹度耸聶n案工作條例》入手，結(jié)合學(xué)校的實踐制定出一套規(guī)范、完善的人事檔案管理規(guī)范，對人事檔案的接收、獲取、轉(zhuǎn)讓、存儲等步驟做出明確而嚴格的規(guī)定，進一步完善人事檔案管理制度。

3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理除了要學(xué)校的監(jiān)督、網(wǎng)絡(luò)的幫助之外，還必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能確保其正常有序的展開。首先要提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)校可以通過集訓(xùn)、培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等多種方式，加強人事檔案管理人員對專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理能力；第二要提高檔案管理人員的職業(yè)道德，確保管理人員在工作的過程中能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鞅M職盡責(zé)，富含責(zé)任心和耐心，才能夠?qū)W(xué)校的人事檔案管理工作做好。

4 結(jié)論

學(xué)校的人事檔案管理工作準確的記錄了教職工的個人簡歷、工作經(jīng)歷、思想道德、業(yè)務(wù)能力、績效考核等多項內(nèi)容，在學(xué)校的人事變動和考核中發(fā)揮著重要的作用。學(xué)校只有加強人事組織部門對檔案管理工作的重視；改進人事檔案管理方法；規(guī)范學(xué)校人事檔案管理制度；提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠切實有效的提高學(xué)校人事檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡介

韓春輝（1980-），女，漢族，山東淄博人，大學(xué)本科，山東省淄博第六中學(xué) 組織人事部門 人事檔案管理員。