論民辦高校院系辦公室工作的困境與對(duì)策

黃春愉（南通理工學(xué)院,江蘇南通226002）

論民辦高校院系辦公室工作的困境與對(duì)策

黃春愉
（南通理工學(xué)院,江蘇南通226002）

高等學(xué)校的院系辦公室是學(xué)校二級(jí)管理下的基層單位，在日常工作中起著聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下的作用。在新形勢(shì)下，隨著民辦學(xué)校辦學(xué)層次和辦學(xué)質(zhì)量的不斷提升，院系辦公室的工作面臨很多新的挑戰(zhàn)，辦公室工作人員也面臨著前所未有的壓力。因此，本文通過(guò)對(duì)民辦高校院系辦公室工作的職能和特點(diǎn)、辦公室工作人員的工作現(xiàn)狀和壓力等方面來(lái)分析原因并提出幾點(diǎn)建議與對(duì)策。

民辦高校；院系辦公室；困境；對(duì)策

在新形勢(shì)下，隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、辦學(xué)層次的不斷提升、辦學(xué)質(zhì)量的不斷提高，學(xué)校對(duì)于二級(jí)管理制度的不斷落實(shí)，使二級(jí)院系辦公室的工作職能和工作任務(wù)不斷加強(qiáng)，導(dǎo)致辦公室的管理人員和工作人員的工作壓力大大加強(qiáng)。長(zhǎng)期處在高強(qiáng)度高壓力下工作的辦公室人員，必然會(huì)產(chǎn)生一些負(fù)面情緒并造成職業(yè)倦怠，最終會(huì)影響到二級(jí)院系的教學(xué)工作和其他各項(xiàng)工作的正常開展。如何在可行的條件下改善這種局面，使民辦高校的院系辦公室發(fā)揮其真正的作用是我們研究和探討的目的。

1　民辦高校院系辦公室的工作職能

1.1行政管理職能

民辦高校院系辦公室是院系黨政管理的重要職能部門，在整個(gè)學(xué)院運(yùn)作中處于舉足輕重的位置，肩負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的職能，同時(shí)又起著傳遞信息、輔助決策的重要作用，是民辦高校院系改革和發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)[1]。具體的工作包括輔助院系領(lǐng)導(dǎo)編制和落實(shí)學(xué)年工作計(jì)劃、院系教師的檔案和科研學(xué)術(shù)等資料的收集管理、人事考勤的管理、文件的收發(fā)、材料和檔案的管理、部門日常辦公室工作、上級(jí)各個(gè)行政管理部門和院系領(lǐng)導(dǎo)布置的其他工作。

1.2教務(wù)管理職能

教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，一切的其他工作都是圍繞教學(xué)工作展開的，因此，院系的教務(wù)管理工作是舉足輕重的。教務(wù)管理工作能力的高低在很大程度上會(huì)影響教學(xué)工作的順利開展，甚至?xí)鸬较喾吹淖饔茫瑢?dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。具體的工作包括教學(xué)任務(wù)的安排、課表的編排與調(diào)停課、教科研工作量核算、考務(wù)管理、學(xué)生學(xué)籍與學(xué)籍異動(dòng)管理、學(xué)生評(píng)教與教師評(píng)學(xué)、教材管理與教學(xué)資料的發(fā)放、上級(jí)教務(wù)部門和院系領(lǐng)導(dǎo)布置的其他工作。

1.3資產(chǎn)與安全管理職能

院系辦公室負(fù)責(zé)院系的資產(chǎn)管理和后勤保障，是院系的“管家”。具體工作包括院系資產(chǎn)、辦公和教學(xué)設(shè)備的管理與維護(hù)、辦公用品的發(fā)放和防火防盜設(shè)施的檢查維護(hù)等。

1.4學(xué)生管理與思想教育職能

院系的輔導(dǎo)員隊(duì)伍是學(xué)生管理工作和思想教育工作的主力軍。一個(gè)政治思想堅(jiān)定、工作能力強(qiáng)、作風(fēng)正派、多才多藝的輔導(dǎo)員能成為學(xué)生的榜樣和楷模，帶領(lǐng)班級(jí)爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)優(yōu)。具體的工作包括學(xué)生思想與安全的教育、心理輔導(dǎo)、日常管理、就業(yè)跟蹤等。

2　民辦高校院系辦公室的特點(diǎn)

隨著二級(jí)管理制度的不斷落實(shí)，二級(jí)院系辦公室的工作職能和工作任務(wù)不斷加強(qiáng)，為使院系的各項(xiàng)工作能高效有序的完成，一般需設(shè)置以下幾個(gè)崗位：辦公室主任、行政秘書、教學(xué)秘書、學(xué)工秘書和輔導(dǎo)員。但是由于民辦院校的特殊性，要求精兵簡(jiǎn)政、一人多崗，所以在很多二級(jí)院系，除了學(xué)工秘書和輔導(dǎo)員崗，其他全部崗位只能安排1-2人兼任。因此對(duì)于民辦高校院系辦公室人員的素質(zhì)要求和隊(duì)伍建設(shè)顯得尤為迫切。

3　民辦高校院系辦公室人員的困境

3.1辦公室工作人員的結(jié)構(gòu)不合理，人員素質(zhì)高低參差不齊

由于民辦高校內(nèi)部錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，再加上辦公室工作人員的門檻比較低，因此有很多裙帶關(guān)系的人員被安排到辦公室工作。據(jù)調(diào)查，高校院系辦公室人員多是過(guò)去留校的本校畢業(yè)生，部分是高層次領(lǐng)導(dǎo)的家屬，其中研究生學(xué)歷極少，整體學(xué)歷水平偏低。再加上現(xiàn)行的職稱評(píng)定辦法對(duì)教育管理研究類的限定較多，所以辦公室人員的職稱也相對(duì)普遍較低[2]。其次，由于辦公室人員的專業(yè)背景和工作經(jīng)歷各不相同，有管理專業(yè)和管理經(jīng)歷的人員屈指可數(shù)，這些都會(huì)影響到院系辦公室工作的有序開展。

3.2辦公室工作事務(wù)多、壓力大、薪酬低

院系辦公室是服務(wù)師生的窗口，是院系和上級(jí)聯(lián)系的樞紐。在工作中會(huì)涉及到行政、教務(wù)、學(xué)生、人事、科研、資產(chǎn)、安全等各方面的事務(wù)，這些都需要辦公室工作人員來(lái)具體參與執(zhí)行。事務(wù)的繁雜導(dǎo)致辦公室人員無(wú)法專心做好同一件事，尤其在學(xué)期初和學(xué)期末，各項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，讓辦公室工作人員疲于應(yīng)付，被動(dòng)的在工作。且由于院系辦公室事務(wù)繁雜和人流量大，辦公室工作經(jīng)常會(huì)被打擾，包括接待外來(lái)人員、處理突發(fā)事件、接待老師和學(xué)生、接電話、領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)任務(wù)等等。有統(tǒng)計(jì)顯示，辦公室一般每8分鐘就會(huì)受到1次打擾，其中大約50%～80%的打擾是沒(méi)有意義或者是極少有價(jià)值的[3]。

民辦高校院系辦公室由于人手較少、事務(wù)繁多，因此院系辦公室人員的壓力要比同等公辦院校的院系辦公室更大。適當(dāng)?shù)膲毫梢赞D(zhuǎn)化為動(dòng)力，使辦公室工作更加地高效，但是過(guò)大的壓力則會(huì)使人出現(xiàn)緊張情緒，并會(huì)影響工作效率。

由于院系辦公室進(jìn)人的門檻較低、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于院系辦公室工作的不重視，因此民辦高校院系辦公室人員的工資待遇普遍較低。據(jù)調(diào)查，很多院系的行政、教學(xué)秘書的工資均低于學(xué)校平均工資水平，甚至沒(méi)有輔導(dǎo)員高，在院系中拿著最低的工資。而這種情況也會(huì)增加院系辦公室人員的生活壓力而影響工作。

3.3辦公室工作人員個(gè)人提升空間少

由于辦公室人員長(zhǎng)期忙碌在院系的各種瑣事中，沒(méi)有時(shí)間和精力去提升自身的學(xué)歷和職稱，也沒(méi)有時(shí)間去完成自己本專業(yè)的教學(xué)、科研等工作，造成了教學(xué)資源的浪費(fèi)。

3.4辦公室工作不被重視，晉升機(jī)會(huì)少

辦公室工作得不到領(lǐng)導(dǎo)和師生的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)和老師認(rèn)為這是完全沒(méi)有技術(shù)含量的工作，甚至有些學(xué)生認(rèn)為辦公室工作人員和物管人員沒(méi)什么分別。很多院系辦公室的工作人員尤其是一些行政教學(xué)秘書，沒(méi)法和老師、輔導(dǎo)員一樣有參加各種比賽并獲獎(jiǎng)的機(jī)會(huì)。他們?cè)诠ぷ髦杏袟l不紊、兢兢業(yè)業(yè)，從沒(méi)出過(guò)工作差錯(cuò)和教學(xué)事故，卻一直默默無(wú)聞，工作成績(jī)沒(méi)法被衡量，也得不到任何晉升的機(jī)會(huì)。長(zhǎng)此以往就會(huì)滋生出不公平的情緒并產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

4　改進(jìn)民辦高校院系辦公室工作的對(duì)策

4.1院系辦公室工作人員自身方面的應(yīng)對(duì)措施

4.1.1強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，認(rèn)準(zhǔn)自身的職業(yè)定位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

首先要認(rèn)識(shí)到院系辦公室工作的重要性，院系辦公室工作并不是“打雜”的工作，要以主人翁的精神投入工作、完成任務(wù)，替領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。其次要更新傳統(tǒng)的管理觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。以教學(xué)工作為中心開展工作，在新形勢(shì)下不斷探索、勇于創(chuàng)新，更好地為老師和學(xué)生服務(wù)。

4.1.2強(qiáng)化自身的綜合能力和業(yè)務(wù)水平

院系辦公室的形象代表了院系甚至是學(xué)校的形象，而優(yōu)秀的院系辦公室離不開優(yōu)秀的辦公室人才。從事辦公室工作需要有多方面的能力，包括管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、文字材料處理能力、計(jì)算機(jī)操作能力、檔案管理能力等。因此，辦公室工作人員需要不斷的學(xué)習(xí)、不斷的歷練。

4.1.3擅于自我解壓

工作中遇到壓力在所難免，因此辦公室工作人員要學(xué)會(huì)自我解壓，以積極樂(lè)觀的心態(tài)去面對(duì)壓力和挑戰(zhàn)。如做好時(shí)間管理、增加運(yùn)動(dòng)量、練習(xí)放輕松及尋求周邊支持，努力平衡好生活與工作的關(guān)系[4]。

4.1.4學(xué)會(huì)科學(xué)地管理時(shí)間

繁雜瑣碎的工作要求院系辦公室工作人員擁有科學(xué)管理時(shí)間的能力。很多擅于管理時(shí)間的辦公室人員看起來(lái)很悠閑，而不會(huì)管理時(shí)間的人則不停的在忙碌，工作效率卻很低。因此，在工作中要多向管理經(jīng)驗(yàn)豐富的同事請(qǐng)教與交流，學(xué)會(huì)制定工作計(jì)劃、合理安排工作內(nèi)容，擅于發(fā)掘時(shí)間資源，提高工作效率。

4.2學(xué)校政策與管理制度方面的應(yīng)對(duì)措施

4.2.1加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

首先，針對(duì)用人問(wèn)題，高校應(yīng)做到“按需設(shè)崗、按崗聘任”，合理設(shè)置辦公室崗位，且公平公開地選聘優(yōu)秀的人才，這是辦公室隊(duì)伍建設(shè)的前提。其次，加強(qiáng)對(duì)于辦公室人員的培養(yǎng)，積極派出辦公室人員參加各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)或者組織校內(nèi)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如邀請(qǐng)資深的管理專家來(lái)做演講等。不斷地提高辦公室人員的業(yè)務(wù)水平，開闊其視野，使辦公室工作做得更好。

4.2.2加強(qiáng)制度規(guī)范建設(shè)

民辦高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)院系辦公室工作人員的重視，且具體落實(shí)到各項(xiàng)制度和政策中。首先，明確院系辦公室工作人員的崗位職責(zé)與考核辦法，切忌因職責(zé)不清而導(dǎo)致的諸如工作推諉、越權(quán)、一薪多崗等情況的發(fā)生。其次，切實(shí)改善院系辦公室工作人員的待遇，讓其享受與其他崗位同等學(xué)歷、同等職稱人員相同的待遇。有條件的民辦院?？梢钥紤]在原有辦公室工作人員的崗位工資上加入兼職崗位補(bǔ)助，充分發(fā)揮民辦院校的制度靈活性來(lái)調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性。第三，在辦公室人員學(xué)歷學(xué)位的提升、職稱的評(píng)審、教學(xué)與科研等方面應(yīng)加大鼓勵(lì)與政策的支持。

4.2.3加強(qiáng)院系辦公自動(dòng)化建設(shè)

辦公自動(dòng)化是辦公室工作不斷向前發(fā)展的必然方向，而辦公室內(nèi)的硬件設(shè)施是辦公自動(dòng)化的必要條件。因此，學(xué)校應(yīng)適當(dāng)增加辦公經(jīng)費(fèi)，將老舊的辦公電腦更新?lián)Q代，增添掃描、復(fù)印、打印、傳真等設(shè)備，使工作的效率不斷提高。

5　結(jié)語(yǔ)

民辦高校院系的辦公室工作看似平凡卻不可或缺，是整個(gè)院系各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中流砥柱。在辦公室的工作中，辦公室人員會(huì)不斷遇到各種困境與挫折、機(jī)遇與挑戰(zhàn)，這就要求我們辦公室工作人員學(xué)會(huì)正確面對(duì)困難、不斷強(qiáng)化自身，并利用民辦高校機(jī)制的優(yōu)勢(shì)，來(lái)優(yōu)化院系辦公室的管理機(jī)制、提高工作水平與工作效率，從而更好地為民辦高校教育事業(yè)的發(fā)展提供保障。

[1]朱桂元.淺析民辦高校院系辦公室的功能定位和作用發(fā)揮[J].市場(chǎng)周刊,2013(11).

[2]宋銀玲.淺析高校院系辦公室的優(yōu)化管理[J].科技信息,2009(34).

[3]陳琦敏.論高校院系辦公室主任的時(shí)間管理[J].綏化學(xué)院學(xué)報(bào),2010(12).

[4]李亮.高校辦公室管理人員工作壓力及應(yīng)對(duì)策略探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010(22).