“TOALL”O(jiān)A辦公自動(dòng)化企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)的研究與實(shí)踐

徐書闖,潘慶師,韋松磊（桂林電子科技大學(xué),廣西桂林541004）

“TOALL”O(jiān)A辦公自動(dòng)化企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)的研究與實(shí)踐

徐書闖,潘慶師,韋松磊
（桂林電子科技大學(xué),廣西桂林541004）

信息革命給企業(yè)帶來了全球范圍的競(jìng)爭(zhēng)，辦公自動(dòng)化越來越受到企業(yè)經(jīng)理人的重視，在當(dāng)今全球信息化時(shí)代，在企業(yè)內(nèi)部，衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)也是該企業(yè)是否實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)作為信息化建設(shè)的重要組成部分，已經(jīng)越來越受到?jīng)Q策管理層的高度重視而得以推廣應(yīng)用。由于辦公自動(dòng)化具有的各種優(yōu)勢(shì)以及便利，使得辦公自動(dòng)化在企業(yè)內(nèi)部管理和生產(chǎn)方面能夠發(fā)揮出較大的作用，進(jìn)而幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得更大的優(yōu)勢(shì)。

OA;辦公自動(dòng)化；企業(yè)應(yīng)用

1　OA辦公自動(dòng)化介紹

辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。從辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來看，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化需求，能夠有效的提升企業(yè)的綜合實(shí)力，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

2　OA辦公自動(dòng)化軟件的發(fā)展及前景

在最初運(yùn)用IT技術(shù)的時(shí)候，OA即提高了對(duì)于文件資料的管理水平，但是從這一時(shí)期的應(yīng)用來看，對(duì)于辦公中的寫作支以及文檔的綜合處理能力都有所不足，因此應(yīng)用效果并不是十分明顯。

伴隨著組織的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，打破時(shí)間和空間限制的需要越來越緊迫，于是誕生出了基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的信息傳遞和管理，提高了整體的辦公效率。

之后，伴隨著組織的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)于辦公的需求進(jìn)一步提升，于是逐漸誕生了基于Java系統(tǒng)的OA建設(shè)以及OA信息化的發(fā)展，如今，OA軟件已經(jīng)成為了很多組織管理的必要需求。

3　系統(tǒng)研究意義及內(nèi)容

由于OA系統(tǒng)在組織中的應(yīng)用越來越廣泛，作用也越來越突出，因此，加強(qiáng)對(duì)于OA系統(tǒng)的研究的研究有著重要的作用，能夠有效的促進(jìn)組織的管理和發(fā)展，進(jìn)而節(jié)約組織的人力，促進(jìn)組織的高效率運(yùn)行。

本次研究的內(nèi)容主要有如何使用OA系統(tǒng)促使組織的團(tuán)隊(duì)管理規(guī)范化以及對(duì)于員工的管理的高效化，此外還有組織的部門聯(lián)系以及信息傳遞等。

4　OA辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)模塊管理

（1）門戶管理能夠有效的實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于自身所需要信息的獲取，因此可以有效的提高辦公的效率，門戶管理主要是公司不同單位根據(jù)不同的發(fā)展階段，對(duì)信息門戶進(jìn)行自主搭建，門戶種類繁多，能夠有效的實(shí)現(xiàn)信息的推送，并且這種信息的推送具有針對(duì)性，能夠針對(duì)不同的用戶推送不同的信息，進(jìn)而提高辦公效率。（2）日常協(xié)同管理是實(shí)現(xiàn)不同部門之間的合作，進(jìn)而有效的實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)處理和發(fā)展的管理，日常協(xié)同管理的主要作用在于信息的溝通和共享上，通過協(xié)同管理，可以實(shí)現(xiàn)信息的便捷獲取，進(jìn)而幫助工作人員合理科學(xué)的安排自己的工作計(jì)劃，促進(jìn)自己的工作流程等規(guī)范化發(fā)展。（3）公文檔案是公司管理過程中必須要重視的，規(guī)范化的公文檔案管理能夠有效的促進(jìn)公司的辦公效率，幫助公司的工作人員的管理規(guī)范化，尤其是公文和檔案的整理和匯總等管理，更是對(duì)于公司的規(guī)范化管理有很大的幫助，而公文和檔案的快速檢索，則能夠有效的減少工作過程中的時(shí)間浪費(fèi)，提高工作的效率。（4）企業(yè)的公共信息管理能夠幫助企業(yè)做出相關(guān)決策，并且使得企業(yè)的決策等與宏觀的市場(chǎng)環(huán)境以及政府的相關(guān)政策相符合，必須要予以重視，而辦公自動(dòng)化則能夠?qū)残畔⑦M(jìn)行分類匯總，幫助企業(yè)及時(shí)了解宏觀環(huán)境的變化，同時(shí)還能夠幫助內(nèi)部資料的查詢的便捷實(shí)現(xiàn)。（5）作為一個(gè)非正式交流的平臺(tái)，論壇能夠?yàn)楣緝?nèi)部的人提供一個(gè)休閑交流的平臺(tái)，在論壇管理中，能夠通過論壇平臺(tái)有效的實(shí)現(xiàn)一些信息的發(fā)布和資源的共享交流，進(jìn)而增加公司內(nèi)部員工之間的交流。（6）協(xié)同辦公平臺(tái)通過會(huì)議管理模塊可實(shí)現(xiàn)對(duì)視頻、非視頻會(huì)議相關(guān)的各種資源的管理。（7）任務(wù)管理主要是對(duì)自己的各類任務(wù)進(jìn)行規(guī)范管理，包括自己安排的和領(lǐng)導(dǎo)安排的，通過任務(wù)管理，可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)于任務(wù)的進(jìn)度等進(jìn)行實(shí)時(shí)掌控。（8）知識(shí)管理中，主要是對(duì)一些文件資料進(jìn)行管理，包括資料的共享、日志管理以及文件和文件的目錄操作等。（9）在現(xiàn)代化的辦公管理中，電子郵件的往來對(duì)于個(gè)人的工作處理有很大的幫助，而郵件管理可以對(duì)自己往外發(fā)的電子郵件以及由外部發(fā)來的電子郵件進(jìn)行管理，并且支持閱讀、存儲(chǔ)以及查找等功能。（10）在人事管理方面，主要包括了對(duì)于部門的管理和各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的管理。具體而言，涉及到了公司的員工的各種事務(wù)管理，包括離職、入職以及內(nèi)部調(diào)動(dòng)等。同時(shí)也涉及到了組織內(nèi)部的員工績(jī)效考核管理。（11）車輛管理中，主要是針對(duì)車輛的購(gòu)買、維護(hù)和使用管理，要及時(shí)對(duì)公司需要的車輛進(jìn)行購(gòu)買，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于已有車輛的管理和維修，更要規(guī)劃車輛的使用，提高辦公效率。（12）物品管理是對(duì)公司內(nèi)部的各類物品進(jìn)行采購(gòu)、使用等方面的管理，有利于規(guī)范化的使用，避免浪費(fèi)。（13）設(shè)備管理主要是對(duì)單位的各個(gè)設(shè)備進(jìn)行管理，包括設(shè)備的采購(gòu)、維修和使用過程中的轉(zhuǎn)移等。設(shè)備管理有利于充分發(fā)揮設(shè)備的作用，促進(jìn)設(shè)備的保養(yǎng)和使用效果發(fā)揮。（14）督辦管理主要是對(duì)存在的一些任務(wù)或者工作近監(jiān)督，如果到了該完成的時(shí)間還沒有完成，則要對(duì)之進(jìn)行及時(shí)的催促，促使其盡快辦理。（15）移動(dòng)辦公一定程度上打破了空間對(duì)于辦公的限制，實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，通過將手機(jī)與辦公結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地辦公的目的。需要注意的是，移動(dòng)辦公要加強(qiáng)對(duì)于手機(jī)終端的研究開發(fā)，提高手機(jī)終端的兼容性。

[1]黃茂.創(chuàng)業(yè)政策對(duì)我國(guó)大學(xué)生創(chuàng)業(yè)動(dòng)力影響分析[J].今日南國(guó),2009.

[2]黃楊杰.我國(guó)大學(xué)生創(chuàng)業(yè)教育問題及其對(duì)策探討[J].價(jià)值工程,2011.

[3]李正濤.OA系統(tǒng)發(fā)展歷程與趨勢(shì)[M].清華大學(xué)出版社,2008.

本文為：廣西大學(xué)生創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練“TOALL”O(jiān)A辦公自動(dòng)化企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)項(xiàng)目成果

徐書闖（1992—），男，江蘇連云港人，桂林電子科技大學(xué)在校學(xué)生，本科，研究方向:辦公自動(dòng)化的企業(yè)應(yīng)用。